Jak rozliczać dofinansowanie z Unii Europejskiej?

Kontrola unijnego przedsięwzięcia to sprawdzian dla każdego beneficjenta eurowsparcia. Wielu z nich niestety jeszcze przed oficjalną wizytą kontrolną ma problemy z odpowiednią realizacją projektu zgodnie ze złożoną dokumentacją aplikacyjną. Często wynika to z faktu, iż prawidłowe rozliczenie i prowadzenie jego księgowości jest czasochłonne i wymaga dobrej organizacji pracy.

Wymogi dotyczące poszczególnych programów ewoluują i sprawiają, że realizacja projektów staje się coraz bardziej złożona. Taka sytuacja często przerasta beneficjentów, którzy nie są świadomi ogromu obowiązków, jakie ciążą na osobie odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji. - _ Zmiany w wytycznych regulujących sposób dokumentowania i rozliczania wydatków nie ułatwiają życia przedsiębiorcom. Ustalenie procedur rozliczania danego projektu na początku jego realizacji nie oznacza niestety, że będą one nadal aktualne po roku czy dwóch latach - _ostrzega Agnieszka Odolczyk, Dyrektor Departamentu Projektów Europejskich z F5 Konsulting.

Zatrudnienie dodatkowego pracownika zajmującego się wyłącznie prowadzeniem dokumentacji zazwyczaj okazuje się zbyt kosztowne, a przeszkolenie własnego wiąże się z dużymi nakładami czasu. Jak więc rozpoznać, że dofinansowany z Unii projekt wymyka się spod kontroli i potrzebujemy doświadczonej ręki eksperta?

Samodzielnie czy z ekspertem?

Brak zachowywania terminów wynikających z umowy czy kupowanie towarów lub usług od podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo - to jedne z najpoważniejszych błędów popełnianych przez unijnych przedsiębiorców. Konsekwencją takich wpadek może być zaburzenie płynności finansowej firmy, uznanie kosztów za niekwalifikowane, a nawet wypowiedzenie umowy o dofinansowanie.

Mimo to wielu beneficjentów decyduje się na samodzielne prowadzenie dokumentacji i dostarczanie jej do odpowiednich instytucji, szczególnie w przypadkach, kiedy sami sporządzali swoje wnioski. - _ Przeszkolenie kolejnego pracownika zajęłoby kilka tygodni, a nawet miesięcy, uznaliśmy więc, że sami zajmiemy się rozliczeniem projektu _ *- *mówi Szymon Mydlarz, Prezes portalu Pożycz.pl, który otrzymał dotację z Działania 8.1 POIG._ - Największą trudność, obok zalewu papierów i stosu segregatorów sprawiło nam z pewnością aneksowanie umów _ - dodaje.

Nie każdy dofinansowany przedsiębiorca chce, bądź jest w stanie, zmagać się z unijną papierologią. Wśród klientów firm doradczych przeważają beneficjenci Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, w tym działań 4.2, 4.4, 8.1, 8.2 i 1.4. Są to projekty zaawansowane technologicznie, skomplikowane i wymagające szczególnej ostrożności w realizacji_ . _Do specjalistów zgłaszają się na różnych etapach wdrażania projektu. Ci bardziej doświadczeni, którzy zasmakowali już unijnej biurokracji, np. po samodzielnym napisaniu wniosku o dofinansowanie, formalności związane z jego realizacją pozostawiają zewnętrznym ekspertom.

Inną grupą zgłaszającą się do firm doradczych są przedsiębiorcy, których projekty otrzymały dofinansowanie po proteście, bądź którzy zostali nowymi właścicielami spółek prowadzących dotowany biznes. Nawiązanie współpracy z firmą rozliczającą projekty unijne jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu może uprościć sprawę. Sytuacja komplikuje się kiedy beneficjenci sami próbowali swoich sił w jego rozliczaniu. - _ Ciężko jest wybrnąć z projektów, które miały spore błędy w procedurze wyboru ofert czy w działaniach promocyjnych przewidzianych w harmonogramie, np. brak logotypów unijnych i haseł promujących dany program, i te dokumenty zostały już przedłożone do odpowiedniej instytucji celem rozliczenia _- wymienia Zofia Cierzniak, Kierownik zespołu rozliczeń z firmy ECDF. **

Księgowość wyższego stopnia

Ważną rolę w procesie prawidłowej finansowej realizacji projektu odgrywa sposób, w jaki prowadzona jest księgowość firmy. Różni się ona od codziennych obowiązków pracownika biura rachunkowego i wymaga od niego uzupełnienia wiedzy na temat unijnych przepisów. Dlatego też beneficjenci dotacji z UE decydują się na outsourcing tych usług. - _ Nasza firma to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jesteśmy więc zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości. O ile podjęliśmy się samodzielnego rozliczania projektu od strony merytoryczno-formalnej, o tyle kwestie księgowe powierzyliśmy w ręce doświadczonego biura rachunkowego _ - tłumaczy Szymon Mydlarz z Pożycz.pl.

Na księgowych rozliczających firmy dofinansowane z UE czeka szereg dyskusyjnych zagadnień, interpretacji przepisów krajowych i unijnych czy nowelizacji aktów prawnych. Podstawowym wymogiem stawianym każdemu beneficjentowi eurowsparcia jest bowiem prowadzenie odrębnej ewidencji przychodów i kosztów związanych z realizowanym projektem. Nawet jeżeli firma ubiegająca się o dotację dopiero rozpoczyna swoją działalność, często podejmuje się dodatkowych przedsięwzięć, które zapewniają jej przychody i pomagają utrzymać płynność finansową. Wiąże się to z koniecznością oddzielenia pozycji nie dotyczących realizowanego projektu w księgach rachunkowych. **

Problematyczny podział kont

Ewidencja kosztów, które w całości dotyczą projektu unijnego nie sprawia zazwyczaj większego problemu. Kiedy jednak tak nie jest mogą pojawić się wątpliwość, np. w przypadku kosztów związanych z wynajmowaniem i eksploatacją lokalu, usługami księgowymi i prawnymi, jak również wynagrodzeniami. Beneficjenci muszą sprecyzować, jaka ich część dotyczy bezpośrednio realizacji projektu, bo tylko te kwoty mogą być uznane za wydatki kwalifikowane_ . _

O innych komplikacjach przeczytasz na drugiej stronie

_ _W ewidencji księgowej należy również zachować odpowiednią proporcję pomiędzy kwotą dofinansowania a wkładem własnym. Nie jest to jednak koniec podziałów na kontach - _ Wielu beneficjentów nie zdaje sobie sprawy ze zmian, których dokonano w 2010 r. Zgodnie z nimi należy dodatkowo podzielić kwotę dofinansowania na 85 procent przypadających na środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i 15 procent z budżetu państwa - _mówi Beata Olszewska, Młodszy specjalista do spraw Funduszy UE z ECDF.

Stąd też w przypadku np. zakupu materiałów biurowych na kwotę 1000 zł netto (przy założeniu, że wydatek jest w 100 proc. kwalifikowany, a suma dofinansowania wynosi 80 proc.), kwota dofinansowania wyniesie 800 zł, a wkład własny 200 zł. Dodatkowo dofinansowanie należy podzielić odpowiednio na środki z EFRR (680 zł) i dotację celową (120zł).

Haczyki na unijnych księgowych

Wątpliwości pojawiają się również przy ewidencjonowaniu środków trwałych nabytych w ramach unijnego przedsięwzięcia. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych wydatki na zakup środków trwałych, których wartość nie przekracza 3500 zł można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu. Jednak w przypadku projektu unijnego, w którym wskaźnikiem produktu jest _ liczba zakupionych środków trwałych _, a źródłem jego weryfikacji ewidencja ŚT, zakupione urządzenie musi być potwierdzone wystawieniem dokumentu OT i powinno być ujęte np. w ewidencji niskowartościowych środków trwałych.

Również amortyzacja środków trwałych zakupionych z dotacji jest jednym z najbardziej problemowych aspektów rozliczania projektu i należy szczegółowo zapoznać się z możliwymi rozwiązaniami w ramach obowiązujących przepisów. - _ Należy pamiętać, iż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 48 UOPDOP do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć odpisów amortyzacyjnych od tej części wartości początkowej środka trwałego, która została sfinansowana dotacją - _wyjaśnia Beata Olszewska z ECDF.

Pracownicy odpowiedzialni za dokumentację księgową muszą również pamiętać o odpowiedniej archiwizacji i opisywaniu dokumentów księgowych. Oryginały faktur, rachunków i list płac powinny być przechowywane w odrębnym segregatorze opatrzonym logotypami i informacjami o projekcie. Sposób oznakowania określają zapisy umowy o dofinansowanie oraz dostępne na stronach internetowych wytyczne w zakresie informacji i promocji. Wywiązanie się z tego obowiązku jest weryfikowane na etapach płatności pośrednich oraz podczas kontroli projektu przez instytucje do tego uprawnione.

Czy to się opłaca?

Największą obawą beneficjentów unijnego wsparcia przed zatrudnieniem specjalistów z firm doradczych do rozliczenia projektu są koszty ponoszone na taką współpracę. Ceny usług firm konsultingowych są bardzo zróżnicowane i zależą od ich wielkości, pozycji na rynku, doświadczenia czy osiągnięć. Ponadto wynikają głównie ze stopnia zaawansowania projektu, z reguły ustalane są więc indywidualnie. W ramach współpracy można liczyć nie tylko na stałą pomoc, ale również na szereg porad, które nierzadko są najcenniejszym elementem współpracy z firmą konsultingową. Alternatywnie beneficjent może zdecydować się na bardziej elastyczne formy doradcze jak, np. _ godziny eksperckie _. Są one przeznaczone dla klientów, którzy chcą skorzystać tylko z części usług. Nie wszystkie firmy proponują takie rozwiązanie, warto więc dokładnie zapoznać się z ich ofertami zanim zdecyduje się na współpracę.

Ponadto należy pamiętać, iż rozliczenie projektu nie kończy przygody dotowanego przedsiębiorcy z unijną administracją. W ramach poszczególnych programów istnieją różne wymogi co do utrzymywania założonych we wniosku wskaźników rezultatu. Przedsiębiorcy z sektora MSP jeszcze przez 3 lata będą musieli przygotować się na weryfikację rzeczywistych efektów swoich działań przez unijnych urzędników. Cenne wskazówki ekspertów dotyczące prawidłowego prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, priorytetów z punktu widzenia instytucji (a niekoniecznie z punktu widzenia biznesowego), a także przyszłej kontroli projektu mogą okazać się wówczas inwestycją w święty spokój beneficjenta.