*Osoby poszukujące dokumentów o zatrudnieniu i wysokości osiąganych zarobków powinny przede wszystkim ustalić, czy zakład pracy jeszcze istnieje. *
Jeżeli nie istnieje, to na podstawie zachowanych szczątkowych dokumentów (pism, notatek, wpisów w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej) muszą ustalić dokładną jego nazwę oraz adres, a także w jakich strukturach organizacyjnych był umieszczony, a następnie szukać pomocy w wymienionych instytucjach i archiwach.
Gdy okaże się, że zakład pracy, w którym zainteresowany był zatrudniony obecnie już nie istnieje, należy podjąć poszukiwania, które mogą doprowadzić do uzyskania dokumentacji płacowo-osobowej niezbędnej przy ustalaniu prawa do emerytury i renty oraz obliczaniu ich wysokości.
ZOBACZ: Baza archiwów państwowych i przejściowych
Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy.
Następcami prawnymi mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe, które powstały w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.
W przypadku braku następcy prawnego należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego swojego byłego pracodawcy.
Najczęściej byli nimi wojewoda lub właściwy minister, którzy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych.
Niektórzy wojewodowie byłych 49 województw (według administracyjnego podziału kraju obowiązującego do końca 1998 r.) zorganizowali archiwa przejściowe, w których zgromadzona jest dokumentacja zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dla których byli organem założycielskim.
W przypadku likwidacji spółdzielni lub organizacji spółdzielczych likwidator spółdzielni przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany - Krajowej Radzie Spółdzielczej.
Spółki *prawa cywilnego i handlowego (czyli firmy prywatne) w przypadku ich likwidacji zobowiązane są do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują taką dokumentację do dalszego, odpłatnego przechowywania *firmom zajmującym się przechowalnictwem akt.
Niekiedy dokumentację pracowniczą przechowują byli właściciele danej firmy prywatnej. Pewne wskazówki dotyczące miejsc jej przechowywania można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych właściwych terytorialnie sądów lub urzędów administracji terenowej.
Zasady postępowania z dokumentacją w niepaństwowych jednostkach organizacyjnych, partiach politycznych, organizacjach politycznych, spółdzielczych, społecznych, w kościołach i związkach wyznaniowych - jednostki te ustalają we własnym zakresie.
Z prośbą o wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji zlikwidowanego zakładu pracy można zwrócić się także do Centralnego Ośrodka Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, mieszczącej się pod adresem: 00-950 Warszawa, ul. Długa 6, skr. poczt. 1005.
Ośrodek ten posiada nieliczne, przypadkowo otrzymane informacje o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy. Należy jednak zaznaczyć, że Ośrodek nie posiada żadnej dokumentacji - może jedynie udzielić informacji o miejscu przechowywania dokumentacji niektórych zlikwidowanych zakładów pracy.
| Informacje o archiwach |
| --- |
| Archiwa państwowe podległe Dyrekcji Archiwów Państwowych (z siedzibą w Warszawie, ul. Długa 6) na mocy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - gromadzą materiały archiwalne, czyli akta wieczystego przechowywania o szczególnie ważnym znaczeniu historycznym. Należy tu wyjaśnić, że akta osobowo-płacowe nie są materiałem archiwalnym, lecz dokumentacją niearchiwalną i dlatego w archiwach państwowych jest ich niewiele. *W posiadaniu archiwów państwowych znajdują się m.in. akta osobowo-płacowe pracowników niektórych spółdzielni pracy, związków kółek rolniczych, rolniczych zespołów spółdzielczych, komitetów PZPR, komend i brygad Powszechnej Organizacji "Służba Polsce", terenowych jednostek administracji państwowej - rad powiatowych, miejskich i gminnych. *Archiwum Akt Nowych *(z siedzibą w Warszawie, ul. Hankiewicza 1) jest archiwum o charakterze centralnym, gromadzącym i przechowującym materiały archiwalne wytworzone po 1918 r. przez centralne instytucje państwowe,
np. Sejm, ministerstwa, urzędy, placówki dyplomatyczne, zjednoczenia i stowarzyszenia, które miały przeważnie siedzibę w Warszawie. *Archiwum Główne Akt Dawnych (z siedzibą w Warszawie, ul. Długa 7) gromadzi i przechowuje materiały archiwalne centralnych instytucji państwowych sprzed 1918 r. W archiwum tym nie jest przechowywana żadna dokumentacja osobowo-płacowa. *Archiwa Rotacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich *(z siedzibą w Warszawie, ul. Bonifraterska 6, lok. 21) od 1994 r. przejmują dokumentację po upadających i likwidowanych jednostkach organizacyjnych. Zasoby archiwalne przechowywane są na terenie 19 miejscowości w kraju. Największy zbiór dokumentacji archiwalnej - dla województwa mazowieckiego - znajduje się w Archiwum Rotacyjnym w Zielonce k. Warszawy, ul. Armii Krajowej 18a. |