Co można wpisać w koszty uzyskania przychodu?

Żeby zarobić, przedsiębiorca musi wcześniej wydać pieniądze na zakup sprzętu, oprogramowania czy materiałów do produkcji. Opodatkowaniu będzie podlegać tylko to, co zarobił "na czysto". W szczególnych przypadkach w koszty można wpisać pieniądze przeznaczone na obiad z kontrahentem czy drogi garnitur.

Tak zwane koszty uzyskania przychodu to, jak sama nazwa wskazuje, wszystkie wydatki, które zostały poniesione przez przedsiębiorcę w celu osiągnięcia przychodów. Żadne przepisy nie precyzują tej definicji i nie przedstawiają konkretnego katalogu kosztów, które jednak muszą:

• być w odpowiedni sposób udokumentowane,
• być faktycznie poniesione,
• wiązać się bezpośrednio z osiąganym przez firmę przychodem,
• nie należeć do katalogu kosztów, które nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Ostatnia grupa jest wyszczególniona w artykule 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i zawiera m. in.:

• wydatki poniesione na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów,
• wydatki na spłatę pożyczek lub kredytów,
• wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci,
• podatku dochodowego, podatku od spadków i darowizn,
• grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar,
• kar, opłat i odszkodowań oraz odsetek od tych zobowiązań z tytułu: nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska, niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dlaczego te koszty są tak istotne i z jakiego powodu przedsiębiorcy najchętniej wszystkie swoje wydatki "wrzuciliby w koszty"? Dlatego, że pozwala to na sporą oszczędność, szczególnie jeśli chodzi o podatek względem urzędu skarbowego.

Mechanizm ten jest bardzo prosty - wydane pieniądze pomniejszają podstawę opodatkowania, dzięki czemu im wyższe koszty, tym niższy podatek.

W koszty można "wrzucić" bardzo wiele wydatków. Trzeba jednak uważać, bo urzędy skarbowe bardzo dokładnie kontrolują to, czy rzeczywiście wydane pieniądze miały związek z prowadzoną działalnością i przełożyły się na przychód firmy.

Nikogo nie powinny dziwić standardowe koszty, rozliczane przez przedsiębiorców, takie jak na przykład najem lokalu, opłaty telekomunikacyjne (np. telefon, internet), media (np. energia, gaz, woda), zakup i używanie samochodu służbowego, sprzęt niezbędny w firmie (np. komputer, drukarka, skaner), usługi księgowe czy obowiązkowe składki ZUS. Do takich wydatków prawdopodobnie skarbówka nie będzie miała żadnych zastrzeżeń. Problem pojawia się przy bardziej niejednoznacznych przypadkach.

Najwięcej kontrowersji wśród przedsiębiorców zawsze wzbudzały wydatki na żywność lub ubrania. Pół biedy, jeśli chodzi o sytuację, w której na przykład pracodawca kupuje pracownikom wodę w upalne dni - wtedy nie ma wątpliwości, że jest to dla niego koszt i może je odliczyć od dochodu. Co jednak w przypadku, gdy chodzi o biznesowy obiad z kontrahentem w restauracji, na którym na dodatek serwowany jest alkohol?

Przez długi czas organy kontroli skarbowej wydawały w tej sprawie sprzeczne decyzje, dlatego jesienią 2013 roku sprawę w swoje ręce wzięło Ministerstwo Finansów. W interpretacji ogólnej resort wskazał, że miejsce podawania posiłku nie ma znaczenia przy kwalifikacji takiego kosztu oraz nakazał urzędom skarbowym "odrębną ocenę każdego indywidualnego przypadku". Tym samym otworzył furtkę, która pozwala niekiedy przedsiębiorcom na wpisanie takiego obiadu w koszty. Ostateczna decyzja będzie jednak zależała od okoliczności, przedstawionych przez podatnika.

Nie powinno zatem budzić wątpliwości skarbówki, jeśli na przykład przedsiębiorca wpisze w koszty obiad z kontrahentem, z którym dwa dni późnij podpisał duży kontrakt. Problem może pojawić się w sytuacji odwrotnej - gdy umowa ma wcześniejszą datę, niż widnieje na rachunku za posiłek.

Generalnie jednak bardzo dużo w tej kwestii zależy od urzędnika, który kontroluje firmę. Może się bowiem zdarzyć, że z jednej zakwestionuje rozliczenia paliwa do służbowego samochodu, a z drugiej nie zgłosi zastrzeżeń do konsoli do gier, używanej w firmie rzekomo jako multimedialny projektor.