Wysokość stawek diety krajowej każdego roku określa w rozporządzeniu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Warto pamiętać, że rozporządzenia wydawane przez ministra dotyczą tylko pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach. Pracodawcy, którzy nie należą do "budżetówki", są objęci obowiązkiem wypłacenia diety, jeśli w przepisach obowiązujących w firmie albo w konkretnych umowach o pracę nie ustalili samodzielnie, w jaki sposób będą zwracane koszty związane podróżami służbowymi.
Dieta dzienna
Jeśli pracownik opuszcza stałe miejsce pracy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, może otrzymać dietę na pokrycie kosztów związanych z koniecznością zakupu wyżywienia. To 30 zł za każdą dobę. Jeśli pracodawca zapewnia darmowy posiłek, to dieta ulega pomniejszeniu.
Jeden posiłek to:
- 25 proc. diety – w przypadku śniadania,
- 50 proc. proc. diety – w przypadku obiadu,
- 25 proc. proc. diety – w przypadku kolacji.
Czasem należą się pracownikowi tzw. posiłki profilaktyczne. Jeśli pracodawca zapewnił je na czas podróży, to i tak nie sprawia to, że dieta będzie obniżona w jakikolwiek sposób. Przygotowanie posiłku profilaktycznego dla pracownika nie oznacza, że można go potraktować jako bezpłatne wyżywienie. Wszystko dlatego, że przygotowanie i dostarczenie posiłków profilaktycznych objęte jest zupełnie innymi przepisami.
Ryczał na dojazd
Podczas służbowego wyjazdu przysługuje również ryczałt na dojazdy komunikacją miejską. To 20 proc. diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży krajowej.
Zwrot za nocleg w delegacji
Jeżeli podczas podróży służbowej nocowaliśmy w hotelu lub innym obiekcie, przysługuje nam zwrot kosztów. Co istotne opłata za jeden nocleg nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety, czyli nie powinna wynosić więcej niż 600 złotych. W wyjątkowych sytuacjach może być pracownikowi wypłacony ryczałt za nocleg. Przysługuje on, gdy nie mamy zapewnionego zakwaterowania, nie jesteśmy w stanie dostarczyć rachunku za nocowanie, a odpoczynek w takim miejscu trwał minimum 6 godzin. Mało tego. Musi się on odbywać w godz. 21:00-7:00. Ryczałt za nocleg wynosi 150 proc. diety, czyli 45 złotych. Ryczałt nie musi być wypłacony, jeśli nocleg odbywał się w czasie przejazdu albo gdy pracownik był w stanie wrócić w ciągu dnia.
Diety krajowe za wyjazd trwający mniej niż jedną dobę
Jeśli wyjazd służbowy trwał mniej niż jedną dobę, to wysokość diety zależy od liczby godzin i wynosi:
- 50 proc. diety pełnej – gdy przebywaliśmy w delegacji od 8 do 12 godzin,
- pełną dietę – gdy przebywaliśmy w delegacji 12 godzin i więcej.
Jeśli podróż służbowa trwała mniej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje.
Pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową, jeśli nie otrzymuje diety. W takiej sytuacji trzeba przedstawić pracodawcy wszelkie faktury związane z wyjazdem, a na pewno bilety, faktury za transport czy nocleg. Pracodawca powinien również uznać dokumenty potwierdzające wydatki przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy opłatę za miejsce parkingowe i zwrócić ich wartość.
Żeby dieta mogła być wypłacona, trzeba wziąć pod uwagę cały czas podróży służbowej. Liczy się go od momentu wyjazdu do godziny, w której nastąpił powrót. Doba w podróży służbowej to kolejne 24 godziny, które liczymy od czasu, gdy podróż służbowa się rozpoczęła.