Złożoność zagadnień podatkowych sprawia, że wielu przedsiębiorców zleca prowadzenie księgowości biurom rachunkowym. W związku z tym na rynku usług księgowych jest silna konkurencja. Co wziąć pod uwagę wybierając biuro rachunkowe?
Tradycyjnie rozumiana rachunkowość, to prowadzenie ewidencji dla celów podatkowych, np. podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz archiwizacja dokumentów finansowych.
Taka dokumentacja musi być składowana do chwili przedawnienia się zobowiązań wobec fiskusa (tzn. przez kolejne pięć lat podatkowych). Jednak w praktyce, usługi biur rachunkowych często wykraczają poza obszar tradycyjnie pojmowanej rachunkowości. Presja konkurencji rynkowej sprawia, że w ofercie takich firm coraz częściej pojawiają się następujące pozycje:
- szeroki zakres doradztwa (zakładanie firmy, optymalizacja kosztów, wybór formy opodatkowania)
.
- reprezentowanie przedsiębiorcy w toczących się postępowaniach podatkowych (po wcześniejszym uzyskaniu pełnomocnictwa procesowego),
- korygowanie błędów, które zostały popełnione przez inne biura lub samodzielnie rozliczającego się podatnika,
- narzędzia online do fakturowania i wglądu w operacje księgowe,
- weryfikacja i sporządzanie umów cywilnoprawnych,
- prowadzenie dokumentacji kadrowej,
- audyt dokumentacji firmowej.
Przed wyborem biura rachunkowego, warto sprawdzić czy wybrana firma zapewnia usługi z powyższej listy.
Czy usługi księgowe są bezpieczne?
Podpisanie umowy z biurem rachunkowym w żadnym stopniu nie ogranicza odpowiedzialności przedsiębiorcy za ewentualne błędy i niedopatrzenia, które wykryje fiskus. Współpraca ze specjalistą księgowym polega na udzieleniu mu pełnomocnictwa do sporządzania i podpisywania deklaracji podatkowych w imieniu zleceniodawcy. Jednak to przedsiębiorca nadal ponosi konsekwencje, które wiążą się np. z błędnymi zapisami w KPiR (odsetki podatkowe oraz odpowiedzialność karnoskarbowa).
Warto jednak pamiętać, że biuro rachunkowe odpowiada za wyrządzone szkody na podstawie sporządzonej umowy, a bezpieczeństwo klientów zapewnia obowiązkowa polisa OC. W związku z tym, jeżeli klient ucierpi w wyniku błędów biura rachunkowego, może domagać się odszkodowania.
Jakość usług księgowych ma niebagatelne znaczenie dla kondycji finansowej przedsiębiorcy. Dlatego obowiązujące prawo przewiduje dość restrykcyjne wymagania dla biur rachunkowych. Najważniejsze aspekty dotyczą:
- *Kwalifikacji zawodowych *– przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe (lub jeden z jego pracowników) musi uzyskać imienny certyfikat, który jest wydawany przez Ministra Finansów. O taki dokument mogą się ubiegać osoby, które ukończyły studia wyższe lub podyplomowe z zakresu rachunkowości oraz posiadają trzyletni staż zawodowy w księgowości. Możliwe jest również uzyskanie wspomnianego certyfikatu po zdaniu specjalnego egzaminu państwowego – wówczas niezbędne są: dwuletni staż w księgowości oraz wykształcenie średnie.
- Obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) – przedsiębiorstwa, które zajmują się usługowym prowadzeniem ksiąg podatkowych muszą wykupić polisę OC. Minimalna suma gwarancyjna dla biur oferujących rozliczenia w ramach KPiR oraz ryczałtu ewidencjonowanego wynosi 5000 euro.
Na co zwracać uwagę?
Intensywna konkurencja rynkowa wywiera silną presję na cenniki biur rachunkowych. Oczywiście, taka sytuacja jest korzystna z punktu widzenia przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać, że niska cena nie zawsze idzie w parze z jakością świadczonych usług. Liczą się nie tylko rzetelność prowadzenia rozliczeń i dokumentacji, ale i zakres świadczonych usług.
Wybierając biuro rachunkowe warto wziąć pod uwagę:
- *Długość i zakres wsparcia merytorycznego *– warto zwrócić uwagę na to w jakich godzinach dostępne jest wsparcie księgowe, przez jakie kanały komunikacji oraz jaką tematykę obejmuje. Oczywiście, im bardziej elastyczny czas pracy biura, tym większa szansa, że klient w razie potrzeby uzyska wsparcie, którego potrzebuje. Ponadto, wsparcie merytoryczne może także obejmować np. doradztwo dotyczące optymalizacji kosztów firmowych.
- Dostępność dokumentacji – może się zdarzyć, że przedsiębiorca potrzebuje faktury przekazanej wcześniej do biura rachunkowego. Warto sprawdzić czy łatwo można ją odzyskać. Nowoczesne biura rachunkowe skanują dokumenty i są w stanie dostarczyć je przedsiębiorcom drogą elektroniczną.
- *Formy komunikacji i dodatkowe usługi – *nowoczesne biura rachunkowe umożliwiają przesyłanie niezbędnych dokumentów kurierem lub drogą elektroniczną, udostępniają narzędzia do fakturowania oraz dają wgląd w operacje księgowe. Wykorzystanie nowoczesnych metod komunikacji to rozwiązanie, które oszczędza czas przedsiębiorcy, a także redukuje koszty związane z dojazdem.
- Umowny zakres odpowiedzialności – należy zwrócić uwagę na to, jaki zakres odpowiedzialności za sprawy księgowe przewiduje umowa z biurem rachunkowym. Niska cena usług księgowych może wiązać się np. z brakiem reprezentacji przedsiębiorcy przed urzędami.
- Przynależność do organizacji branżowych – warto sprawdzić czy wybrane biuro rachunkowe należy do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. To najstarsza polska organizacja zrzeszająca księgowych, która m.in. dba o kompetencje i jakość usług księgowych swoich członków. Inna organizacja o podobnym charakterze to Centrum Informacji Księgowej.
- *Wysokość sumy gwarancyjnej – *suma gwarancyjna wyznacza limit odpowiedzialności ubezpieczyciela. Wobec tego wyższa kwota polisy OC biura rachunkowego zwiększa szansę na całkowite skompensowanie ewentualnych szkód, które mogą powstać na wskutek błędu księgowego. Wyegzekwowanie sumy wykraczającej poza wartość ubezpieczenia może być niemożliwe.
- *Opinia – *solidne biura rachunkowe mogą pochwalić się pisemnymi referencjami od swoich klientów. Opinie na temat rzetelności danej firmy często są dostępne w Internecie. Inny sposób weryfikacji biura księgowego to zasięgnięcie informacji u jego aktualnych klientów.
Wybrałem biuro rachunkowe – co teraz?
Po dokonaniu wyboru biura rachunkowego, należy spisać umowę o świadczenie usług księgowych oraz podpisać odpowiednie pełnomocnictwa, które upoważnią biuro np. do składania deklaracji w imieniu przedsiębiorcy lub reprezentowania go przed urzędami. Zwykle na przedsiębiorcy ciąży konieczność powiadomienia urzędów o tym kto odpowiada za jego księgowość oraz gdzie archiwizowana jest dokumentacja. Te dane muszą znaleźć się we wniosku CEIDG-1. Niektóre biura rachunkowe dopełniają jednak tej czynności za przedsiębiorcę na podstawie odpowiedniego upoważnienia.
W pkt. 21 formularza CEIDG-1 należy uzupełnić _ Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy _, zaś w pkt. 22 _ Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy _. Przedsiębiorca otwierający firmę, musi pamiętać aby odpowiednie dane biura rachunkowego wpisać we wniosku o wpis do CEIDG, podczas zakładania firmy. Natomiast przedsiębiorca zmieniający biuro rachunkowe, powinien złożyć wniosek o zmianę wpisu do CEIDG, w terminie do 7 dni od daty nastąpienia zmiany. Do obu celów stosuje się ten sam formularz – CEIDG-1.
Wypełniony wniosek CEIDG-1 składa się w urzędzie miasta lub gminy. Można to zrobić osobiście, pocztą (z notarialnym potwierdzeniem podpisu) lub elektronicznie, dla osób, które posiadają tzw. profil zaufany lub podpis elektroniczny.
