Czy faktura zawsze jest niezbędna?

Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązek wystawiania faktur mają przedsiębiorcy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni w przypadku, gdy odbiorcami są inne firmy. Co za tym idzie, faktury nie trzeba wystawiać, jeśli odbiorcami są osoby prywatne, aczkolwiek konieczność wystawienia dokumentu pojawia się, gdy osoba prywatna wyrazi chęć otrzymania faktury. Oprócz tego, fakturą trzeba obowiązkowo dokumentować sprzedaż wysyłkową na rzecz osób prywatnych, dokonywaną poza terytorium kraju.

Zgodnie z podstawową zasadą, przedsiębiorca ma na wystawienie faktury 7 dni od momentu wydania towaru lub wykonania usługi. Jednak w przypadku usług świadczonych w sposób tzw. ciągły, istnieje obowiązek wystawienia faktury przynajmniej raz na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Czyli przykładowo raz na miesiąc powinna zostać wystawiona faktura za wykonane usługi. Tak jest m.in. w przypadku dostawy mediów lub usług najmu.

Warto wiedzieć, że od początku 2013 roku przedsiębiorcy mają prawo wystawiania faktur zbiorczych. Faktury te mogą dokumentować kilka dostaw dokonanych dla jednego kontrahenta w ciągu jednego miesiąca. Przedsiębiorca nie musi w tym wypadku wystawiać osobnych dokumentów na każdą dostawę. Fakturę taką wystawia się na koniec miesiąca.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku VAT nie muszą wystawiać ani faktur, ani rachunków o ile nabywca nie wymaga od nich tego dokumentu. Zasada ta jest niezależna od tego jaka jest przyczyna zwolnienia z VAT (np. nieprzekraczanie limitu 150 tys. zł), a także, czy nabywca jest osobą prywatną, czy prowadzi działalność gospodarczą. Wówczas standardowym sposobem dokumentowania transakcji jest sporządzenie rachunku wręczanego nabywcy na żądanie. Oprócz tego, od 2013 r. firmy zwolnione z VAT mogą także wystawiać dokument pod nazwą _ faktura _ zamiast _ rachunek _. W tym przypadku, w miejscu stawki VAT zamieszcza się po prostu określenie _ zw _ (zwolniony).

Wystawianie faktur to ważny obowiązek, gdyż dokumentowanie transakcji jest ściśle powiązane z obowiązkami podatkowymi. To od treści faktury zależą bowiem zarówno kwota podatku VAT do zapłaty, jak i prawo do odliczenia podatku VAT. Jednocześnie, faktura to jeden ze sposobów dokumentowania przychodów i kosztów, które z kolei decydują o wysokości podatku dochodowego. Z tego powodu istotne są trzy obowiązki: wystawienie faktury, zapewnienie jej _ rzetelności _ (zgodności z przepisami) oraz właściwe przechowywanie.

Przepisy dotyczące m.in. sposobu wystawiania faktur oraz przechowywania ich znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania (...). W tym akcie prawnym można znaleźć np. listę elementów obowiązkowo wymaganych na fakturze, kryteria decydujące o tym, czy faktura jest prawidłowa, a także zasady, których trzeba się trzymać przechowując wystawione i otrzymane dokumenty.

Konsekwencje złamania zasad wynikających m.in. ze wspomnianego rozporządzenia (a także np. Ustawy o VAT) są określone w Art. 62 Kodeksu Karnego Skarbowego. Przepisy te przewidują, że złamanie powyższych zasad (tj. niewystawienie faktury wbrew obowiązkowi, posługiwanie się nierzetelną fakturą, niewłaściwe przechowywanie faktur) jest przestępstwem. Np. niewystawienie faktury zagrożone jest karą grzywny do 180 stawek dziennych, zaś posługiwanie się nierzetelną fakturą może oznaczać karę do 240 stawek dziennych. Zazwyczaj taki czyn traktowany jest jak przestępstwo, aczkolwiek jeśli sąd uzna go za zdarzenie _ mniejszej wagi _ wówczas traktowany jest jak wykroczenie (z którym wiążą się niższe maksymalne kary).