Firma w domu to niższe podatki

Wielu początkujących przedsiębiorców rejestruje działalność w miejscu swojego zamieszkania. Takie działanie może być bardzo sensowne. Taniej jest bowiem pracować u siebie w domu, niż wynajmować odrębny lokal.

Dodatkowym plusem takiego rozwiązania jest możliwość wliczania wielu ,,domowych" wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Dzięki temu można sporo zaoszczędzić na podatkach.

Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, iż nie każdy wydatek poniesiony w związku z prowadzeniem firmy będzie stanowił koszt uzyskania przychodu.

| O tym, co można kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów decyduje art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.). |
| --- |

Jak prowadzić firmę i nie płacić podatkówZgodnie z art. 22 ust. 1, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

A więc o możliwości zaliczenia wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodu decyduje wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego kosztu z uzyskanym przychodem (jego zabezpieczeniem), oraz treść art. 23 ustawy o PIT.

| Co poza kosztami |
| --- |
| Do kosztów uzyskania przychodu (art. 23) nie można zaliczyć m.in.: 1. kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi: - gastronomiczne - zakup żywności - zakup napojów, w tym alkoholowych 2. poniesionych kosztów zaniechanych inwestycji 3. strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności 4. wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - także małżonków i małoletnich dzieci wspólników 5. darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju 6. kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań 7. grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar 8. wierzytelności odpisanych jako przedawnione Pełna lista wydatków, których nie można
zakwalifikować do kosztów podatkowych, znajduje się w art. 23 ustawy o PIT. |

Opisane w dalszej części poradnika typowe koszty, z jakimi może spotkać się przedsiębiorca działający w domu, nie są wymienione w ww. katalogu.

Rozważając możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów konkretnego wydatku, trzeba wziąć pod uwagę konieczność wykazania, iż jego poniesienie było związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu albo wiązało się z zabezpieczeniem źródła przychodów.

Decydującym dla uznania danego wydatku za koszt podatkowy jest więc łączne spełnienie następujących przesłanek:

1. musi istnieć związek przyczynowy między poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem,
2. wydatek powinien być faktycznie poniesiony *oraz prawidłowo *udokumentowany
3. wydatek ten nie może znajdować się w określonym w art. 23 katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów

| PAMIĘTAJ |
| --- |
| Każdy wydatek wymaga indywidualnej oceny. Organ podatkowy bada czy dany koszt pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie stanowi wydatku przeznaczonego na potrzeby osobiste podatnika lub osób trzecich. |

To podstawowy wydatek, który pojawi się w związku z wykorzystaniem części nieruchomości na cele działalności gospodarczej.

I tu pojawia się pytanie, czy można cały czynsz zaliczyć do kosztów podatkowych?

Jeśli mieszkanie lub dom, w którym przedsiębiorca prowadzi swoją firmę służy jednocześnie celom prywatnym - wydatki na czynsz mogą być odliczone tylko w pewnej części.

O tym, jaką kwotę odliczymy z miesięcznej opłaty decyduje proporcja, w jakiej pozostaje powierzchnia mieszkania zajęta na cele firmy do całkowitej powierzchni lokalu. Jest to najbardziej klarowny i najbezpieczniejszy dla podatnika przelicznik.

| Urząd Skarbowy Warszawa-Bielany |
| --- |
| "Ustawodawca nie zawarł żadnych postanowień, które stanowiłyby wytyczne, w jaki sposób dokonywać podziału wydatków w sytuacji, gdy budynek mieszkalny w części jest wykorzystywany do działalności gospodarczej. Koszty te można rozliczać w oparciu o wskaźnik udziału powierzchni zajętej na cele działalności gospodarczej do ogólnej powierzchni nieruchomości". Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 29 stycznia 2007 roku, 1432/IPDG2/415/428/136/9/07 |

Przedsiębiorca powinien więc formalnie wydzielić część swojego mieszkania na cele związane z prowadzonym biznesem.

Najczęściej właściciele firm wyłączają z domowego użytku np. jeden pokój, zgłaszając ten fakt w odpowiednich urzędach.

| Urząd Skarbowy w Legionowie |
| --- |
| "wydatki ponoszone na lokal mieszkalny stanowią koszty uzyskania przychodów jedynie w takiej części (po wyłączeniu części mieszkalnej) w jakiej dotyczą prowadzonej działalności gospodarczej. Podkreślenia wymaga również fakt, iż to *na podatniku spoczywa ciężar rzetelnego rozdziału wydatków *przypadających na część mieszkalną i przeznaczonych na działalność oraz wykazania związku przyczynowo - skutkowego tych wydatków z przychodem" Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 4 października 2006 roku, 1409/PDG/415- 5/06/AZ |

Przepisy dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są w tej kwestii dość precyzyjne.

Sposób dokumentowania opisanych wydatków uregulowany został w § 14 ust. 1 i 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152 poz.1475 z późn. zm.).

Zgodnie z tym przepisem, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dowody wewnętrzne.

Dowód wewnętrzny służy to rozliczania opłat za:

• - czynsz
  • - energię elektryczną
  • - telefon
  • - wodę
  • - gaz
  • - centralne ogrzewanie

W dowodzie należy zapisać kwotę obliczoną w części przypadającej na działalność gospodarczą.

*Uwaga! *Podstawą do sporządzenia dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele (faktura, rachunek, książeczka czynszowa itp.). Oryginalny rachunek należy dołączyć do dowodu wewnętrznego i razem przechowywać w archiwach firmy.

| Dowód wewnętrzny |
| --- |
| Dokument zaopatrzony w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określający: * 1. przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość * 2. w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne można wystawiać wyłącznie w sytuacjach przewidzianych w rozporządzeniu. |

Podobnie jak czynsz, również rachunki za media rozlicza się dowodem wewnętrznym. Pamiętać należy o zasadzie, iż opłaty za energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie księguje się w ciężar kosztów uzyskania przychodów jedynie w części, w jakiej wydatki te przypadają na działalność gospodarczą.

Tak więc i w tym przypadku należy dokonać odpowiedniego przeliczenia, posługując się wskaźnikiem powietrzni służbowej do powierzchni całkowitej lokalu.

Czy podstawą do sporządzenia dowodu wewnętrznego mogą być dokumenty wystawione na żonę, podczas gdy właścicielem firmy jest mąż?

Pozytywne stanowisko zajął w tej kwestii Urząd Skarbowy w Legnicy stwierdzając, iż udokumentowanie poniesionych kosztów (chodzi tu o wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie) na nazwisko żony, stanowi podstawę do sporządzenia dowodu wewnętrznego (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 9 lutego 2007 roku, US-PD-I-415/1/60/06)

Przeznaczenie części mieszkania na cele firmowe powoduje wzrost obciążeń z tytułu podatku od nieruchomości. Od wydzielonego, biznesowego skrawka mieszkania gmina pobierze wyższy podatek, niż od części ,,domowej".

Nie ma wątpliwości, że podatek od nieruchomości zajętej na działalność gospodarczą kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodu.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by zakup mebli służących wykonywanej działalności gospodarczej został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Jak potwierdził Pierwszy Urząd Skarbowy w Bielsku-Białej, jeśli meble znajdujące się w miejscu zamieszkania wykorzystywane będą wyłącznie do działalności gospodarczej i fakt ten będzie miał odzwierciedlenie w wielkości uzyskiwanych przychodów z tej działalności, wówczas wydatki dotyczące zakupu mebli stanowić będą koszty uzyskania przychodu. (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 29 września 2005 roku, 2403-PDF-415-58-05 PBB1/423-978/05).

W podobnym tonie wypowiedział się łódzki urząd skarbowy.

| Drugi Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty |
| --- |
| "co do zasady wszelkie wydatki - w tym przypadku między innymi zakup mebli, które będą wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, wpływają na powstanie i funkcjonowanie źródła przychodu. Wydatkom tym trudno na podstawie powołanego art. 22 ustawy, odmówić waloru kosztu podatkowego, dlatego poniesione wydatki na zakup mebli będą stanowiły koszt uzyskania przychodu" Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 12 września 2005 roku, I/415-66-142/05/ZDB |

Ostrożniej podchodzić należy do rozliczania zakupu sprzętów, które ze względu na swoje położenie w mieszkaniu albo przeznaczenie, mogą posłużyć prywatnym celom podatnika.

Oto przykład negatywnego stanowiska organu podatkowego w kwestii zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na nowe meble, z których podatnik chciał korzystać jako przedsiębiorca oraz jako domownik.

| Urząd Skarbowy Poznań-Grunwald |
| --- |
| ,,pomieszczenie przeznaczone do celów prowadzenia działalności gospodarczej Podatnik będzie wykorzystywał wraz z jego wyposażeniem również do celów prywatnych. Wykorzystanie pomieszczenia przeznaczonego do prowadzenia działalności gospodarczej do innych celów nie związanych z działalnością gospodarczą nie będzie miało odzwierciedlenia w wielkości uzyskiwanych przychodów przez Podatnika z tytułu działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki związane z amortyzacją oraz zakupem mebli w oparciu o cytowany na wstępie przepis art. 22 ust.1 nie będą stanowić dla Podatnika kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej" Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 1 czerwca 2005 roku, ADIM/415/1/2005 |

Zaliczenie telewizora do kosztów firmowych wymaga, jak w opisanych wyżej przypadkach, odpowiedniego uzasadnienia.

Pamiętać należy, iż w razie kontroli podatkowej to przedsiębiorca będzie musiał wykazać, iż wiszący na ścianie ekran służy wyłącznie celom firmowym i ma związek z osiąganym przychodem.

Z praktyki wiadomo, iż przedsiębiorcy kwalifikują tego typu wydatki w koszty, podpierając się koniecznością przeprowadzania np. prezentacji multimedialnych dla swoich klientów.

Osoba, która mieszka i prowadzi firmę w tym samym lokalu, na ogół korzysta z jednej linii telefonicznej.

W takim przypadku zaliczenie do kosztów podatkowych całego rachunku za usługi telefoniczne może wzbudzić podejrzliwość organu podatkowego. Trudno będzie udowodnić, że wszystkie rozmowy telefoniczne miały charakter służbowy.

Przedsiębiorca powinien więc zamówić u operatora szczegółowy wykaz rozmów (tzw. billing) i na jego podstawie ustalić wartość usług przypadających wyłącznie na działalność gospodarczą.

Tylko taka kwota może zostać zakwalifikowana do kosztów podatkowych (na podstawie odpowiedniego dowodu wewnętrznego).

O ile z ustaleniem i kwalifikacją kosztu samych rozmów nie ma większego problemu, o tyle właściwe rozliczenie opłaty za abonament może już nastręczać przedsiębiorcom sporych problemów.

Organy podatkowe różnie podchodzą do kwestii zaliczania opłat za abonament do kosztów uzyskania przychodów. Znane są trzy stanowiska w tej sprawie:

• - abonament w całości zalicza się do kosztów podatkowych
  • - abonament w ogóle nie stanowi kosztów podatkowych
  • - abonament zalicza się do kosztów podatkowych w takiej samej proporcji, w jakiej rozliczono koszty firmowych rozmów telefonicznych do kosztów wszystkich rozmów z danego okresu.

Oto przykładowe stanowiska organów podatkowych.

| Izba Skarbowa w Poznaniu |
| --- |
| ,,telefon stacjonarny zarejestrowany jest na podmiot gospodarczy i wykorzystywany w trakcie prowadzenia działalności. Tym samym abonament telefoniczny, będący stałą opłatą za możliwość korzystania z telefonu i obciążający dysponenta numeru, stanowi w całości koszt uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej" Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z 25 maja 2004 roku, PD-G/415-107/04 |

| Urząd Skarbowy w Bytomiu |
| --- |
| ,,Abonament telefoniczny, będący stałą opłatą za możliwość korzystania z telefonu i obciążający dysponenta numeru stanowi w całości koszt uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jedynie wówczas, gdy telefon stacjonarny zarejestrowany jest na podmiot gospodarczy i wykorzystywany w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku, gdy abonament telefoniczny dotyczy telefonu prywatnego wówczas zapłata abonamentu kosztów uzyskania przychodów nie stanowi. Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 8 lipca 2005 roku, I PD1/415-17/05 |

Przedstawione w tekście urzędowe interpretacje prawa podatkowego dotyczą indywidualnych spraw wnioskujących podatników.

Jeśli nie jesteś pewien, czy dany wydatek możesz zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów - wystąp z wnioskiem o wydanie takiej interpretacji w Twojej sprawie.

Zobacz także: Interpretacje podatkowe przez internet