Podpis elektroniczny. Pięć ważnych pytań

Przedsiębiorcy, zwłaszcza z segmentu małych i średnich firm, nie wiedzą dokładnie jakie zalety wiążą się z jego stosowaniem, czy jest bezpieczny, jak i gdzie go uzyskać. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane przez nich pytania.

Podpis elektroniczny posiada taką samą moc, jak ten składany ręcznie. W związku z tym sposób jego wydawania musi podlegać ścisłej kontroli. Zwykłe zeskanowanie podpisu złożonego ręcznie nie spełnia warunków bezpieczeństwa. Podpis taki może zostać łatwo skopiowany, wykorzystany w innym dokumencie oraz zmodyfikowany.

– _ Zasada składania bezpiecznego podpisu elektronicznego jest bardziej złożona technologicznie. Wymagane jest zastosowania otrzymanego zestawu do podpisu elektronicznego, który składa się z czytnika kart, karty kryptograficznej (lub tokena USB) oraz oprogramowania _ – wyjaśnia Mariusz Janczak, Koordynator Marketingu Produktowego Unizeto Technologies.

Z racji swego przeznaczenia i potrzeby ścisłej kontroli kwalifikowany podpis elektroniczny może być sprzedawany jedynie przez podmioty wpisane do rejestru Ministerstwa Gospodarki. Tylko pięć firm w Polsce jest w stanie świadczyć usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego. Ich lista znajduje się na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (http://www.nccert.pl).

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na zakup podpisu elektronicznego muszą koniecznie sprawdzić, czy dana firma znajduje się na rządowej liście. Jeśli nie została ona wymieniona – sprzedawane przez firmę podpisy są nieważne w świetle prawa i nie zapewniają właściwego bezpieczeństwa transakcji.

Podpis elektroniczny ma coraz szersze zastosowanie. Za jego pomocą przedsiębiorcy mogą podpisywać umowy z kontrahentami, faktury elektroniczne oraz składać podania i pisma. Podpis elektroniczny pozwala na znaczące oszczędności czasu i pieniędzy przy załatwianiu spraw urzędowych. Już dziś sektor e-administracji oferuje szereg czynności, takich jak zarejestrowanie działalności gospodarczej, składania deklaracji celnych i podatkowych, czy zgłoszeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Cena podpisu elektronicznego ustalana jest przez każdą firmę na zasadach rynkowych, jak w przypadku każdego innego produktu komercyjnego. Zależy ona głównie od wielkości zestawu kryptograficznego oraz długości abonamentu (rok lub dwa lata). Kwota jaką trzeba będzie zapłacić mieści się w budżecie każdej, nawet najmniejszej firmy. Wydatek rzędu dwustu pięćdziesiąt złotych rocznie, czy przedłużenie certyfikatu na kolejny rok za jedyne sto złotych, zwracają się dzięki korzyściom płynącym z jego zastosowania.

Firmy korzystające z podpisu elektronicznego oszczędzają dzięki usprawnieniu działalności, przyspieszeniu realizacji działań i obiegu dokumentów, a także obniżeniu kosztów funkcjonowania. Sam proces złożenia podpisu elektronicznego nie jest skomplikowany. Wystarczy, aby użytkownik posiadał zestaw (kartę i czytnik) oraz hasła dostępowe. Kilka kliknięć i dokument zostaje podpisany. Co ważne, odnotowywana jest również data złożenia sygnatury (tzw. znacznik czasu). Wszelkie dalsze modyfikacje w obrębie dokumentu zostaną zarejestrowane i ujawnione.

Jeśli podpis został wystawiony przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, to przedsiębiorca może być zupełnie spokojny o zabezpieczenie transakcji dokonywanych przy jego pomocy. Faktem jest, że dzięki rygorystycznym wymogom i dokładnej weryfikacji osoby składającej wniosek jest on bezpieczniejszy niż podatna na fałszerstwa sygnatura ręczna.

Podpis elektroniczny jest wystawiany tylko na jedną, konkretną osobę, która jeśli nie ujawni danych dostępowych oraz urządzeń certyfikacyjnych osobom trzecim – nie musi bać się fałszerstw. Podobnie jak w przypadku bankowości elektronicznej – proces tylko na pierwszy rzut oka wydaje się skomplikowany i niebezpieczny. Przy bliższym poznaniu i zachowaniu zdrowego rozsądku system jest niezastąpiony w działaniu nowoczesnej firmy.