Wartość ekwiwalentu oblicza się na tych samych zasadach, co wynagrodzenie urlopowe. Jego wysokość ustala się zatem uwzględniając wynagrodzenie oraz inne świadczenia.
Zasady obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Zgodnie z rozporządzeniem wartość ekwiwalentu oblicza się na tych samych zasadach, co wynagrodzenie urlopowe. Jego wysokość ustala się zatem uwzględniając wynagrodzenie i inne świadczenia, z wyłączeniem jednak następujących:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- ekwiwalentu pieniężnego za czas urlopu wypoczynkowego,
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
- nagród jubileuszowych,
- wynagrodzeń i odszkodowań przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.
Katalog powyższy ma charakter zamknięty, co oznacza, iż wszelkie inne świadczenia powinny być uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego bądź ekwiwalentu. Takim składnikiem wynagrodzenia jest też premia, bez względu na jej uznaniowy bądź regulaminowy charakter.
Jeżeli premia ma charakter periodyczny (cykliczny i trwały), nawet gdy nie jest wypłacana co miesiąc, a jej kwota jest różna przy każdorazowej płatności, należy ją uwzględnić przy naliczaniu ekwiwalentu.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnione powinny zostać w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uzyskane w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w ich średniej wysokości z tych trzech miesięcy.
Jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wynagrodzenie faktycznie uzyskane przez niego w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Gdy przez całe trzy miesiące poprzedzające miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, ale obejmujący pełen miesiąc kalendarzowy, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie (np. pobierał zasiłek chorobowy), przy ustalaniu ekwiwalentu należy uwzględnić najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało (np. stosunek pracy ustał w lipcu, podstawę naliczania ekwiwalentu powinno stanowić wynagrodzenie za kwiecień, maj, czerwiec, jednak w czerwcu pracownik przebywał na zwolnieniu, toteż podstawę stanowi wynagrodzenie za marzec, kwiecień, maj).
Natomiast te składniki, które przysługują pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, a które zostały wypłacone w ciągu ostatnich 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc uzyskania prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w przeciętnej wysokości z tego okresu.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się:
- dzieląc uzyskane wynagrodzenie przeciętne przez współczynnik ekwiwalentowy,
- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez 8,
- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent godzinowy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Współczynnik ekwiwalentowy jest ustalany rokrocznie odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę dni przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciotygodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. W tym roku wynosi on 21,08.
Ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi, któremu w momencie rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, przysługiwał urlop wypoczynkowy. Ekwiwalent przysługuje za urlop niewykorzystany z lat poprzednich, jak i - proporcjonalnie do przepracowanego okresu - za urlop bieżący.
Autorka jest rzecznikiem prasowym Okręgowego Inspektoratu Pracy we Wrocławiu