Przed 1 maja obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym zawierało listę elementów, jakie powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT. Jednym z takich elementów były czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.
Nowe rozporządzenie, regulujące zasady wystawiania faktur, nie zawiera już wymogu podpisywania faktur. Wyjątkiem pozostają te wystawiane przez rolników. I tak faktury VAT RR nadal będą wymagały czytelnych podpisów osób uprawnionych do ich wystawienia i otrzymania oraz imion i nazwisk tych osób (art. 116 ust. 2 pkt 13 ustawy o VAT ).
Od 1 maja br. zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 97, poz. 971), faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:
- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
- numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym
- nazwę towaru lub usługi
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
- wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
- stawki podatku
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie
A ponadto:
· faktury wystawiane przez małych podatników dodatkowo powinny zawierać oznaczenie „FAKTURA VAT - MP” oraz termin płatności należności określonej w fakturze
· faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu
· w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług objętych stawką podatku niższą niż 22 proc. oraz dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku nazwa towaru lub usługi obejmuje także symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, chyba że ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy nie powołują tego symbolu. W tym przypadku należy podać przepis, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie lub obniżoną stawkę podatku
· faktury dokumentujące świadczenie usług turystyki (art. 119 ustawy o VAT) oraz czynności, których podstawą opodatkowania jest marża (art. 120 ustawy o VAT) zawierać powinny dane określone w punktach 1-5 i 12 powyżej, oraz wyrazy „VAT marża”
Wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest wymagane, jeżeli sprzedaż jest opodatkowana, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od:
· 6,18 zł – w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 3 proc.
· 6,42 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7 proc.
· 7,32 zł - w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22 proc.
Kwoty podatku wykazuje się w złotych bez względu na to, w jakiej walucie określona jest kwota należności w fakturze.
Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
Faktury wystawiane w transakcjach wewnątrzwspólnotowych powinny także zawierać:
· w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów - faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać numer identyfikacji podatkowej podatnika dokonującego dostawy (zarejestrowanego jako podatnik VAT UE); numer ten powinien być poprzedzony kodem PL. Ponadto na fakturze należy umieścić właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod tego państwa (rozporządzenie powołuje 2 wyjątki od tych zasad)
· w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, faktura stwierdzająca dokonanie dostawy powinna dodatkowo zawierać moment (datę) dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu w przypadku pojazdów lądowych, ilość godzin roboczych używania nowego środka transportu – dla pojazdów wodnych i statków powietrznych
· w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) faktura wystawiana przez drugiego w kolejności podatnika powinna zawierać dodatkowo:
- adnotację "VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135-138 ustawy o ptu" lub "VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 28c (E) szóstej dyrektywy"
- stwierdzenie, że podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej
- numer identyfikacji podatkowej poprzedzony kodem PL, który jest stosowany przez niego wobec pierwszego i ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej
- numer identyfikacyjny stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej ostatniego w kolejności podatnika