E-faktury - jak przejść na nie szybko i bez kłopotów?

To duże ułatwienie zarówno dla wielkich korporacji, które wysyłają tysiące faktur miesięcznie, jak i dla mniejszych firm, dla których najważniejsze jest utrzymanie możliwie najmniejszych kosztów prowadzenia działalności.

Aby faktura elektroniczna była ważna, należy przesłać ją w formacie, którego klient końcowy nie będzie mógł edytować. Najlepiej do tego celu nadaje się format PDF. Faktury elektroniczne nie powinny zawierać oznaczeń _ Oryginał _ i _ Kopia _, ponieważ należy zachować integralność dokumentu (nadawca i odbiorca powinien mieć taki sam plik).

Dla zwiększenia pewności zachowania integralności dokumentu można użyć podpisu elektronicznego.

Dokument można przygotować np. w edytorze tekstu i przekonwertować na format PDF bądź wygenerować fakturę w używanym w firmie programie księgowym. O wiele lepiej jednak zaopatrzyć się w aplikację, która zautomatyzuje cały proces i pozwoli generować faktury masowo.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań – darmowych i płatnych. Niektóre płatne aplikacje (w tym dostępne online) do wystawiania faktur umożliwiają wygenerowanie za darmo kilkunastu lub kilkudziesięciu faktur miesięcznie, małe firmy mogą więc korzystać z ich zasobów bez dodatkowych kosztów. Należy jednak pamiętać, że kontrahent musi najpierw wyrazić zgodę na wysyłkę faktury drogą elektroniczną – ustnie lub na piśmie.

Elektroniczne faktury można bez problemu wysyłać, dołączając je jako załącznik do wiadomości e-mail. Takie rozwiązanie doskonale sprawdzi się w firmach, które wystawiają kilka-kilkanaście faktur w miesiącu. Przy większej liczbie dokumentów warto skorzystać z dedykowanego oprogramowania.

Jedna z dostępnych na rynku aplikacji daje możliwość ekspresowej wysyłki dowolnej ilości faktur. Do rozpoczęcia dystrybucji faktur na skrzynki elektroniczne klientów wystarczy korzystanie z programu księgowego, jak np. popularny Subiekt GT, który umożliwia generowanie tzw. pliku wymiany danych o rozliczeniach (np. w formacie .xls, .csv). Wygenerowany plik wgrywa się następnie do aplikacji wysyłającej e-faktury, która w oparciu o zaimportowane dane o transakcjach tworzy pliki .pdf.

Teraz wystarczy tylko wybrać faktury, które mają być rozesłane bądź kontrahentów, do których trafią i kliknąć _ Wyślij _. Użytkownik ma także możliwość podglądu aktualizowanego w czasie rzeczywistym raportu obejmującego liczbę otwarć maili i dostarczenia poszczególnych dokumentów.

E-faktura się opłaca Sprawdź aktualne notowania Forex( http://www.money.pl/u/money_chart/graphchart_ns.php?ds=today 00:00:00&de=today 23:59:00&sdx=0&i=&ty=1&ug=1&s%5B0%5D=CHFPLN&w=150&h=120&cm=0 )