Jak zapewnić firmie wiele domen pocztowych

Wybierając serwer najczęściej zwraca się uwagę z jednej strony na niski koszt utrzymania usługi, z drugiej na jej parametry. Te dwa czynniki są zwykle najszerzej opisane i akcentowane w niemal każdej ofercie. Jednak z uwagi na to, jak wiele zależy od hostingu konieczne jest zagłębienie się w jego szerszą specyfikację i dokładne poznanie również funkcjonalności, które użytkownik otrzymuje za daną kwotę. Dopiero dostępne tam informacje pokazują, jakie możliwości daje usługodawca, a tym samym, jak efektywnie może być wykorzystywana usługa.

Firma przykładająca należytą wagę do sprawnego komunikowania się za pomocą poczty elektronicznej z pewnością powinna zwrócić uwagę na liczbę kont pocztowych, które można utworzyć na serwerze. Najlepszym wyborem jest zakup usługi charakteryzującej się możliwością tworzenia nieograniczonej liczby kont e-mail w ramach serwera. Dzięki temu założenie skrzynki pocztowej dla zatrudnionego pracownika, czy konieczność stworzenia adresu na potrzeby prowadzonej działalności, nigdy nie będzie stanowiło trudności.

W ten sposób każdy pracownik może mieć służbowy adres e-mail (np. jan.kowalski@firma.pl), dzięki czemu z jednej strony będzie bardziej wiarygodny w oczach kontrahentów i klientów, a z drugiej kontakt będzie bardziej spersonalizowany. Możliwe jest także dowolne tworzenie kont pocztowych dla poszczególnych działów w firmie, np. marketing@firma.pl, hr@firma.pl, bok@firma.pl. W ten sposób tworzy się wizerunek dużej firmy, nawet jeżeli wiadomości docierają do jednej osoby. Atutem tego jest również chronienie personaliów pracownika odpowiedzialnego za kontakt.

Bardziej zaawansowaną funkcjonalnością jest możliwość tworzenia adresów e-mail posiadających tą samą nazwę (człon przed @), ale zbudowanych w rożnych domenach przekierowanych na dany serwer.

Rozwiązanie to jest cenione przez dynamiczne firmy, gdyż zapewnia im swobodny rozwój, jednocześnie nie generując dodatkowych kosztów związanych z koniecznością zakupu kolejnego serwera. Z uwagi na to, że dostępne obecnie na polskim rynku hostingu oferty są w pełni wystarczające dla zaspokojenia potrzeb większości przedsiębiorstw, taka oszczędność może być niemała.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/200/t85704.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/zarzadzanie/artykul/nie;warto;oszczedzac;na;wydatkach;na;serwer,51,0,679219.html) Nie warto oszczędzać na wydatkach na serwer
Przykładowo oferowany za 300 zł netto serwer umożliwia zamieszczenie 25 GB danych przyznając jednocześnie 5000 GB transferu rozliczanego w skali roku. Takie parametry pozwalają użytkownikom naprawdę na wiele. Serwer może stanowić np. zaplecze wirtualne dla większej liczby podmiotów. W ten sposób prowadząc kilka odrębnych działalności gospodarczych serwer pomieści nie tylko ich strony WWW i wszystkie niezbędne pliki, ale także będzie stanowił platformę komunikacyjną. Dzięki możliwości tworzenia adresów e-mail posiadających jednakowy login w różnych domenach można zachować intuicyjny schemat komunikacji. W ten sposób jako główne adresy pocztowe mogą funkcjonować biuro@firma1.pl i biuro@firma2.pl. W ten sposób klienci przyzwyczajeni do dotychczasowej formy nie powinni mieć trudności z kontaktowaniem się z przedsiębiorstwami.

Kolejny przypadek może dotyczyć firm posiadających kilka serwisów produktowych poświęconych swoim markom. Z uwagi na to, że nie zajmują one dużo miejsca znajdują się zazwyczaj na jednym serwerze. Często jednak zdarza się, że w związku z działaniami promocyjnymi czy handlowymi, konieczne jest stworzenie analogicznych adresów e-mail. Dla przykładu można podać zamawianie produktu. Aby nie stwarzać utrudnień dla klienta najkorzystniejszym wyborem loginu poczty może być słowo _ zamów _, _ zamówienie _, itp. W ten sposób na jednym serwerze mogą współistnieć adresy takie jak: zamow@produkt1.pl, zamow@produkt2.pl.

Podobnie jest w przypadku prowadzenia akcji promocyjnych, np.: konkursów lub loterii. Osoby chętne do udziału w nich mogą to zrobić wysyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres konkurs@nazwakonkursu1.pl lub konkurs@nazwakonkursu2.pl.

Większość zaprezentowanych przykładów odnosi się do nazw ogólnych i konta mogą być zarządzane przez więcej niż jednego pracownika, np. w sytuacji zapytań kierowanych na główny adres biura@firma.pl. W związku z tym warto zwrócić uwagę na udogodnienia wprowadzane przez usługodawcę, w celu sprawnego posługiwania się pocztą.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/142/t85646.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/zarzadzanie/artykul/zakup;domeny;dla;firmy;na;rynku;wtornym,234,0,667114.html) Zakup domeny dla firmy na rynku wtórnym
Przykładem może być zastosowanie protokołu IMAP. Jest on zaawansowaną formą dotychczas stosowanego POP3. Umożliwia on jednoczesne udostępnianie zasobu konta e-mail wielu osobom. Za jego pomocą dostęp do skrzynki pocztowej jest także wygodniejszy, dzięki możliwości pobierania jedynie nagłówków wiadomości na telefon komórkowy.

Po zagospodarowaniu posiadanego serwera może się nagle okazać, że zarządzanie dużą liczbą kont pocztowych nastręcza pewnych trudności. Dlatego nieodzowne jest dobre narzędzie, pozwalające równolegle nadzorować ich zawartość. Możliwość śledzenia na bieżąco stanu wiadomości i dostęp do poszczególnych kont potrafi skrócić czas potrzeby na wykonywanie codziennych czynności związanych z prowadzeniem korespondencji. Wpływa to nie tylko na wygodę komunikowania się w obrębie przedsiębiorstwa i z jego otoczeniem, ale także ma wymiar praktyczny, pozwalając przeznaczyć zaoszczędzony czas na realizację innych działań przedsiębiorstwa.

Usługodawcy udostępniają tego typu narzędzia. Mają one często funkcjonalności pozwalające w wygodny sposób zarządzać swoim czasem i pracą oraz kontaktami. Warto kierować się także tym, czy narzędzie podlega regularnym aktualizacjom.

Co to oznacza w praktyce dla korzystających z usługi? Hostingodawca ma pełną kontrolę nad programem. Wszelkie nieprawidłowości, jakie mogą się pojawić są niezwłocznie usuwane, a oprogramowanie jest stale rozwijane i udoskonalane, aby zwiększać możliwości dawane użytkownikom.

Wybierając hosting można nie zdawać sobie sprawy z jego znaczenia dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zważywszy jednak na to, że wybór taki podejmowany jest często na lata, należy starać się brać pod uwagę jak najszerszy zakres zagadnień związanych z jego działaniem, wpływających na firmę. Funkcja komunikacyjna wysuwa się tu na pierwszy plan, dlatego należy uwzględnić jej znaczenie w świetle planowanego (lub nagłego) rozwoju.

Autorka jest kierownikiem sekcji marketingu w NetArt (www.nazwa.pl)