Certyfikat rezydencji podatkowej nie ma jednego określonego wzoru. W każdym kraju wygląda inaczej. Certyfikat służy do potwierdzania siedziby lub miejsca zamieszkania potrzebnych do ustalenia miejsca rozliczeń podatkowych. Certyfikat rezydencji podatkowej stosowany jest zwykle w rozliczeniach z kontrahentami międzynarodowymi.
Certyfikat rezydencji podatkowej w Polsce
Certyfikat rezydencji podatkowej ma na celu przeciwdziałanie nadużyciom, które mogą się pojawić w związku z przepisami dotyczącymi podwójnego opodatkowania. Certyfikat rezydencji podatkowej potwierdza jednoznacznie, gdzie znajduje się siedziba podatnika (w przypadku osoby prawnej) lub miejsce zamieszkania osoby fizycznej dla celów podatkowych.
W Polsce certyfikat rezydencji podatkowej wystawia urząd skarbowy na wniosek płatnika. Takie zaświadczenie potwierdza, że płatnik ma siedzibę albo miejsce zamieszkania w Polce i rozlicza tu podatki.
Certyfikat rezydencji potwierdza siedzibę teraźniejszą lub przeszłą. Nie da się ustalić rezydencji przyszłej.
Elektroniczny certyfikat rezydencji podatkowej
Certyfikaty rezydencji wydawane są w formie papierowej albo elektronicznej. Jeśli organ podatkowy konkretnego państwa wydaje zaświadczenia tak w formie papierowej, jak i elektronicznej to oba są równorzędne. Płatnik musi uznać taki certyfikat w jednej z tych form. Certyfikat pomaga rozliczyć transakcje międzynarodowe zgodnie z postanowieniami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Kopia zaświadczenia rezydencji podatkowej, która została np. pobrana w formie pliku ze strony internetowej kontrahenta, nie może zostać uznana za certyfikat rezydencji podatkowej. W związku z tym płatnik zmuszony jest pobrać podatek dochodowy u źródła od wypłat na rzecz nierezydenta.
Elementy certyfikatu rezydencji
Każdy certyfikat ma datę wystawienia, potwierdzenie miejsca zamieszkania (w przypadku osoby fizycznej) lub siedziby firmy (w przypadku osoby prawnej), które określają miejsce rezydencji. Zawiera też dane identyfikacyjne podmiotu, a także wyjaśnienie, jakim celu został wydany taki dokument i przez kogo.
Data ważności certyfikatu rezydencji podatkowej
Sporo kontrowersji związanych jest z datą ważności certyfikatu. Warto wiedzieć, że certyfikat rezydencji podatkowej zachowuje ważność, dopóki nie zmieni się stan, który on potwierdza. Oczywiście zasady tej nie stosuje się, jeśli* w treści certyfikatu* określono termin jego ważności przede wszystkim przez wskazanie roku podatkowego albo w sytuacji, gdy wskazuje okres, na który certyfikat został wydany.
Certyfikat potrzebny jest, żeby stwierdzić, czy od wypłat zrealizowanych dla kontrahenta zagranicznego powinno się pobrać podatek oraz jaką stawkę zastosować. Chodzi o to, czy podatek zostanie rozliczony według polskich przepisów podatkowych, czy przepisów, które wynikają z umów międzynarodowych.
Uzyskanie od kontrahenta certyfikatu rezydencji jest ważne, ponieważ to płatnik jest odpowiedzialny za pobranie i rozliczenie podatku. W związku z tym musi on posiadać certyfikat rezydencji, który jest aktualny na dzień dokonywania wypłat.
Jeśli spółka ma oryginał certyfikatu rezydencji, to może zastosować zwolnienie od podatku. Dobrze jest, jeśli oprócz certyfikatu udało się zdobyć jeszcze potwierdzenie (wystarczy e-mail), że dane od chwili wydania certyfikatu się nie zmieniły. Żeby zastosować zwolnienie, spółka musi posiadać taki certyfikat, uzyskując go od kontrahenta zagranicznego. Certyfikat musi być w oryginale. Nawet jeśli kopia jest potwierdzona przez notariusza, to kontrahent musi przekazać, chociaż do wglądu oryginał certyfikatu.* Kopie certyfikatów rezydencji nie są dokumentami urzędowymi.*
