Problemy zaokrągleń występują przede wszystkim w przypadku łączenia kilku wypłat w miesiącu dotyczących jednego pracownika, na przykład gdy tworzy się listy dodatkowe w celu wypłaty_ _różnych nagród, dodatkowych premii, kwot wypłacanych pracownikom z funduszu socjalnego. Czasami na listach dodatkowych umieszcza się wypłaty związane z okresami nieobecności w pracy lub innymi rozliczeniami związanymi z ZUS (np. korekty wynagrodzeń za czas choroby).
Tymczasem program Płatnik umożliwia wprowadzenie dla ubezpieczonego tylko jednej zsumowanej za cały okres rozliczeniowy (miesiąc) kwoty.
Podstawy trzeba zsumować
Eksport danych do programu Płatnik wymaga więc zsumowania podstaw naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i podstaw składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz obliczonych kwot tych składek z wszystkich wypłat naliczanych w danym miesiącu pracownikowi.
Transmisja danych do Płatnika
Konieczność dodawania kwot z kilku list może powodować błędy zaokrągleń w naliczaniu składek zusowskich podczas transmisji danych do programu Płatnik. Stwarza to niebezpieczeństwo sytuacji gdy - pomimo że każda z wypłat została (w sensie matematycznym) naliczona poprawnie - to ich połączenie wykazuje błędy. Są to błędy spowodowane zaokrągleniami przy naliczaniu składek wynikające z faktu, że kwoty liczone od sumy podstaw mogą różnić się od sumy kwot naliczonych z tych podstaw oddzielnie.
Przykład
Pracownik w danym miesiącu otrzymał - oprócz podstawowego wynagrodzenia - premię wypłaconą w połowie miesiąca na podstawie sporządzonej dodatkowej listy płac.
Podstawą naliczania składki na fundusz emerytalny z comiesięcznej listy podstawowej jest kwota = 2.386,00 zł.
_ Naliczona składka wynosi: _
2.386,00 zł x 9,76% = 232,8736 ;
po zaokrągleniu = 232,87 zł.
Podstawą naliczania składki na fundusz emerytalny z listy dodatkowej jest kwota = 540,00 zł.
_ Naliczona składka na tej liście wynosi więc _
540,00 zł x 9,76% = 52,704 czyli po zaokrągleniu = 52,70 zł.
Suma tych składek to kwota 285,57 zł
_ Tymczasem w programie Płatnik podstawą naliczania składek jest suma tych dwóch podstaw, która wynosi _
2.386,00 zł + 540,00 zł = 2.926,00 zł.
_ Naliczona składka z takiej podstawy to kwota: _
2.926,00 zł x 9,76% = 285,5776; po zaokrągleniu = 285,58 zł.
_ Różnica pomiędzy wynikami tych obliczeń nie jest wysoka. Wynosi jedynie jeden grosz _
285,58 zł - 285,57 zł = 0,01 zł,
ale ten grosz różnicy spowoduje wykazywanie (po transmisji zsumowanych kwot z list wypłat w danym miesiącu) koniecznego do skorygowania błędu w programie Płatnik.
