Jak rozliczać zagraniczną podróż służbową

Podobnie jak przy delegacjach krajowych, o sposobie rozliczania zagranicznej podróży służbowej decydują przede wszystkim dwa czynniki:

- czy podróżujący pracownik zatrudniony jest w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, czy też poza budżetówką oraz

- czy pracodawca spoza budżetówki uregulował kwestie związane z podróżami służbowymi wewnętrznie, czy też zdał się na przepisy ogólne, właściwe dla pracowników sfery budżetowej

Zgodnie z art. 77(5) Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju określone zostały w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Przepisy tego rozporządzenia stosują pracodawcy sfery budżetowej oraz pozostałe firmy, które nie uregulowały zasad odbywania i rozliczania podróży służbowych w przepisach wewnętrznych (regulaminach, umowach o pracę)
.

Podróż służbową poprzedza wydanie przez pracodawcę polecenia wyjazdu. Sam wyjazd musi być związany z realizacją konkretnego zadana służbowego.

Polecenie wyjazdu oraz późniejsze rozliczenie dokonuje się najczęściej na gotowym druku. Można też wypracować własne wzory dokumentacji. Najważniejsze, by na piśmie pojawiły się wszystkie wymagane elementy oraz by polecenie wyjazdu podpisał pracodawca, bądź upoważniona przez niego osoba.

| W poleceniu uwzględnić należy następujące informacje: |
| --- |
| 1. Dane pracownika 2. Cel podróży 3. Miejsce wyjazdu i miejsce docelowe (kraj) 4. Czas podróży służbowej 5. Środki lokomocj |

Czas podróży w delegacjach zagranicznych, które odbywane są drogą lądową, liczy się od momentu przekroczenia granicy Polski, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

*UWAGA! *Czas oczekiwania na odprawę graniczną nie wlicza się do czasu podróży służbowej

Gdy pracownik leci samolotem lub płynie statkiem - czas podróży oblicza się inaczej.

Zgodnie z rozporządzeniem, czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• - lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
  • - morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego

Prawo pracy zabrania wysyłania w podróż służbową kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - bez ich zgody.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują

1. diety oraz
2. zwrot kosztów:

• - przejazdów i dojazdów
• - noclegów
• - innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

Dieta przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diet, w podziale na poszczególne kraje, określona została w załączniku do rozporządzenia.

| Diety i ryczałty w niektórych krajach |
| --- |
| FRANCJA: dieta - 45 EUR limit na nocleg - 120 EUR HISZPANIA: dieta - 48 EUR limit na nocleg - 120 EUR NIEMCY: dieta - 42 EUR limit na nocleg - 103 EUR SŁOWACJA: dieta - 33 EUR limit na nocleg - 70 EUR WŁOCHY: dieta - 42 EUR limit na nocleg - 105 EUR Zobacz wszystkie kraje |

Dieta przysługuje za dobę podróży w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Uwaga! Nie jest to doba astronomiczna, ale kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Dietę oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę podróży:

- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio naSkorzystaj z kalkulatora

1. śniadanie - 15% diety;
2. obiad - 30% diety;
3. kolację - 30% diety;
4. inne wydatki - 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25%.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety.

Koszty przejazdu uzależnione są od środka lokomocji, jakim poruszał się pracownik w podróży służbowej.

Czy będzie to autobus, samolot czy samochód - decyduje pracodawca. Pracownik może występować ze swoimi propozycjami, w szczególności może złożyć wniosek o zgodę na odbycie podróży własnym samochodem osobowym. Ostatecznie decyduje pracodawca.

Uwaga! Pracodawca nie może zmusić pracownika, by ten wyjechał w podróż służbową swoim własnym pojazdem.

Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Jeśli pracownik jedzie w delegację swoim prywatnym autem, przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

1. *0,4894 zł *- dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3
2. 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Bywa, że w miejscowości oddelegowania, pracownik musi dojechać z miejsca zamieszkania np. hotelu, do miejsca, w którym wykonuje zlecone mu przez pracodawcę obowiązki.

W takim przypadku, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety.

Dodatkowo, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Ryczałty na dojazdy nie przysługują, jeżeli:

1. pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym)
2. strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy
3. pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% ww. limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Pracownik nie może liczyć na zwrot kosztów noclegu, ani na 25% ryczał, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewni mu bezpłatny nocleg.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków.

Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.

Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju.

Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Pracownik rozlicza się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

Do rozliczenia kosztów podróży załącza się dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Uwaga! Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Pracodawca może ustalić własne zasady rozliczania delegacji służbowych. Jeśli zdecyduje się na takie rozwiązanie, powinien uregulować warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania - odpowiednie regulacje zamieszcza w umowie o pracę.

Przepisy ograniczają pracodawcę tylko w jednej kwestii - minimalnej wysokości diety. Zgodnie z Kodeksem pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę zagranicznej podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (obecnie 23 zł).

Uwaga! Jeśli pracodawca nie ureguluje w przepisach wewnętrznych zasad rozliczania podróży służbowych - obowiązywać będą w całości przepisy właściwe dla pracowników sfery budżetowej

Nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca określił wyższe limity diet, ryczałtów czy też rozszerzył katalog wydatków, za poniesienie których pracownik otrzyma zwrot.

W takim przypadku trzeba mieć na uwadze konsekwencje podatkowe i ubezpieczeniowe. Od wypłaconych pracownikowi kwot, które przekraczają limity określone w rozporządzeniu, pracodawca musi pobrać zaliczkę na podatek oraz naliczyć składki ZUS.