Przepisy nie określają kwoty, jaką pracodawca powinien wypłacać jako zwrot kosztów prania odzieży roboczej.
Jednym z obowiązków pracodawcy w ramach bezpieczeństwa i higieny pracy jest wynikający z art. 2379 § 2 kodeksu pracy obowiązek zapewnienia prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego tak, aby posiadały właściwości ochronne i użytkowe.
Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, to może być ono wykonywane przez pracownika (za jego zgodą) pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 § 3 k.p.).
Potrzebny zapis w dokumentacji wewnętrznej
Przepisy kodeksu pracy nie określają zasad ustalania i wypłacania ekwiwalentu za pranie. W praktyce ustalenia dotyczące wypłaty ekwiwalentu (jego wysokości i częstotliwości wypłaty) są przedmiotem uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą.
Takie ustalenia powinien zawierać układ zbiorowy, regulamin pracy lub zarządzenie wewnętrzne gdzie przewidziane może być przykładowo, iż ekwiwalent będzie wypłacany w wysokości wynikającej bezpośrednio z rachunku, faktury przedstawionej przez pracownika - w przypadku korzystania przez niego z pralni chemicznej.
Jako że ekwiwalent jest zasadniczo zwrotem kosztów prania, przepisy płacowe nie powinny sztywno określać jego wysokości. Istnieje jednak możliwość ustalenia górnej granicy kwoty ekwiwalentu wypłacanej w okresach miesięcznych lub kwartalnych.
Zależy od rodzaju pracy
Kwota ta może być ustalona na podstawie cen prania poszczególnych części odzieży pracowników w pralni chemicznej w miejscowości gdzie położony jest zakład pracy lub przez kalkulację realnego kosztu nakładu pracy, energii, wody, środków czyszczących na pranie odzieży w zależności od rodzaju odzieży, stopnia jej zabrudzenia i częstotliwości jej prania.
Tak ustalony koszt pojedynczego prania odzieży roboczej pracodawca przemnaża przez ilość prań koniecznych w miesiącu (lub kwartale) w zależności od stopnia zabrudzenia odzieży roboczej i wypłaca w ustalonym z góry terminie.
Kwota ekwiwalentu za miesiąc (kwartał) może być pomniejszona proporcjonalnie do liczby dni nieobecności lub wypłacana w całości niezależnie od absencji pracownika.
Omawiając temat naliczania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej warto również wspomnieć, że gdy pracodawca ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży wypłaci na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy to uzyskane świadczenie wolne jest od oskładkowania, a przychód uzyskany przez pracownika z tego tytułu korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 11 Ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Natomiast ekwiwalent wypłacony przez pracodawcę dobrowolnie, bez obowiązku wynikającego z przepisów prawa, podlega oskładkowaniu na zasadach ogólnych.
Reasumując warto jeszcze raz podkreślić, że w przypadku ekwiwalentu za pranie odzieży nie mówimy o kwocie minimalnej, ponieważ ekwiwalent ten powinien być zwrotem kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika.
Autorka jest księgową w zespole BSO Outsourcing sp. z o.o.