Amortyzacja samochodu w firmie - niższy podatek i brak kilometrówki

Wielu przedsiębiorców wykorzystuje prywatny samochód w działalności gospodarczej. Aby rozliczyć wydatki na paliwo, części samochodowe, kosmetykę, itp., prowadzą tzw. „kilometrówkę”. To nakłada na podatników wiele dodatkowych obowiązków. Muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, w której spisują liczbę faktycznie przejechanych kilometrów. Do tego koszty z tytułu „kilometrówki” są objęte limitami, więc nie mogą odliczyć w całości poniesionych wydatków.

Dla niektórych przedsiębiorców dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie prywatnego samochodu do firmy, dzięki czemu będą mogli rozliczyć większą kwotę kosztów, a w rezultacie skuteczniej obniżyć podatki. Takie rozwiązanie daje kilka korzyści:

• Przedsiębiorca nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, aby odliczyć koszty od podatku dochodowego (jak przy kilometrówce) w związku z czym nie ograniczają go limity.
• Wydatki związane z używaniem samochodu wpisuje się bezpośrednio w koszty na podstawie dowodów zakupu (faktur, rachunków, paragonów).
• Amortyzacja samochodu może stanowić koszt przedsiębiorcy (na czym to polega, wyjaśnimy w dalszej części artykułu).

Co ważne w przypadku wydatków związanych z używaniem pojazdu – np. faktury na paliwo, nie należy ich księgować, jeżeli źródło pochodzenia to uprzejmy kolega lub prywatny wyjazd na weekend z rodziną. Zależność między liczbą pokonanych kilometrów a liczbą wpisanych w koszty litrów paliwa może zostać zakwestionowana przez urzędników w trakcie kontroli.

Co ważne, do firmy można wprowadzić samochód prywatny, który został kupiony przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Robi się to poprzez wpisanie samochodu do ewidencji środków trwałych, czyli przekazanie pojazdu do użytku w ramach prowadzonej działalności. Nietrudno uzasadnić, że pojazd rzeczywiście jest używany do celów służbowych, do transportu towarów, spotkań z klientami czy wizyt w urzędach.

Trzeba jednak spełnić określone warunki:

• samochód jest własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy (potwierdzone zapisem w dowodzie rejestracyjnym),
• na dzień wprowadzenia do majątku firmy samochód jest sprawny i dopuszczony do ruchu (ważne badanie techniczne),
• samochód zgodnie z jego przeznaczeniem będzie wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej,
• samochód będzie wykorzystywany w firmie przez okres co najmniej 12 miesięcy.

Warto zaznaczyć, że do firmy powinno się wprowadzić, który rzeczywiście będzie przeznaczony do celów służbowych. Nie należy tego robić, jeżeli auto planujemy wykorzystywać w biznesie tylko w niewielkim stopniu. W takiej sytuacji bezpiecznym rozwiązaniem jest „kilometrówka”.

Przy rozliczaniu amortyzacji samochodu kluczowe znaczenie ma jego wartość początkowa. Można ustalić ją na dwa sposoby:

• na podstawie szacunkowej wartości samochodu,
• na podstawie dowodu zakupu.

Wycena na podstawie szacunkowej wartości samochodu polega na tym, że przedsiębiorca nie posiada dowodu zakupu samochodu, ponieważ uległ zniszczeniu lub zagubił się, wówczas wartość początkową należy oszacować samodzielnie.

W przepisach nie znajdziemy sposobu, w jaki należy to zrobić. Najprościej ustalić ją opierając się na cenach rynkowych analogicznych pojazdów. Warto jednak zaznaczyć, że nie należy zawyżać tej kwoty, ponieważ w trakcie ewentualnej kontroli urząd skarbowy może ją zakwestionować.

*Dowód zakupu *to z kolei sytuacja, kiedy przedsiębiorca posiada dowód zakupu, wówczas wartość początkową stanowi cena kupna. W tej sytuacji nie ma znaczenia, czy aktualna wartość rynkowa tego pojazdu jest niższa. Dowodem zakupu może być:

• faktura VAT (samochód został zakupiony w salonie),
• faktura VAT-MARŻA (samochód kupiony w komisie),
• umowa kupna-sprzedaży (samochód kupiony od osoby prywatnej).

Przy wprowadzeniu prywatnego samochodu do majątku firmy nie można odliczyć podatku VAT. Nawet, jeżeli przedsiębiorca posiada fakturę zakupu. Warto zaznaczyć, że w tym przypadku za wartość początkową należy uznać kwotę brutto zakupu (z podatkiem VAT).

Wartość początkową można zwiększyć o wydatki związane z dopuszczeniem samochodu do ruchu – np. koszty rejestracji, cło, akcyzę, czy koszty transportu.

*Aby wprowadzić samochód do firmy konieczne jest sporządzenie oświadczenia. Oto przykład: * src="http://www.money.pl/u/money_chart/graphchart_ns.php?ds=1452639660&de=1452725940&sdx=0&i=&ty=1&ug=1&s%5B0%5D=oil.z&colors%5B0%5D=%230082ff&fg=1&w=605&h=284&cm=0&lp=1&rl=1"/>

Najbardziej powszechna jest amortyzacja metodą liniową. Zakłada, że środek trwały zużywa się równomiernie przez okres 5 lat. Wynika to bezpośrednio z przepisów, które określają, jaki procent wartości początkowej pojazdu podatnik może wpisać w koszty w skali roku - jest to stawka 20 procent. Zatem przedsiębiorca, który wprowadził do firmy samochód o wartości początkowej 51 tys. zł miesięcznie odliczy od podatku ratę amortyzacji w wysokości 850 zł.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca wprowadzi do firmy samochód używany, (czyli taki, który w momencie wprowadzenia do firmy był wykorzystywany przez okres, co najmniej 6 miesięcy), będzie mógł zastosować zwiększoną stawkę amortyzacji 40 procent. W związku z tym rozwiązaniem cały okres amortyzacji wyniesie 2,5 roku, a łączne odpisy będą dwukrotnie wyższe.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, podtrzymanymi przez orzecznictwo sądów administracyjnych, podatnik może wpisać w koszty uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne w części ustalonej od wartości początkowej samochodu nieprzewyższającej równowartości 20 000 euro (przeliczonej na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania).

Samochód osobowy, którego wartość początkowa nie przekracza kwoty 3500 zł można zamortyzować jednorazowo w miesiącu przyjęcia pojazdu do majątku firmy.

Przy sprzedaży samochodu firmowego należy wystawić fakturę i zapłacić podatek. Jeżeli do tego czasu pojazd nie został w pełni zamortyzowany (nie upłynęło 5 lat), to wartość początkową pomniejszoną o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne można zaksięgować w całości jako koszt, co obniży wartość podatku.