Zarówno osoby prawne jak i jednostki nieposiadające osobowości prawnej, stosujące w pełnym zakresie zasady rachunkowości określone w ustawie, mają obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego sporządzonego wg wzorów zawartych w załącznikach do ustawy o rachunkowości.
Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. *Kierownik jednostki przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami umowy lub statutu. Natomiast sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, *nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez osobę, którejpowierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki. Należy jednak pamiętać, że jeśli spółką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie finansowe winno zostać podpisane przez wszystkich członków tego organu.
Czy może zdarzyć się sytuacja odmowy podpisania sprawozdania?
Przepisy ustawy o rachunkowości dopuszczają możliwość złożenia odmowy podpisu na sprawozdaniu finansowym. W takim przypadku niezbędne jest sporządzenie pisemnego uzasadnienia odmowy złożenia podpisu, które dołączane jest do sprawozdania finansowego.
W związku ze złożeniem podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, nasuwa się jeszcze jedna wątpliwość. Czy osoba, która przejęła prowadzenie ksiąg w trakcie roku obrotowego ponosi pełną odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg, na podstawie których sporządzone zostało roczne sprawozdanie finansowe? Zgodnie z ustawą o rachunkowości podpis pod sprawozdaniem jednostki jest równoznaczny z przyjęciem odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.
Po pierwsze osoba, która przejmuje prowadzenie ksiąg w trakcie roku obrotowego może zostać zwolniona z wyżej wspomnianej odpowiedzialności za poprawność danych w księgach wprowadzonych przed rozpoczęciem przez nią zatrudnienia. Jednocześnie może odmówić złożenia podpisu pod sprawozdaniem, podając jednocześnie pisemne uzasadnienie. Jeśli jednak zdecyduje się podpisać sprawozdanie, to dołącza również pisemne zwolnienie kierownika jednostki od odpowiedzialności za tę cześć danych, które zostały wprowadzone przez poprzedniego księgowego.
Gdzie i kiedy składamy sprawozdanie finansowe
Wszystkie jednostki, które objęte zostały wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego, są zobowiązane składać coroczne sprawozdanie finansowe we właściwym rejestrze sądowym.
W KRS należy złożyć następujące dokumenty:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- opinię biegłego rewidenta jeśli sprawozdanie podlegało badaniu,
- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności jednostki (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych).
Wymienione wyżej dokumenty należy złożyć we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli jednak sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie.
Przy składaniu sprawozdania do rejestru należy pamiętać, że wpisu dokonuje się na wniosek. Wraz z dokumentami należy wypełnić formularz wniosku oraz uiścić opłatę sądową i opłatę za ogłoszenie w _ Monitorze Sądowym i Gospodarczym _ związaną z wpisem do rejestru.
Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują do urzędu skarbowego sprawozdanie wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych. Termin złożenia sprawozdania to 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Do urzędu skarbowego składa się po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego następujące dokumenty:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego za rok obrotowy,
- bilans oraz rachunek zysków i strat,
- zestawienie zmian w kapitale (funduszu własnym),
- rachunek przepływów pieniężnych,
- opinie biegłego rewidenta wraz z raportem jeśli jednostka ma obowiązek badania sprawozdania,
- uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwałę o podziale zysku (pokryciu straty).
Elementy składowe:
Sprawozdanie składa się z:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- informacji dodatkowej, która obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.
Dodatkowo sprawozdanie jednostek, które podlegają badaniu obejmują również zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, a w przypadku funduszy inwestycyjnych – zestawienie zmian w aktywach netto oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Jeśli obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki wynika z ustawy lub odrębnych przepisów, to dołącza się je do rocznego sprawozdania finansowego.
_ Informacja dodatkowa _
Informacja dodatkowa powinna obejmować w szczególności wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia oraz zawierać istotne dane i objaśnienia. Ustawa o rachunkowości określa minimalny zakres informacji, które powinny zostać ujęte w informacji dodatkowej.
Dodatkowe informacje i objaśnienia powinny zawierać dane i wyjaśnienia:
- do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym,
- proponowany podział zysku lub pokrycia straty,
- podstawowe informacje o pracownikach i organach jednostki,
- inne istotne informacje niezbędne dla zrozumienia sprawozdania finansowego.
_ Wprowadzenie do sprawozdania _ jest integralną częścią informacji dodatkowej i powinno w szczególności zawierać opis przyjętych zasad rachunkowości, w tym metod wyceny i sporządzania sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Istotnie jest jednak to, aby przedstawić również przyczyny i skutki ewentualnych zmian metod wyceny i sporządzania sprawozdania finansowego w stosunku do roku poprzedzającego. Ustawa o rachunkowości określa minimalny zakres informacji, które powinny zostać ujęte we wprowadzeniu do sprawozdania.
_ Bilans oraz RZiS _
Bilans prezentuje stan aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. W ustawie o rachunkowości określone zostały metody wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów oraz wzór bilansu.
Rachunek zysków i strat jest to zestawienie przychodów i kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych oraz obciążeń związanych z uzyskaniem przychodów – czyli podatków.
Rachunek zysków i strat jest narzędziem ustalania wyniku finansowego przez porównanie przychodów i kosztów, a także zestawieniem prezentującym wynik finansowy w danym okresie obrotowym. Dzięki informacjom zawartym w tym elemencie sprawozdania możemy określić, czy działalność jednostki w ciągu okresu była rentowna. RZiS nie daje nam jednak informacji o tym czy w działalności osiągnęliśmy nadwyżkę czy niedobór środków pieniężnych.
Wyrażone w walutach obcych pozycje bilansu oraz RZiS przelicza się na złote po aktualnym na dzień bilansowy kursie danej waluty ogłoszonym przez NBP. _ _
_ Zestawienie zmian w kapitale _
Zestawienie to zawiera informacje o stanie kapitałów (funduszy) własnych, na początek roku obrotowego, ich zwiększeniach i wykorzystaniu oraz stanie na koniec roku obrotowego.
_ Rachunek przepływów pieniężnych _
Rachunek przepływów pieniężnych dostarcza informacji o zdarzeniach, które spowodowały w jednostce zmiany stanu środków pieniężnych i ich ekwiwalentów. Należy pamiętać, że rachunek przepływów pieniężnych w odróżnieniu od pozostałych części sprawozdania opiera się na informacjach w ujęciu kasowym. Pozwala to zatem ocenić wielkość oraz sposób pozyskania i wykorzystania środków pieniężnych._ _
Szczegółowość
Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się w złotych i groszach lub tylko w złotych. Dane liczbowe mogą być prezentowane w sprawozdaniu finansowym w zaokrągleniach do tysięcy złotych, o ile nie zniekształca to obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
Te spółki, które w danym roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, nie osiągnęły dwóch z trzech poniższych wielkości:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2 000 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4 000 000 euro
- mogą sporządzić sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej. W sprawozdaniu nie wypełnia się pozycji oznaczonych cyframi arabskimi. Nie ma również obowiązku wyodrębniania danych o jednostkach powiązanych. Również informacja dodatkowa sporządzana jest w uproszczonej formie.
Jeżeli jednak z potrzeb lub specyfiki jednostki wynika taka konieczność, to informacje zawarte w sprawozdaniu mogą być wykazywane z większą szczegółowością niż określona w załącznikach do ustawy o rachunkowości.
Autorka jest główną księgową w spółce donewell sp. z o.o. – dobrze zrobiona księgowość