Dzieje się tak zazwyczaj pod koniec roku, gdy wynagrodzenie brutto liczone narastająco od początku roku przekracza pułap, od którego nie pobiera się już składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Zgodnie z art. 19 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 137, poz. 887 z późn. zm.) składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym pobiera się do osiągnięcia określonej kwoty rocznej podstawy wymiaru ww. składek.
Podstawa ta w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, a w razie ich braku przy ustalaniu wymienionego wynagrodzenia bierze się pod uwagę przeciętne miesięczne wynagrodzenie z III kwartału roku poprzedniego.
Minister Polityki Społecznej w dniu 9 grudnia br. wydał obwieszczenie w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2005 (M.P. Nr 54, poz. 910).
Zgodnie z obwieszczeniem kwota graniczna w 2005 roku będzie o ok. 4 tys. wyższa niż obecnie i wyniesie 72 690 zł.
Limit poboru składek dotyczy osób objętych zarówno obowiązkowym jak i dobrowolnym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym. Dotyczy także osób dobrowolnie kontynuujących te rodzaje ubezpieczeń po ustaniu obowiązku ubezpieczenia lub po zakończeniu ubezpieczenia dobrowolnego związanego z pracą w podmiotach zagranicznych.
Ograniczenia podstawy wymiaru składek nie stosuje się do pozostałych ubezpieczeń, tj.: ubezpieczenia chorobowego, wypadkowego, Funduszu Pracy oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami płatnik składek przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do osiągnięcia kwoty 72 690 zł. W momencie przekroczenia przez ubezpieczonego tejże kwoty płatnik ma obowiązek zaprzestać obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Natomiast w przypadku, gdy za daną osobę składki opłaca więcej niż jeden płatnik, obowiązek zawiadomienia wszystkich płatników składek o przekroczeniu górnej granicy rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych spoczywa wyłącznie na ubezpieczonym. Co ważne - za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada ubezpieczony.
Gdy ubezpieczony ma np. dwóch pracodawców, to za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jeden płatnik może sporządzić za niego raport z "zerową" podstawą wymiaru składek na te ubezpieczenia, a drugi - wykazać w raporcie kwotę do wysokości ustalonego na dany rok limitu rocznej podstawy wymiaru składek.
Warto podkreślić, iż okres nieopłacania składek z powodu przekroczenia limitu wymiaru traktuje się jak okres ubezpieczenia.
Zwrot nadpłaconych składek
W przypadku, gdy doszło do nadpłaty składek, a więc gdy do ZUS zostały przekazane składki emerytalne i rentowe obliczone od podstawy, która przekroczyła kwotę 72 690 zł - ZUS z urzędu zalicza nadpłatę na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek.
Powstała nadpłata może również zostać zwrócona ubezpieczonemu, lecz tylko w przypadku, gdy do ZUS wpłynie stosowny wniosek. ZUS zawiadamia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone (chyba, że nie stanowią więcej niż 5 proc. najniższego wynagrodzenia). Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek płatnik składek może złożyć po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, jednak nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania ww. zawiadomienia. Zwrotowi podlegają także nienależnie opłacone składki odprowadzone do otwartego funduszu emerytalnego.
Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego i deklaracji rozliczeniowej korygującej.
Za okres, w którym nastąpiło przekroczenie limitu rocznej podstawy wymiaru składek - płatnik sporządza i przekazuje do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych, w których koryguje się podstawę wymiaru i wysokość składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Korygowana składka zdrowotna jest w tej sytuacji wyliczana przy zastosowaniu stopy procentowej obowiązującej w miesiącu, za który były sporządzone dokumenty pierwszorazowe ubezpieczonego, czyli w miesiącu wypłaty wynagrodzenia ubezpieczonemu.
Zwrotu nadpłaty można oczekiwać w terminie 30 dni od dnia złożenia ww. wniosku.
Należy zaznaczyć, iż omawiany zwrot nie trafia bezpośrednio z ZUS do rąk ubezpieczonego. W pierwszej kolejności nadpłatę otrzymuje płatnik składek, który następnie przekazuje nadpłaconą składkę ubezpieczonemu, ale jedynie w takiej części, w jakiej składka finansowana była ze środków ubezpieczonego. Z nadpłaconej składki potrącana jest różnica niedopłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne za ten sam miesiąc. Płatnik może zaliczyć nadpłaconą składkę na poczet przyszłych składek – jednak w tym przypadku ma on obowiązek zwrócić z własnych środków nadpłaconą składkę w części finansowanej przez ubezpieczonego.