Nie ma dziś właściwie możliwości, żeby przedsiębiorca uniknął jakichkolwiek kontaktów z urzędem skarbowym. Prędzej czy później zostaną mu przesłane decyzje czy interpretacje, może także zostać wezwany do złożenia zeznań. Dobrze więc, by wiedzieć jakie zasady obowiązują w kontekście korespondencji z fiskusem.
Zdecydowana większość korespondencji jaka trafia z urzędu skarbowego do podatników przekazywana jest za pośrednictwem poczty. W ten sposób można dowiedzieć się choćby o wydaniu decyzji podatkowej, o wszczęciu postępowania albo dostać wezwanie do zapoznania się z materiałem dowodowym. Takich sytuacji jest oczywiście o wiele więcej, to jedynie przykłady.
Generalnie w kontaktach z urzędnikami najlepiej nie chować głowy w piasek i nie ignorować korespondencji, lecz po prostu ją odebrać, a następnie przeczytać. Odmowa odbioru listu może bowiem okazać się równoznaczna z wszczęciem postępowania podatkowego. Dodatkowo od momentu, kiedy listonosz dostarczy pismo zaczyna płynąć termin na wniesienie odwołania czy zażalenia.
Przykładowo na odwołanie się od decyzji fiskusa przedsiębiorca ma 14 dni, zaś na złożenie zażalenia na konkretne postanowienie 7 dni, od daty uznania korespondencji za dostarczoną.
Kiedy przesyłka zostaje uznana za dostarczoną?
Z punktu widzenia procesu przekazywania informacji podatkowych, idealna sytuacja, to taka, kiedy listonosz puka do drzwi siedziby firmy lub miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, przedsiębiorca otwiera, przyjmuje list i podpisuje pokwitowanie jego odbioru. Oczywiście może się zdarzyć, że doręczyciel nikogo nie zastanie. Wówczas zostawia awizo z informacją o możliwości odbioru przesyłki na poczcie w wyznaczonym terminie.
Jeśli podatnik nie zgłosi się po list w ciągu 7 dni, listonosz ponownie puka do jego drzwi. W przypadku, gdy znowu go nie zastał, wypisuje awizo po raz drugi. I tutaj tak właściwie kończy się jego rola. Powtórnie nieodebrana przesyłka wędruje bowiem z powrotem do urzędu skarbowego, który uznaje ją za dostarczoną w trybie zastępczym. Tym samym rozpoczyna się bieg postępowania podatkowego. Może jeszcze dojść do sytuacji, że listonosz zastaje przedsiębiorcę, jednak ten odmawia przyjęcia korespondencji. Przesyłka wraca więc do nadawcy z adnotacją o odmowie przyjęcia wraz z datą, kiedy to nastąpiło. Urzędnicy uznają, że pismo dostarczono prawidłowo w dniu odmowy.
Trzeba tu wiedzieć, że nieodebranie listu od fiskusa niejako pozbawia przedsiębiorcę możliwości uczestnictwa w postępowaniu podatkowym, a także dochodzenia swoich praw.
Zmiana siedziby firmy? Lepiej poinformować o tym urzędników
Powyższe konsekwencje mogą się okazać szczególnie przykre jeśli przedsiębiorca nie mógł odebrać korespondencji ponieważ przebywał na urlopie lub wybrał się w dłuższą podróż służbową. Niestety próba takiego tłumaczenia na nic się nie zda. Najlepiej więc ustanowić pełnomocnika, który odbierze list w imieniu właściciela firmy. Sporządzone na piśmie i dostarczone do urzędu skarbowego upoważnienie powinno zawierać:
- dane i adres przedsiębiorcy,
- dane i adres pełnomocnika,
- oznaczenie organu podatkowego,
- datę sporządzenia,
- określenie czynności, do dokonania której pełnomocnictwo jest udzielane,
- podpis przedsiębiorcy.
Ustanowienia pełnomocnika mogą też wymagać przepisy. Dzieje się tak jeśli przedsiębiorca wyjeżdża za granicę na co najmniej dwa miesiące. Jeżeli jednak doręczenia następują w formie elektronicznej wówczas przedsiębiorca jest zwolniony z tego obowiązku.
O dopilnowaniu pewnych formalności musi również pamiętać przedsiębiorca, który zmienił adres siedziby firmy lub miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Taka sytuacja wymaga zgłoszenie nowego adresu do CEIDG, a w pewnych przypadkach również do urzędu skarbowego. Jak się to ma do odbioru korespondencji od fiskusa? Otóż korespondencję, która trafiła na stary adres (o ile nie został zmieniony) uznaje się za dostarczoną.
Zasady obowiązujące przy korespondencji elektronicznej z urzędem skarbowym
Poza pisemną formą przesyłania korespondencji, urzędnicy mogą również skontaktować się z przedsiębiorcą drogą elektroniczną. W ten sposób od 11 maja 2014 r. fiskus może przesyłać np. decyzje czy interpretacje podatkowe. W praktyce polega to na przesłaniu na adres e-mail podatnika informacji o możliwości pobrania pisma w formie dokumentu elektronicznego. Przedsiębiorca nie otrzymuje na skrzynkę mailową samego pisma, a jedynie informację wraz z adresem elektronicznym, z którego można pobrać dokument. Aby móc zapoznać się z treścią pisma podatnik musi otworzyć przesłany odnośnik do dokumentu i podpisać urzędowe poświadczenie odbioru.
Takie powiadomienie ma taką samą moc prawną, jak dokument przesłany listownie za pośrednictwem Poczty Polskiej. Żeby jednak taki sposób kontaktu był w ogóle możliwy, przedsiębiorca musi się na niego zgodzić. Istnieje także opcja, by samemu złożyć wniosek o doręczanie dokumentów drogą elektroniczną. Tyle, że taki dokument jest wymagany osobno dla każdej ze spraw.
Komunikowanie się z fiskusem drogą elektroniczną wymaga jednak regularnego przeglądania korespondencji. A to dlatego, że przy doręczaniu dokumentów e-mailem obowiązują identyczne zasady jak w przypadku przesyłek pocztowych. Tym samym, kiedy przedsiębiorca nie odpowie na powiadomienie, po tygodniu dostanie kolejną informację. Jeżeli ponownie nie zareaguje na wezwanie urząd założy, że dokument do niego dotarł. Stanie się tak po 14 dniach, od momentu przesłania pierwszego zawiadomienia. Nie ma znaczenia czy powodem braku reakcji na pismo są problemy ze skrzynką e-mail czy dokument wylądował w spamie i przedsiębiorca go nie zauważył.
Na pismo z urzędu można odpowiedzieć
Każdy podatnik ma oczywiście możliwość przesłania urzędnikom własnej odpowiedzi. Może ona przybrać formę odwołania, zażalenia, wyjaśniania, itp. Dostępna jest zarówno forma elektroniczna, jak i papierowa. Dokument powinien zawierać żądanie nadawcy, wskazanie osoby, która go przesłała (przedsiębiorca powinien wpisać miejsce lub siedzibę firmy) oraz ewentualnie inne elementy wskazane w przepisach szczególnych.
Jeśli pismo nie spełnia pewnych wymogów formalnych, podatnik zostaje o tym poinformowany. Ma również 7 dni na naniesienie koniecznych poprawek. W przypadku, gdy się do tego nie zastosuje, to jego podanie nie zostanie rozpatrzone przez organ podatkowy.
Czytaj więcej w Money.pl
Sebastian Bobrowski - dyrektor finansowy wwww.inFakt.pl - firmie oferującej obsługę księgową oraz zakładanie firmy za klienta przez internet. Ekspert ds. księgowości i podatków.