Biuro w mieszkaniu - jak rozliczać koszty i VAT?

W art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Ustawa) określono definicję kosztów uzyskania przychodów, która określa je jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów za wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 Ustawy.

O ile więc dany wydatek nie został wykluczony zgodnie z art. 23 Ustawy, to ustalenie, czy jest on kosztem podatkowym, pozostawione jest do decyzji podatnika przy zachowaniu związku przyczynowo-skutkowego z osiąganym przez podatnika przychodem.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/176/t87216.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/podatkip/artykul/firma;w;domu;piec;sposobow;na;nizsze;podatki,205,0,688589.html) Firma w domu: pięć sposobów na niższe podatki
W związku z tym decyzja podatnika, czy wydatki związane z użytkowaniem lokalu mieszkalnego na cele biurowe będą uwzględnione w kosztach podatkowych, wiąże się z koniecznością wykazania przez podatnika związku między wydatkiem a osiąganym przychodem.

Wydatkami związanymi z wykorzystywaniem mieszkania, które możemy rozważać jako koszty uzyskania przychodów, mogą należeć np. koszty najmu, koszty opłat czynszowych do spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej, wydatki eksploatacyjne typu opłaty za prąd, gaz, wodę, śmieci itp.

Należy jednak ustalić, w jakiej części powyższe wydatki będą wydatkami osobistymi podatnika, a w jakiej części będą to wydatki związane z działalnością gospodarczą.

Najczęściej stosowaną metodą, która określi jaką część wydatków związanych z mieszkaniem będziemy mogli zaliczyć do wydatków związanych z działalnością gospodarczą, jest ustalenie wielkości udziału powierzchni wykorzystywanej na cele działalności gospodarczej w stosunku do łącznej powierzchni całego lokalu. Najczęściej w tym celu określa się, które pomieszczenia w naszym lokalu będą stanowiły powierzchnię biurową.

Taki sposób ustalania powierzchni biurowej naszego mieszkania znajduje uzasadnienie w wielu indywidualnych interpretacjach podatkowych (np. ILPB1/415-947/09-2/AG).

Należy przy tym podkreślić, że kwestia zaliczenia danych wydatków dotyczących mieszkania, a związanych z działalnością gospodarczą, nie jest wprost określona w Ustawie i dla ich prawidłowej kwalifikacji należy stosować przedstawioną powyżej definicję kosztów uzyskania przychodów.

W odniesieniu do tej definicji określone powyżej kategorie wydatków nie stanowią w tym wypadku katalogu zamkniętego. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Legionowie (sygn. 1409/PDG/415-5/06/AZ) zgodził się ze stanowiskiem podatnika, który do kosztów związanych z działalnością gospodarczą zaliczył wydatki na odsetki od kredytu bankowego zaciągniętego na sfinansowanie nieruchomości w tej części, w jakiej pozostaje powierzchnia (w tym wypadku) pokoju przeznaczonego na działalność gospodarczą w powierzchni całego lokalu mieszkalnego.

Podobnie będzie w przypadku podatku od nieruchomości (sygn. DPD/415-1/05), czy wpłat na fundusz remontowy, opłat za legalizację wodomierzy, itp. (sygn. IPD1/415-10/05). Dla właściwego uwzględniania tych wydatków w kosztach podatkowych i dokonywania zapisów w książce przychodów i rozchodów powinny być one prawidłowo udokumentowane.

Podstawą wpisu tych wydatków w książce przychodów i rozchodów będą dowody wewnętrzne (zawierające datę zdarzenia, przedmiot operacji gospodarczej, kolejny numer oraz podpisy osób upoważnionych). Do dowodu wewnętrznego powinien być także dołączony dowód poniesienia wydatku przez podatnika w postaci dowodu zapłaty oraz dokumentu, którego dotyczy zapłata (np. faktura za energię, gaz itp.).

Dowód wewnętrzny bądź załącznik do niego powinien określać także sposób wyliczenia danego kosztu z uwzględnieniem wskaźnika proporcji powierzchni, o której mowa powyżej.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/70/t26182.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/podatki/artykul/oplata;wstepna;w;leasingu;-;kiedy;moze;byc;kosztem,71,0,697415.html) Opłata wstępna w leasingu - kiedy może być kosztem?
Należy podkreślić także, że przedsiębiorca – podatnik podatku VAT – który zakupi lokal mieszkalny opodatkowany podatkiem VAT, a lokal ten w części będzie wykorzystywał na cele działalności gospodarczej, ma prawo do odliczenia podatku VAT od zakupionego lokalu, w proporcji np. do powierzchni wykorzystywanej do celów prowadzenia działalności gospodarczej.

Podobnie będzie w przypadku podatku VAT dotyczącego wydatków związanych z bieżącym utrzymaniem nieruchomości (np. dotyczącego kosztów remontu lokalu). Warto także, aby podatnik przed rozliczaniem wydatków dotyczących lokalu mieszkalnego na cele działalności sporządził oświadczenie, w którym określi, które pomieszczenia w lokalu będą pomieszczeniami wykorzystywanymi na cele prowadzonej działalności.

Autor jest dyrektorem generalnym w spółce donewell sp. z o.o. – dobrze zrobiona księgowość.