System archiwizowania i przechowywania dokumentów kasowych na elektronicznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, z którego mogą korzystać duże organizacje handlowe, nie rozwiązuje niestety ich problemu z magazynowaniem rolek papierowych. Obowiązek przechowywania papierowych kopii dokumentów kasowych został dla nich jedynie skrócony, a nie całkowicie zniesiony.
ZOBACZ TAKŻE:
Kasy fiskalne - zwolnienie przedłużoneMinisterstwo Finansów nie określiło do tej pory technicznych warunków dla kas fiskalnych, które mogą być wyposażone w program pracy umożliwiający transfer danych drukowanych na kopii papierowej na elektroniczny nośnik zewnętrzny. Bez homologacji urządzenia te nie mogą być wprowadzone do sprzedaży. Zastąpieniu kopii drukowanych kopiami elektronicznymi sprzyjają także nowe technologie – coraz tańsze, łatwe w obsłudze i zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Przemawia za tym praktyka i liczne ułatwienia dla przedsiębiorców. Warto zatem by te rozwiązania były wprowadzone jak najszybciej.
Archiwizacja kopii paragonów na elektronicznym nośniku jest rozwiązaniem już stosowanym w krajach Unii Europejskiej. Przykładowo we Włoszech (od 2002 r.), w Grecji (od 2004 r.) i Czechach (od 2006 r.) dopuszcza się szereg rozwiązań obejmujących zapis danych na nośnikach elektronicznych.
Wszyscy podatnicy, którzy mają obowiązek ewidencjonowania obrotu przy pomocy kas fiskalnych są zobligowani do przechowywania dokumentacji z urządzenia rejestrującego przez okres 5 lat. Raporty i kopie paragonów muszą być archiwizowane na potrzeby kontroli skarbowej. Kopie papierowe paragonów zajmują miejsce magazynowe i trzeba je przechowywać w odpowiednich warunkach klimatycznych, słowem generują dodatkowe koszty.
PRZYKŁAD: ( http://www.money.pl/u/money_chart/graphchart_ns.php?ds=03.08.2011 09:00&de=03.08.2011 17:35&sdx=0&i=&ty=1&ug=1&s%5B0%5D=WIG20&w=460&h=250&cm=0&rl=1 ) Sam porównuj dane na wykresach - wypróbuj MoneyAnalytics
Każda transakcja sprzedaży rejestrowana na kasie fiskalnej jest zapisywana dwukrotnie: na paragonie fiskalnym oraz na kontrolnej rolce papieru w urządzeniu rejestrującym.
Kłopoty dla podatników zaczynają się w chwili konieczności składowania zadrukowanych rolek z urządzeń rejestrujących – przez pięć lat może się ich zebrać pokaźna liczba. Powinny być przechowywane w optymalnych warunkach, dla zachowania dobrej jakości odczytu i być tak archiwizowane, aby w przypadku kontroli skarbowej znaleźć właściwą kopię papierową paragonów. To teoria. W praktyce podatnicy narażeni są na dodatkowe koszty magazynowania, często nie mają możliwości, by zabezpieczyć dokumenty przed szkodliwym wpływem atmosferycznym, nie wspominając o umiejętnym ich opisaniu, by w razie potrzeby szybko je odnaleźć.