Jak rozliczać firmowe prezenty

Przepisy dotyczące VAT-u przewidują szczególne rozwiązanie w przypadku tzw. prezentów o małej wartości. Według generalnej zasady, darowizny pieniężne lub rzeczowe są traktowane jak dostawa towarów, a co za tym idzie podlegają opodatkowaniu VAT-em (jego stawka zależy od charakteru darowizny). Prezenty o niewielkiej wartości są jednak wyjątkiem od tej zasady i są wyłączone z VAT. Oprócz prezentów o małej wartości, ustawowe wyłączenie z podatku od towarów i usług dotyczy również próbek produktów oraz drukowanych materiałów o charakterze reklamowym i informacyjnym (np. ulotek, broszur i katalogów). W jaki sposób definiowana jest „mała wartość” prezentu?

Wartość danego prezentu to kryterium, które pozwala rozstrzygnąć czy podlega on opodatkowaniu VAT-em. W zależności od przyjętego wariantu ewidencji, fiskus przewiduje różne limity dla podarunków przekazanych jednej osobie:

• 100 zł łącznej wartości wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie w ciągu danego roku podatkowego, pod warunkiem, że przedsiębiorca prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób obdarowanych (w ewidencji należy zapisywać dane osobowe),
• 10 zł za każdy prezent, w przypadku jednorazowych podarunków, gdy nie jest prowadzona ewidencja osób obdarowanych (przedsiębiorca może stosować do rozliczeń również jednostkowy koszt wytworzenia, jeżeli dany prezent został wytworzony w ramach wykonywanej działalności gospodarczej) .

Opisany powyżej obowiązek prowadzenia imiennego wykazu obdarowanych osób, przedsiębiorcy zwykle postrzegają jako kłopotliwy i ograniczający wymóg. Dodatkowym utrudnieniem są nieścisłości prawne w przypadku prezentów przekazywanych na rzecz spółek prawa handlowego (np. spółki jawnej lub komandytowej). Przedsiębiorcy często mają wątpliwości kto powinien figurować w rejestrze: podmiot otrzymujący świadczenie czy też konkretne osoby fizyczne (np. pracownicy kontrahenta). Z uwagi na brak precyzyjnych uregulowań, przyjmuje się, że obydwa warianty są poprawne o ile przedsiębiorca konsekwentnie stosuje się do zasad przyjętych na początku roku podatkowego.

Prezenty dla pracowników są objęte VAT-em

Warto zaznaczyć, że opisane powyżej zwolnienie z VAT-u nie dotyczy prezentów dla osób związanych z firmą. Do tej grupy zalicza się między innymi:

• pracowników,
• byłych pracowników,
• wspólników.

Zatem po przekazywaniu prezentów wyżej wymienionym osobom, konieczne jest naliczenie VAT, niezależnie od wartości podarunku. W omawianej sytuacji zobowiązanie podatkowe dotyczące VAT należy zaewidencjonować za pomocą faktury wewnętrznej.

Upominek stanowi koszt podatkowy, pod warunkiem, że prezent jest związany z prowadzoną działalnością, ale nie jest prestiżowym prezentem o dużej wartości. W jaki sposób stwierdzić czy podarunek spełnia te kryteria?

Ze względu na dość ogólnikowy charakter przepisów dotyczących prezentów, warto odnieść się do odpowiednich interpretacji indywidualnych, które zostały wydane przez organy podatkowe (m.in. IPPB5/423-432/09-6/JC). Wspomniane rozstrzygnięcia stanowią, że prezenty o charakterze reklamowym mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, jeżeli służą kształtowaniu wizerunku firmy i zachęcają do skorzystania z jej produktów.

Uwzględniając wartość przekazanych podarunków w ramach KPiR (zapis w kolumnie 13), trzeba pamiętać, że nie mogą one mieć wystawnego, reprezentacyjnego charakteru, tzn. przekraczającego normy zwyczajowo przyjęte w danej branży. Wedle obowiązującego prawa, wydatki na drogie, prestiżowe prezenty nie są traktowane jako koszt podatkowy. Ponieważ definicje reklamy i reprezentacji są w przepisach podane niekonkretnie, najbezpieczniej do kosztów firmowych włączać prezenty w formie gadżetów reklamowych zaopatrzonych w logo firmy.

Obdarowany nie zawsze płaci PIT

Czy przedsiębiorca, który otrzymał prezent, musi potraktować go jako przychód podatkowy? W takim przypadku należy zwrócić uwagę na wartość prezentu. Prezenty o niewielkiej wartości są wyłączone z opodatkowania w ramach PIT, przy czym również stosowany jest limit wartości. Począwszy od 2010 roku próg wartości otrzymanych prezentów zwolnionych z podatku dochodowego, został podniesiony o 100 zł i aktualnie wynosi 200 zł. Warto nadmienić, że kryterium rozstrzygającym o opodatkowaniu danego podarunku, jest wartość brutto, czyli cena uwzględniająca podatek VAT.

Co istotne, powyższym zwolnieniem nie są objęte prezenty dla pracowników. Osoby obdarowane, zatrudnione na umowę o pracę lub na podstawie umowy cywilnoprawnej, muszą potraktować prezent jak przychód podatkowy.

Wartość otrzymanych podarunków, które nie spełniają ustawowych wymogów zwolnienia podatkowego, powinna zostać zaewidencjonowana w kolumnie 8 KPiR (pozostałe przychody). Inny wymóg odnośnie dokumentacji przychodu wiąże się z formularzem PIT-8C. Dokument ten powinien zostać wystawiony przez ofiarodawcę w kolejnym roku podatkowym i dostarczony obdarowanemu do końca lutego. Stanowi on podstawę do rozliczenia przychodu związanego z prezentem w deklaracji PIT.