Jak założyć firmę? Praktyczny poradnik

Założenie własnej firmy w pierwszej kolejności powinno zostać poprzedzone stworzeniem biznesplanu, gdzie szczegółowo zaplanujemy cele i działania naszej firmy. To od pomysłu na prowadzenie firmy zależy bowiem jej sukces na rynku. 

W Polsce, aby móc założyć firmę, konieczne jest również spełnienie kilku warunków. Działalność gospodarczą może założyć każda osoba pełnoletnia będąca obywatelem Polski, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. 

Ponadto firmę w Polsce mogą założyć:

• obywatele państw członkowskich UE i państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
• osoby spoza w/w grupy mogą założyć firmę pod warunkiem, że mają zezwolenie na stały pobyt, pobyt rezydenta długoterminowego UE lub zezwolenie na pobyt czasowy w określonym celu. 

Następnie należy zastanowić się nad formą prowadzenia działalności, której wybór pozwoli Ci na podjęcie dalszych kroków.

W Polsce mamy kilka rodzajów firm podzielonych ze względu na formy prawne. Każda forma różni się od siebie m.in. odpowiedzialnością za zobowiązania, formą opodatkowania i formą prowadzenia księgowości, kapitałem zakładowym, formą reprezentacji oraz urzędem, do którego należy zgłaszać wszelkie zmiany dotyczące firmy.

Zgodnie z przepisami w Polsce obowiązują poniższe formy prowadzenia działalności gospodarczej:

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza - jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia firmy. Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej odbywa się przez internet poprzez wypełnienie formularza CEIDG-1. W tym przypadku nie potrzeba żadnego kapitału założycielskiego. Majątek właściciela firmy jest natomiast tożsamy z majątkiem firmy, w związku z czym za zobowiązania właściciel będzie odpowiadać całym swoim majątkiem,
2. Spółka cywilna - do założenia spółki cywilnej potrzeba co najmniej dwóch wspólników. W tym przypadku również nie ma konieczności wnoszenia kapitału zakładowego. Za zobowiązania finansowe zaś wspólnicy odpowiadają solidarnie,
3. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - do założenia spółki z.o.o wystarczy jeden założyciel, który jest zobowiązany wnieść kapitał zakładowy w wysokości min. 5 tys. zł. Za zobowiązania finansowe spółka odpowiada swoimi aktywami. Ten rodzaj firmy wymaga także sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego,
4. Spółka akcyjna - najczęściej wybierana jest ona przez przedsiębiorców, którzy chcą wejść na giełdę. Wówczas wystarczy jeden założyciel, który jest zobowiązany wnieść kapitał zakładowy w wysokości min. 100 tys. zł. Statut spółki należy sporządzić w formie aktu notarialnego. Za zobowiązania finansowe z kolei, spółka odpowiada swoimi aktywami,
5. Spółka jawna - do jej założenia potrzeba co najmniej dwóch wspólników. Spółka jawna nie ma osobowości prawnej, dlatego może być reprezentowana przez każdego ze wspólników, którzy za wszelkie zobowiązania odpowiadają całym swoim majątkiem. Dokumentem założycielskim spółki jawnej jest z kolei umowa w formie pisemnej, niemniej jednak w niektórych przypadkach wymagane może być sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego,
6. Spółka partnerska - jej założycielami mogą być wyłącznie przedstawiciele wolnych zawodów. Wówczas należy sporządzić umowę w formie pisemnej. Odpowiedzialność za zobowiązania zostaje zaś rozgraniczona między partnerów,
7. Spółka komandytowa - do jej założenia potrzeba dwóch wspólników - jeden z nich nazywany jest komplementariuszem, który odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem, drugi zaś to komandytariusz, który odpowiada za zobowiązania do kwoty jasno określonej w umowie. Umowa natomiast musi zostać przygotowana w formie aktu notarialnego,
8. Spółka komandytowo-akcyjna - może założyć ją dwóch wspólników - komandytariusz oraz akcjonariusz. Umowa spółki musi być sporządzona w formie aktu notarialnego. Minimalna wysokość kapitału zakładowego spółki komandytowo-akcyjnej wynosi z kolei 50 tys. zł. 

Warto wspomnieć o tym, że przez internet można założyć nie tylko jednoosobową działalność gospodarczą, ale również spółkę jawną, spółkę komandytową, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostą spółkę akcyjną.

To, jakie dokumenty będą potrzebne do założenia działalności gospodarczej, zależne będzie od jej formy prawnej. Do założenia jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy bowiem wypełnić formularz CEIDG-1. Wówczas potrzebny będzie wyłącznie dowód tożsamości oraz Profil Zaufany lub podpis elektroniczny. Składając wniosek CEIDG-1 można również dołączyć do niego:

• ZUS ZZA - jeżeli przedsiębiorca chce skorzystać z Ulgi na Start lub podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• ZUS ZUA - jeżeli przedsiębiorca chce dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i/lub zdrowotnego,
• ZUS ZCNA - gdy przedsiębiorca chce dokonać zgłoszenia członka rodziny wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Przy zakładaniu firmy należy również pamiętać o kodach PKD. Są to 5-znakowe symbole, które przeznaczone są do określenia rodzaju wykonywanej działalności. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek wybrać kod PKD, a podczas rejestracji firmy może on podać ich dowolną ilość. Kod PKD, który zostanie wpisany jako pierwszy, powinien jednak określać główny obszar działalności danego przedsiębiorstwa.

W niektórych branżach wymagane może być także zezwolenie, koncesja, licencja lub innego rodzaju pozwolenie. Procedura uzyskania zezwolenia przez firmy prowadzącej tzw. działalność reglamentowaną, będzie z kolei różnić się od siebie w zależności od branży, w jakiej działa firma. 

Kolejnym niezbędnym dokumentem podczas zakładania firmy jest VAT-R. Jeżeli dana firma chce zostać płatnikiem VAT, wówczas musi złożyć formularz VAT-R do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności przed dniem, w którym zostanie wykonana pierwsza czynność podlegająca opodatkowaniu VAT. Trzeba także sprawdzić, czy zakres działalności, jaki zamierzamy prowadzić, nie nakłada na nas obowiązku złożenia formularza VAT-R, ponieważ niektóre firmy, np. zajmujące się sprzedażą alkoholu i papierosów, obowiązkowo muszą zostać płatnikami VAT.

Inne dokumenty będą natomiast potrzebne w przypadku firm, które należy zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym. Mowa tu o spółkach, do których założenia niezbędne jest sporządzenie dokumentu, na podstawie którego dana spółka będzie działać. W zależności od rodzaju spółki może być to umowa w formie pisemnej lub umowa w formie aktu notarialnego. 

W przypadku spółki konieczne będzie także złożenie oświadczenia o pokryciu kapitału początkowego w ciągu 7 dni od rejestracji spółki, deklaracji PCC-3, którą składamy w urzędzie skarbowym w terminie 14 dni, zgłoszenie NIP-8 oraz wspomnianego wcześniej formularza VAT-R do właściwego urzędu skarbowego.

Wielkość tzw. poduszki finansowej potrzebna do założenia firmy zależy od wybranej formy prawnej prowadzenia działalności. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej rejestracja firmy odbywa się przez formularz CEIDG-1, a sama rejestracja pozostaje całkowicie bezpłatna.

Jeżeli jednak decydujesz się na założenie, np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wówczas niezbędne będzie uzyskanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, którego koszt wynosi 250-500 zł opłaty sądowej plus 100 zł za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przy zakładaniu spółki należy również zapoznać się z wymaganym kapitałem zakładowym, który w zależności od formy prawnej firmy wynosi od 5 tys. zł do 100 tys. zł. 

Oczywiście trzeba również mieć na uwadze to, że obowiązek płacenia składek ZUS ma miejsce niezależnie od uzyskiwanych przychodów. Dlatego przed założeniem firmy warto dysponować kapitałem, który wystarczy na pokrycie przynajmniej kilku pierwszych składek ZUS. 

Prowadzenie dokumentacji księgowej jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności. Każdy przedsiębiorca ma jednak możliwość wyboru: może prowadzić księgowość samodzielnie lub powierzyć ją doświadczonemu biuru rachunkowemu. Samodzielnie prowadzenie księgowości niesie jednak za sobą wysokie ryzyko błędu, dlatego jeżeli nie dysponujemy odpowiednią wiedzą z zakresu księgowości, bezpieczniej będzie zlecić księgowość specjalistom.

W zależności od formy prawnej firmy narzucone są sposoby prowadzenia księgowości:

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza - Księga Przychodów i Rozchodów lub ewidencja przychodów,
2. Spółka cywilna - księgowość uproszczona jeżeli wspólnikami pozostają osoby fizyczne, a poprzednim roku ich przychody nie przekroczyły 2 mln euro. W pozostałych przypadkach obowiązek prowadzenia księgowości pełnej,
3. Spółka jawna - księgowość uproszczona jeżeli wspólnikami pozostają osoby fizyczne, a poprzednim roku ich przychody nie przekroczyły 2 mln euro. W pozostałych przypadkach obowiązek prowadzenia księgowości pełnej,
4. Spółka partnerska - sięgowość uproszczona jeżeli wspólnikami pozostają osoby fizyczne, a poprzednim roku ich przychody nie przekroczyły 2 mln euro. W pozostałych przypadkach obowiązek prowadzenia księgowości pełnej,
5. Spółka komandytowa - pełna księgowość,
6. Spółka komandytowo-akcyjna - pełna księgowość,
7. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - pełna księgowość,
8. Spółka akcyjna - pełna księgowość.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą księgowość uproszczoną, muszą również prowadzić m.in. ewidencję VAT i ewidencję wyposażenia, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, oraz ewidencję przebiegu pojazdu. 

Ponadto spółki kapitałowe, które są zarejestrowane w KRS, raz w roku podlegają obowiązkowi sporządzenia sprawozdania finansowego, które składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz innych informacji dodatkowych. Sprawozdanie musi natomiast zostać złożone do KRS-u w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym. 

Kolejną kwestią, którą należy wybrać podczas zakładania firmy, jest forma opodatkowania działalności gospodarczej. To, na jaką formę się zdecydujemy, będzie miało natomiast wpływ na wysokość podatku. Przedsiębiorca ma do wyboru trzy formy opodatkowania:

1. Zasady ogólne (skala podatkowa),
2. Podatek liniowy,
3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Skala podatkowa to najczęściej wybierana forma opodatkowania, która wiąże się z obowiązkiem prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów oraz przeprowadzenia na koniec roku inwentaryzacji. Składka zdrowotna na zasadach ogólnych wynosi 9 proc. od dochodu. Podatek natomiast obliczany jest według dwustopniowej skali:

• w przypadku dochodu do 120 tys. zł podatek wynosi 17 proc. minus kwota zmniejszająca podatek,
• w przypadku dochodu powyżej 120 tys. zł podatek wynosi 32 proc. 

Kolejna forma opodatkowania to podatek liniowy, który opodatkowuje dochód bez względu na jego wysokość jedną stawką wynoszącą 19 proc. Przedsiębiorca, który wybierze podatek liniowy, ma obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Składka zdrowotna w tym przypadku wynosić będzie 4,9 proc. od dochodu. 

Ostatnia forma opodatkowania to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, którego stawki zależne są od rodzaju wykonywanej działalności gospodarczej i wynoszą od 2 proc. do 17 proc. Ryczałt przeznaczony jest dla przedsiębiorców, którzy:

• uzyskali przychody z działalności prowadzonej wyłącznie samodzielnie w wysokości nieprzekraczającej 2 mln euro,
• uzyskały przychody wyłącznie z działalności prowadzonej w formie spółki, a suma przychodów wspólników z tej działalności nie przekroczyła 2 mln euro.

Składka zdrowotna na ryczałcie obliczana jest z kolei na podstawie trzech progów, które uzależnione są od uzyskiwanego przychodu. 

Niestety znaczna część osób nie zastanawia się nad najważniejszymi kwestiami dotyczącymi zakładania firmy. Brak odpowiedniego zaplanowania całego procesu, wybór niewłaściwej formy opodatkowania, czy zaniechanie stworzenia biznesplanu, może jednak nie sprzyjać sukcesowi firmy.

Przede wszystkim nie należy zakładać firmy bez dysponowania zasobami finansowymi. Jak zostało wspomniane, składki do ZUS-u trzeba płacić bez względu na osiągany dochód, dlatego zawsze warto mieć tzw. poduszkę finansową, która pokryje składki ZUS w pierwszych miesiącach prowadzenia firmy.

Jednym z najczęściej popełnianych błędów przez przedsiębiorców jest także samodzielne prowadzenie księgowości. Niestety wielu osobom na pierwszy rzut oka prowadzenie księgowości dla niewielkiej firmy może wydawać się łatwe. W rzeczywistości, samodzielne prowadzenie księgowości ze względu na skomplikowanie polskich przepisów podatkowych oraz ich ciągłe zmiany, może wiązać się z ryzykiem popełnienia poważnego błędu. 

Duże znaczenie ma także wybór formy opodatkowania. Warto wybrać na samym początku taką formę, która będzie najbardziej odpowiadać charakterowi prowadzonej działalności. Jeżeli nie możesz się zdecydować, wówczas warto skonsultować się z doświadczonym księgowym, który pomoże Ci podjąć dobrą decyzję.

Nie bez znaczenia pozostaje również wybór odpowiedniej formy prawnej prowadzenia firmy. Spółka jest o wiele droższa w utrzymaniu, więc jeżeli zakładasz niewielką firmę samodzielnie, lepszym wyborem będzie jednoosobowa działalność gospodarcza. Z kolei, gdy Twój pomysł na biznes jest ryzykowny, chcesz założyć firmę ze wspólnikiem lub pomysł wymaga większych nakładów finansowych, wtedy warto rozważyć założenie spółki. 

Ostatnią kwestią jest niewłaściwa klasyfikacja kosztów uzyskania przychodów. Każdy wydatek zaliczony w koszty musi być bowiem właściwie uzasadniony. Jeżeli okaże się, że Twoje koszty związane są z wydatkiem osobistym lub zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pomimo niezgodności z przepisami prawa, możesz zostać skontrolowany i ukarany przez organy skarbowe. 

Przedsiębiorcy zakładający jednoosobową działalność gospodarczą mogą również skorzystać z dofinansowania na założenie firmy. Wówczas mają do wyboru kilka form dofinansowania, m.in. dotacje z powiatowego urzędu pracy, dotacje unijne, czy też dofinansowanie od prywatnych inwestorów, takich jak fundusze zalążkowe, venture capital czy anioły biznesu.

Uzyskanie dotacji wymagać będzie jednak spełnienia określonych warunków, które różnią się od siebie w zależności od tego, jaki podmiot udziela dofinansowania. Dodatkowo zasady dotacji mogą zmieniać się w czasie, w związku z czym przed założeniem firmy, warto każdorazowo sprawdzić formę dotacji oraz warunki wymagane przez poszczególne podmioty.