Delegacja zagraniczna. Jak się z niej rozliczyć?

Kiedy pracodawca wysyła pracownika w zagraniczną podróż służbową, ma obowiązek zwrócić mu wszystkie koszty z nią związane oraz zapewnić dietę na każdy dzień pobytu w innym kraju. Delegowany ma obowiązek przedstawić dowody (faktury, rachunki lub bilety), które potwierdzą poniesione koszty. Ich brak w niektórych przypadkach może stanowić podstawę do odmowy lub obniżenia zwrotu.

Kosztami ponoszonymi przez pracownika, które firma musi mu zwrócić, mogą być:

• wydatki na przejazd (na przykład paliwo, bilety, taksówki),
• koszty noclegu,
• inne koszty związane z wyjazdem (na przykład opłaty za kursy lub wstęp na targi).

Ponadto za każdy dzień delegacji przysługuje dieta, której wysokość zależy od konkretnego kraju (na przykład za dzień spędzony w Rumunii pracownik otrzyma 39 euro, podczas gdy w przypadku Islandii jest to już 52 euro). Stawki w pozostałych krajach można sprawdzić w naszym kalkulatorze na msp.money.pl.

Wszystkie wymienione powyżej wydatki przedsiębiorca może wpisać w koszty uzyskania przychodu, nawet jeśli prowadzi jednoosobową działalność i to on sam wybiera się w delegację. Musi jednak udowodnić, że podróż nie była wyjazdem turystycznym, bo w takim przypadku _ skarbówka _ może to zakwestionować (często wystarczy, że przedstawi zawarte umowy, faktury czy foldery reklamowe kontrahenta).

Ustalenie momentu rozpoczęcia i zakończenia delegacji może przysparzać wielu problemów. Ciężko bowiem określić, kiedy przekracza się granicę na pokładzie samolotu czy statku. Dlatego uważa się, że delegacja taka trwa - w przypadku podróży:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej,
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej - od chwili wyjścia statku z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego. Stosujemy reguły jak przy podróży samolotem.

Dlaczego ustalenie dokładnego czasu trwania zagranicznej delegacji jest tak istotne? Od tego bowiem zależy, ile pieniędzy w ramach diety otrzyma pracownik. Za każde 24 godziny przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku niecałej doby, przysługuje ona:

• w 1/3 pełnej wysokości, jeśli nie przekroczy 8 godzin,
• w połowie wysokości, jeśli trwa od 8 do 12 godzin,
• w pełnej wysokość, jeśli trwa dłużej niż 12 godzin.

Zatem, przykładowo, za 78 godzin (3 doby i 6 godzin) delegacji przysługuje 3 i 1/3 diety, a już za 85 godzin (3 doby i 13 godzin) - 4 diety.

Dieta, co do zasady, ma być przeznaczona przede wszystkim na zakupy spożywcze pracownika w czasie delegacji. Co jednak, jeśli ma on zapewnione i opłacone wcześniej całodzienne wyżywienie przez pracodawcę? Wówczas przysługuje mu tylko 25 procent diety za każdy dzień. Może się również zdarzyć, że delegowany ma wykupione pojedyncze posiłki, za które odejmuje się od diety odpowiednio:

• 15 procent za śniadanie,
• 30 procent za obiad,
• 30 procent za kolację.

Na przykład pracownik, który ma w hotelu wykupione tylko śniadania, dostanie dietę pomniejszoną o 15 procent. Niektórzy pracodawcy wypłacają delegowanym tak zwany ekwiwalent za wyżywienie. Wtedy już nie ma mowy o diecie. Ekwiwalent jednak nie może być niższy niż wysokość takiej diety.

Ile pieniędzy trzeba wypłacić pracownikowi na czas delegacji zagranicznej do dowolnego kraju można obliczyć przy pomocy naszego kalkulatora diet, dostępnego na msp.money.pl.

Wszystkie koszty, które pracownik poniósł w związku z delegacją, podlegają zwrotowi. Dla każdego kraju, tak jak dieta, ustalony jest osobny, nieprzekraczalny limit na nocleg. Pracodawca może odmówić zwrotu kwoty, która wykracza ponad określony limit, chyba że delegowany udowodni, że wyższe koszty mają uzasadnienie (na przykład w żadnym tańszym hotelu nie było już wolnych miejsc).

Opłata za zakwaterowanie musi być udokumentowana rachunkami lub fakturami. Jeśli bowiem pracownik nie będzie mógł udowodnić wydanej na nocleg kwoty, otrzyma tylko 25 procent maksymalnego limitu, niezależnie od tego, ile rzeczywiście za niego zapłacił. Na przykład za tygodniowy pobyt w Niemczech (6 noclegów) delegowanemu przysługuje zwrot nawet do 900 euro. Jeśli natomiast zapomni wziąć z hotelu rachunek, to dostanie już tylko 225 euro zwrotu - brakujące 675 zapłaci więc z własnej kieszeni.

Dokładny zwrot za nocleg również można obliczyć przy pomocy naszego kalkulatora.

Problemu nie ma również ze zwrotem kosztów transportu, pod warunkiem że pracownik przedstawi bilet (lotniczy, kolejowy lub autobusowy). Pracodawca może niekiedy wyrazić zgodę na wyjazd prywatnym pojazdem pracownika. Delegowany może się wtedy ubiegać o zwrot kosztów, rozliczanych na zasadzie tak zwanej _ kilometrówki _. Za każdy przejechany kilometr otrzyma on maksymalnie:

• 0,5214 złotych, jeśli jedzie samochodem o pojemności silnika do 0,9 litra,
• 0,8358 złotych, jeśli jedzie samochodem o pojemności silnika wyższej niż 0,9 litra,
• 0,2302 złotych, jeśli jedzie motocyklem,
• 0,1382 złotych, jeśli jedzie motorowerem.

Firma może jednak ustalić inny sposób rozliczania transportu samochodem prywatnym, na przykład w oparciu o koszt zakupionego paliwa (wtedy pracownik musi jednak przedstawić rachunki potwierdzające poniesione koszty).

Jeszcze inną kwestią jest zwrot kosztów dojazdów lokalnych (na przykład dojazd komunikacją miejską z hotelu do lotniska, dworca kolejowego lub autobusowego), ponoszonych przez pracownika w wysokości jednej pełnej diety dziennej. Nie przysługuje on, gdy pracownik podróżuje samochodem służbowym lub prywatnym lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy.