Tak wynika z sondażu, przeprowadzonego przez socjologów z Uniwersytetu Wrocławskiego, dotyczącego sposobu obchodzenia się przez firmy z dokumentami zawierającymi ważne dane.
Sondaż przeprowadzony wśród firm wskazuje, że ich pracownicy zupełnie nie zdają sobie sprawy z tego, jak krytyczne znaczenie dla działalności firmy może mieć lekkomyślne wyrzucanie firmowych dokumentów na śmietnik.
Z deklaracji wynika, że w prawie 60 procent firmach dokumentacja jest niszczona. Niespełna 10 procent uważa, że część dokumentacji jest niszczona, a część wyrzucana w całości. Jedynie 9 procent badanych twierdziło, że ich firma korzysta z usług specjalistycznej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentacji. W co dwudziestej firmie dokumentacje się wyrzuca lub składuje. Niespełna 17 procent (16,6) badanych firm uznało, że wszystkie dokumenty są archiwizowane.
Podsumowując: 68,4% firm zadeklarowało, że niszczy dokumentację, 10% niszczy ją częściowo, a jedynie 5% istotne dokumenty wyrzuca do śmietnika.
Rzeczywistość wygląda jednak znacznie gorzej. W trakcie badania przeprowadzonego na wysypisku wyszło na jaw, jak bardzo rozbieżne są te deklaracje z faktycznym stanem rzeczy. Ponad połowa (52 proc.) odnalezionych dokumentów było zupełnie niezniszczonych, lub zniszczonych na tyle niedokładnie, że odtworzenie ich treści nie sprawiłoby żadnego problemu (27,6 proc.). Aż w 233 workach zawierających śmieci papierowe znaleziono 544 dokumenty.
Wśród znalezionych dokumentów prawie jedną trzecią (32,6 proc.) stanowiły pisma wewnętrzne (stany magazynów, zestawienia, kontrole wewnętrzne),niespełna jedną czwartą (24,5 proc.) umowy, zamówienia, zlecenia lub zgłoszenia reklamacyjne, a ponad jedną piątą (21,5 proc.) dokumentacja osobista firm (listy płac, dane klientów i pracowników). Prawie 8 procent znalezionych dokumentów były to oferty przetargowe, zawierające komplet poufnych informacji o firmie
W niemal połowie worków (44 proc.) znaleziono rachunki, w około 35 proc. worków znaleziono faktury VAT, natomiast w około 34 proc. worków znaleziono pisma urzędowe.
Naukowcy znaleźli nawet protokół o przeciekach firmowych, zawierający poufne dane dotyczące przedsiębiorstwa oraz dane personalne osoby zamieszanej w sprawę.
Co zrobić aby zminimalizować zagrożenie oszustwami:
- Wszystkie dokumenty przechowuj w bezpiecznym miejscu
- Nie wyrzucaj bez mechanicznego zniszczenia zadanych dokumentów zawierających dane, które mogłyby zostać użyte przeciwko Tobie
- Upewnij się, że wszystkie dokumenty, które wyrzucasz, zostały dokładnie zniszczone
- Sprawdzaj regularnie wyciągi z kart kredytowych i banku. W przypadku zauważenia jakichkolwiek nieprawidłowości, skontaktuj się ze swoim bankiem
- Nigdy nie podawaj bezrefleksyjnie swoich danych osobowych przedstawicielom handlowym lub telemarketerom. Poproś najpierw o dane firmy, z której dzwonią i upewnij się, czy są one prawdziwe
- Każdemu kontu bankowemu nadaj inne hasło dostępu. Nawet jeśli przestępca zdobędzie jedno z nich, nie uda mu się dostać do wszystkich Twoich kont. Niech hasło będzie trudne do odgadnięcia, nie należy używać np. imienia członka rodziny, zwierzęcia lub nazwiska panieńskiego matki
- Jeśli to możliwe, korzystaj z serwisu SMS banku – dzięki temu będziesz informowany o każdej dokonanej transakcji
- Nie zapominaj o zniszczeniu częściowo wypełnionych lub błędnie wypełnionych formularzy, których nie wykorzystałeś (np. wniosków o przyznanie kredytu lub wydanie karty kredytowej)
- Zawsze niszcz rachunki, które otrzymujesz jako potwierdzenie transakcji dokonanej kartą i potwierdzenia wypłat w bankomatach