Odbiór faktury przez upoważnionego do tej czynności pracownika jest zjawiskiem powszechnym w praktyce wielu przedsiębiorstw. Niewątpliwie jednak równie powszechnym jest zapominanie przez pracownika o tym, że dokumenty należy przekazać do firmy.
Często więc faktury docierają do księgowości z dużym opóźnieniem, co może rodzić wątpliwości w kwestii ujęcia wydatku w księgach rachunkowych.
Zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (ustawy), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przez nią przychody i związane z tymi przychodami koszty dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty.
Ponadto w myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym okresie sprawozdawczym wystąpiło.
Dodatkowo należy podkreślić, że zapisów w księgach jednostki dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, którymi mogą być zarówno dokumenty o charakterze zewnętrznym jak i wewnętrznym.
Jeżeli zatem przyjmiemy, że typowym dla przedsiębiorstw okresem sprawozdawczym jest miesiąc, to zgodnie z powyższymi zasadami wszystkie zdarzenia powinny być ewidencjonowane w miesiącu, którego dotyczą i na podstawie, bądź dokumentu zewnętrznego jakim jest np. faktura, bądź dowodu wewnętrznego, którym w przypadku zakupu towarów i materiałów jest dokument Pz - przyjęcie zewnętrzne.
Dostarczenie przez pracownika z dużym opóźnieniem faktury za dostawę materiałów czy towarów nie powinno mieć wpływu na ujęcie zdarzenia w księgach w okresie, którego dotyczyło. Należy w takich przypadkach sporządzić dowód wewnętrzny i wykazać dostawę towarów czy materiałów jako niefakturowaną.
| Rozliczenie zakupu | |||
|---|---|---|---|
| Konto | Treść | Wn | Ma |
| 1. Sierpień - Pz - przyjęcie zakupionych materiałów | |||
| 30- | Rozliczenie zakupu przyjęcie zakupionych materiałów | 5.000 | |
| 31- | Materiały przyjęcie zakupionych materiałów | 5.000 | |
| 2. Sierpień - Rw - rozchód zakupionych materiałów | |||
| 31- | Materiały rozchód zakupionych materiałów | 5.000 | |
| 4- | Zużycie materiałów rozchód zakupionych materiałów | 5.000 | |
| 3. Listopad - Faktura VAT - dostarczona przez pracownika z opóźnieniem faktura dokumentująca zakup materiałów w sierpniu. | |||
| 30- | Rozliczenie zakupu zakup materiałów | 5.000 | |
| 20- | Rozrachunki z dostawcami zakup materiałów | 6.100 | |
| 22- | Rozrachunki z tyt. VAT zakup materiałów | 1.100 |
Często jednak okazuje się, że przechowywana przez pracownika faktura dotyczy drobnych wydatków np. na zakup paliwa. Wówczas należy kierować się przede wszystkim istotnością poniesionego wydatku i tym czy brak ewidencji tego wydatku w miesiącu, którego dotyczył będzie miał znaczący wpływ na prawidłowe przedstawienie sytuacji majątkowo-finansowej jednostki.
Pracownik działu księgowości w BSO Outsourcing Sp. z o.o. we Wrocławiu