Jak rozliczać krajową podróż służbową

O sposobie rozliczania krajowej podróży służbowej decydują przede wszystkim dwa czynniki:

- czy podróżujący pracownik zatrudniony jest w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, czy też poza budżetówką oraz

- czy pracodawca spoza budżetówki uregulował kwestie związane z podróżami służbowymi wewnętrznie, czy też zdał się na przepisy ogólne, właściwe dla pracowników sfery budżetowej

Na początek omówimy zasady dotyczące pracowników sfery budżetowej oraz tych firm, które nie posiadają w tym zakresie własnych unormowań.

Zgodnie z art. 77(5) Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określone zostały w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Jak wspomnieliśmy na początku - przepisy tego rozporządzenia stosują pracodawcy sfery budżetowej oraz pozostałe firmy, które nie uregulowały zasad odbywania i rozliczania podróży służbowych w przepisach wewnętrznych (regulaminach, umowach o pracę)
.

By nazwać określony wyjazd ,,podróżą służbową", pracownik musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce stałego miejsca pracy. By prawidłowo określić, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy zajrzeć do umowy o pracę i sprawdzić zapis o miejscu pracy.

Najczęściej za miejsce pracy uznawana jest siedziba pracodawcy, inny oddział, biuro, miejscowość bądź obszar geograficzny.

W przypadku pracowników, których miejscem pracy nie jest konkretny adres, ale większy teren, np. województwo - przejazd z jednej miejscowości do drugiej, bez przekraczania granic przypisanego terenu - nie będzie traktowany jako podróż służbowa, a pracownik nie będzie miał prawa do diet i innych należności właściwych dla podróży służbowych.

Podróż służbową poprzedza wydanie przez pracodawcę polecenia wyjazdu. Sam wyjazd musi być związany z realizacją konkretnego zadana służbowego.

*UWAGA! Wyjazd na imprezę integracyjną nie jest podróżą służbową (Izba Skarbowa w Łodzi, 6.02.07 r., nr PB I-3/4117/IN-78/US/2006/AA *

Polecenie wyjazdu oraz późniejsze rozliczenie dokonuje się najczęściej na gotowym druku. Można też wypracować własne wzory dokumentacji. Najważniejsze, by na piśmie pojawiły się wszystkie wymagane elementy oraz by polecenie wyjazdu podpisał pracodawca, bądź upoważniona przez niego osoba.

| W poleceniu uwzględnić należy następujące informacje: |
| --- |
| 1. Dane pracownika 2. Cel podróży 3. Miejsce wyjazdu i miejsce docelowe 4. Czas podróży służbowej 5. Środki lokomocji |

Pracodawca powinien dokładnie określić miejsce rozpoczęcia podróży służbowej. Przepisy dopuszczają sytuację, w której pracownik udaje się w podróż bezpośrednio ze swojego domu. W takim przypadku odpowiedni zapis powinien znaleźć się w poleceniu wyjazdu służbowego.

Prawo pracy zabrania wysyłania w podróż służbową kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - bez ich zgody.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują

1. diety oraz
2. zwrot kosztów:
   • - przejazdów;
   • - noclegów;
   • - dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
   • - innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i w 2007 roku wynosi 23 zł za dobę podróży. Uwaga! Nie jest to doba astronomiczna, ale kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

| Jak liczyć diety |
| --- |
| Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób: 1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: * - od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety * - ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości 2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: * - do 8 godzin - przysługuje połowa diety * - ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. |

Dieta nie przysługuje:

1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika
2. gdy pracownik przebywający w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego
3. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim poruszał się pracownik w podróży służbowej.

Czy będzie to autobus, samolot czy samochód - decyduje pracodawca. Pracownik może występować ze swoimi propozycjami, w szczególności może złożyć wniosek o zgodę na odbycie podróży własnym samochodem, motocyklem bądź motorowerem. Ostatnie słowo należy jednak od pracodawcy.UWAGA! Pracodawca nie może zmusić pracownika, by ten wyjechał w podróż służbową własnym pojazdem

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Jeśli pracownik jedzie w delegację swoim prywatnym pojazdem, przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

1. 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
2. 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3
3. 0,2161 zł - dla motocykla
4. *0,1297 zł *- dla motoroweru UWAGA! Od 14 listopada obowiązują stawki nowe:

| 2007.11.14 | -- | 0.5214 | 0.8358 | 0.2302 | 0.1382 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |

Bywa, że w miejscowości oddelegowania, pracownik musi dojechać z miejsca zamieszkania np. hotelu, do miejsca, w którym wykonuje zlecone mu przez pracodawcę obowiązki.

W takim przypadku, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli w chwili obecnej 4,60 zł.

Na ryczałt nie może liczyć pracownik, który nie poniósł kosztów dojazdów oraz osoba, która na swój wniosek (za zgodą pracodawcy) rozlicza się wg rzeczywistych kosztów dojazdów - na podstawie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.

Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył żadnego rachunku - przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, tj. 34,50 zł.

Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Od 1 stycznia 2007 roku rozporządzenie wzbogacone zostało o regulacje dot. terminu, w jakim pracownik powinien rozliczyć się z podróży oraz zaliczek, jakie może otrzymać w związku z poleceniem wyjazdu służbowego.

I tak, zgodnie z nowym § 8a - pracodawca ma obowiązek przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży, jeśli z takim wnioskiem wystąpi delegowany pracownik.

Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pracodawca może ustalić własne zasady rozliczania delegacji służbowych. Jeśli zdecyduje się na takie rozwiązanie, powinien uregulować warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania - odpowiednie regulacje zamieszcza w umowie o pracę.

Przepisy ograniczają pracodawcę tylko w jednej kwestii - minimalnej wysokości diety. Zgodnie z Kodeksem pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę krajowej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca określił wyższe limity diet, ryczałtów, czy też rozszerzył katalog wydatków, za poniesienie których będzie przysługiwał zwrot.

W takim przypadku trzeba mieć na uwadze konsekwencje podatkowe i ubezpieczeniowe. Od wypłaconych pracownikowi kwot, które przekraczają limity określone w rozporządzeniu, pracodawca musi pobrać zaliczkę na podatek oraz naliczyć składki ZUS.