E-faktury w firmie. Pięć powodów, dla których warto je stosować

Jednak, jak wynika z dostępnych raportów, m.in. z przeprowadzonego przez PKPP Lewiatan w 2012 roku, w wersji elektronicznej wystawianych jest zaledwie 10 proc. wszystkich faktur. Artykuł ten dedykowany jest osobom, które tego rozwiązania się boją, a także tym, którzy nie czują się do niego do końca przekonani.

Wielu przedsiębiorców nie decyduje się na elektroniczny obieg faktur przez wzgląd na fakt, iż nie dysponują dostateczną wiedzą na temat aspektów prawnych z nim związanych. Sytuację tę powinna zmienić obowiązująca od stycznia 2013 roku nowelizacja przepisów w sprawie e-faktur, która zrównuje elektroniczne dokumenty z ich papierowymi odpowiednikami. Co to oznacza? Na e-fakturze muszą znaleźć się identyczne elementy oraz informacje, jak na zwykłej fakturze. Ponadto, odnośnie terminów wystawienia oraz w sprawie prawa do odliczenia VAT od transakcji potwierdzanych danym dokumentem, elektroniczna siostra faktury papierowej niczym się nie różni.

Groźnie brzmiące zwroty zawarte w rozporządzeniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej - integralność treści i autentyczność pochodzenia nie powinny już straszyć, ponieważ spełnienie tych wymagań przy wystawianiu e-faktury zapewnia choćby użycie powszechnie stosowanego formatu PDF.

Co więcej, dużym ułatwieniem w kwestii e-faktur jest wprowadzenie tzw. zgody domniemanej na otrzymywanie dokumentów w takiej formie. Nie oznacza to, że zgoda taka nie jest wymagana, ale przepis ten zakłada, iż do czasu kiedy kontrahent nie wyrazi sprzeciwu, przedsiębiorca może wysyłać mu faktury np. drogą e-mail. Za potwierdzenie chęci otrzymywania e-dokumentów można uznać np. deklarację słowną klienta, czy też wysłaną przez niego wiadomość e-mail.

Rezygnacja z faktur papierowych to również spore oszczędności dla firmy - ograniczone zostają wydatki związane z wystawianiem i przesyłaniem dokumentów drogą tradycyjną, takie jak np. papier, koperty, tonery/tusze do drukarek. Co ważne, rozwiązanie takie pozwala na redukcję kosztów dotyczących przechowywania takich dokumentów. Ze wspomnianego raportu wynika, że wystawiając 1000 e-faktur miesięcznie, przedsiębiorca może zaoszczędzić nawet 2 000 zł!

Ponadto właściciel firmy, jak i jego pracownicy mogą oszczędzić sporo czasu, ponieważ nie będą go musieli tracić na drukowanie, adresowanie kopert, naklejanie znaczków czy też stanie na poczcie w kolejce.

W związku z tym, iż dostarczenie faktury elektronicznej zajmuje o wiele mniej czasu (kilka sekund) w porównaniu do jej papierowego odpowiednika, zmniejszone zostaje ryzyko przeterminowania dokumentu i ewentualnych zatorów płatniczych. Rozwiązanie to ucina również wszelkie wymówki kontrahentów typu €œ_ nie zapłaciłem, ponieważ nie dostałem faktury _.

W sytuacji, gdy klient otrzyma fakturę szybciej, szybciej ureguluje należności z niej wynikające. To pozwoli na bardziej efektywne planowanie wydatków przez przedsiębiorcę.

Przez wzgląd na fakt, iż e-faktury gwarantują znaczne oszczędności w czasie, przedsiębiorca może poświęcić go na inne czynności. Ponadto, w przypadku konieczności odszukania dokumentu, nie jest konieczne przyrzucanie stert papierów - wyszukiwanie faktur w bazie komputerowej jest zdecydowanie bardziej sprawne. Rozwiązanie takie wpływa na usprawnienie procesów biznesowych w firmie, a co za tym idzie - na wzrost jej efektywności.

Stosowanie rozwiązań przyjaznych środowisku, jak np. zamiana faktur papierowych na e-faktury, z pewnością pozytywnie wpływa na wizerunek firmy. Z dostępnych danych wynika, iż rocznie w Polsce wystawianych jest około 1,5 mld faktur, co wiąże się z wycięciem 255 tys. drzew, nie mówiąc już o energii, wody potrzebnej do ich wystawienia!

Rezygnacja z tradycyjnych faktur pozwala na ochronę środowiska naturalnego i oszczędzanie jego zasobów.

To tylko część zalet po stronie sprzedawcy, jakimi charakteryzują się e-faktury. Wdrożenie takiego rozwiązania z pewnością przyczyni się do poprawy wizerunku firmy, a przez to do wzrostu jej wartości w oczach kontrahentów.