Jak zaoszczędzić na firmowym serwerze

W czasach, kiedy firmy coraz chętniej zatrudniają tzw. telepracowników, własny serwer staje się koniecznością. Umożliwia bowiem sprawny dostęp do aktualnych wersji dokumentów czy kalendarza spotkań. Pomaga również polepszyć jakość komunikacji pomiędzy partnerami biznesowymi oraz na linii klient – firma.

Mimo znacznych oszczędności oraz poprawy efektywności, jakie niesie ze sobą ta technologia, wiele przedsiębiorstw nadal powstrzymuje się przed jej wdrożeniem, głównie ze względu na stosunkowo wysokie nakłady finansowe. Jak więc uniknąć przynajmniej części kosztów związanych z zakupem i utrzymaniem serwera?

Kupując pierwszy serwer bądź rozwijając infrastrukturę serwerową warto zapoznać się z możliwościami dofinansowania tej inwestycji. Wsparcie finansowe w tym zakresie proponuje, m. in. Unia Europejska. W ramach działania 8.1 POIG dotacje mogą otrzymać e-biznesy, czyli firmy mające na celu świadczenie usług drogą elektroniczną (usług cyfrowych). W tego rodzaju przedsiębiorstwach serwer jest niezbędnym elementem rozbudowanej infrastruktury informatycznej.

- _ Działanie 8.1 __ umożliwia nie tylko uzyskanie wsparcia na powstanie e-usługi, ale również na wszelkie bieżące działania firmy, związane z jej wdrażaniem. Obejmuje więc zakup odpowiedniego serwera, bądź najem powierzchni serwerowej, czyli hosting – _mówi Sonia Leszkowicz - Baczyńska, konsultant ds. funduszy UE w firmie ECDF **- _ To doskonała szansa dla e-biznesów, jednak należy pamiętać, że w tym roku przewidziano tylko jeden konkurs w ramach działania 8.1. Rozpocznie się on 9 maja a zakończy 3 czerwca. _ W konkursie startować mogą podmioty działające nie dłużej niż rok i zatrudniające nie więcej niż 50 pracowników.

Inną okazją na pozyskanie środków na zakup lub rozbudowę środowiska serwerowego jest działanie 8.2 POIG. Program ten skierowany jest głównie do firm, które chcą rozwinąć rozwiązania B2B, polepszając tym samym jakość współpracy biznesowej z innymi przedsiębiorstwami. W tym obszarze serwer może okazać się niezwykle pomocny, o ile nie niezbędny. Znacznie ułatwi on zamawianie towaru, wysyłanie ofert handlowych drogą elektroniczną, czy obrót dokumentów pomiędzy partnerami biznesowymi. Przedsiębiorstwo może uzyskać dofinansowanie między innymi na zakup licencji i oprogramowania, które mają doprowadzić do rozwoju rozwiązań B2B w firmie, jak również nowych i używanych środków trwałych, w tym serwerów.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/159/t111775.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/zarzadzanie/artykul/co;robic;gdy;nie;dziala;strona;www,94,0,686942.html) Co robić, gdy nie działa strona WWW
Firma nie może natomiast otrzymać środków na hosting. Maksymalny udział dofinansowania z UE w ramach tzw. wydatków kwalifikowanych projektu wynosi w przypadku Działania 8.1 POIG – 80 proc., natomiast w przypadku Działania 8.2 POIG można liczyć na dofinansowanie do 70 proc. kosztów.

Na atrakcyjność całego programu Innowacyjna Gospodarka wpływa także fakt, iż w ramach funduszu wypłacane są zaliczki. Ich wypłata odbywa się na początku realizacji inwestycji i może wynosić do 30 proc. całości kwoty, która została przyznana w ramach dofinansowania.

Jedną z głównych obaw firm, rozważających zakup serwera jest bezpieczeństwo przechowywanych na nim danych. Ich utrata wiąże się nierzadko z paraliżem pracy całego przedsiębiorstwa oraz znacznym utrudnieniem komunikacji pomiędzy pracownikami i kontrahentami. Ponadto uszkodzenia fizyczne sprzętu mogą okazać się na tyle rozległe, że do odzyskania informacji niezbędna będzie pomoc specjalistów. Taka usługa pochłania wiele czasu oraz znaczne środki finansowe. Dlatego konieczne jest wcześniejsze wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń.

Do ochrony najważniejszych danych, zapisanych na firmowych serwerach może posłużyć technologia backupu danych online. Takie rozwiązanie jest stosunkowo niedrogie, a w porównaniu z klasycznymi nośnikami, używanymi do tworzenia kopii zapasowych, pozwala zaoszczędzić również dużo czasu. Backup wykonywany jest bowiem automatycznie, zgodnie z ustaloną przez administratora konta częstotliwością.

- _ Chociaż działanie programu nie przeszkadza w bieżącej pracy, zaleca się ustawienie terminu tworzenia kopii zapasowych w nocy, kiedy pracownicy nie dokonują zmian w dokumentach. Przy wyborze firmy, dostarczającej usługę, warto zwrócić uwagę na to, czy oferowana aplikacja jest kompatybilna z popularnymi oprogramowaniami serwerowymi, np. Microsoft Windows Server lub Microsoft SQL Server _ – radzi Wiktor Słup-Ostrawski, Key Account Manager firmy TotalSafe, dystrybutora programu BitBank.

Dodatkowo, konieczne jest zapoznanie się z kwestiami formalno-prawnymi. Jeżeli bowiem firma zamierza umieszczać na zewnętrznym serwerze kopie plików zawierających dane osobowe, to powinna sprawdzić, czy dostawca programu spełnia wymogi stawiane przez GIODO w kwestii ich przechowywania.

Oddzielne regulacje obowiązują również w przypadku dokumentów księgowych firmy. Ponieważ wiele z nich (np. e-faktury) należy przechowywać na terenie krajów Unii Europejskiej, konieczne jest sprawdzenie lokalizacji serwerów, na które wysyłane będą kopie plików.

Wiele przedsiębiorstw z sektora MSP obawia się nie tylko wydatków na sprzęt serwerowy [ ( http://static1.money.pl/i/h/31/t91679.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/zarzadzanie/artykul/jak;zamowic;firmowy;hosting,204,0,664268.html) Jak zamówić firmowy hosting?
i oprogramowanie, ale także kosztów zatrudnienia, bądź przeszkolenia osób odpowiedzialnych za ich obsługę informatyczną. Szkolenia o specjalistycznej tematyce w zakresie IT nie należą bowiem do najtańszych. Również w tym obszarze przedsiębiorstwa mogą liczyć na wsparcie finansowe z Unii Europejskiej. Środki z wcześniej opisanego działania 8.2 POIG mogą być przeznaczone także na sfinansowanie szkoleń dla osób zaangażowanych w realizację projektu. Innym sposobem pokonania tej bariery dla przedsiębiorstw z sektora MSP okazują się bezpłatne szkolenia organizowane przez wiele firm i współfinansowane przez UE.

- _ Przewidzieliśmy organizację 111 szkoleń z zakresu infrastruktury serwerowej, w których docelowo weźmie udział 1110 uczestników. __ Obejmują one pięć bloków tematycznych: Windows Server 2008, Microsoft SQL Server 2008, Exchange Server 2010, BizTalk Server 2006, MS SQL Server 2008 Windows 7. Pracownicy zdobędą wiedzę z zakresu obsługi, narzędzi, instalacji i konfiguracji podstawowych oprogramowań serwerowych Microsoft – _tłumaczy Emilia Pichiewicz, koordynator projektu z firmy F5 Konsulting, organizującej szkolenia dla pracowników mikro- i małych przedsiębiorstw z Wielkopolski.

Od uczestników wymagane są odpowiednie umiejętności informatyczne (tematyka specjalistyczna w zakresie IT) oraz znajomość języka angielskiego, w stopniu pozwalającym na poruszanie się po dokumentach branżowych. Szkolenia pozwolą na zdobycie wszechstronnych umiejętności, koniecznych do tworzenia i utrzymania dynamicznej infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach działania 8.1 POKL. UE gwarantuje stuprocentowe dofinansowanie projektu, co oznacza, że są one całkowicie bezpłatne dla przedsiębiorstw.

Autorka jest pracownikiem agencji Dobocom