Korekta czy anulowanie faktury - od czego to zależy?

Przedsiębiorcy często mają wątpliwości, kiedy można anulować fakturę, a kiedy konieczne jest wystawienie korekty tego dokumentu. Sytuacji nie ułatwiają często zmieniające się przepisy dotyczące fakturowania. Warto dowiedzieć się, jakie zasady obowiązują w tym zakresie w 2014 roku.

Anulować można wyłącznie fakturę, która nie trafiła jeszcze do obrotu (nie została doręczona nabywcy), a czynność objęta fakturą nie została jeszcze dokonana, tzn. nie doszło do dostawy towaru lub wykonania usługi. To podstawowa zasada, o której powinien pamiętać każdy przedsiębiorca. Innymi słowy, jeśli faktura została wysłana do klienta, to już nie można jej anulować.

Przykłady sytuacji, w których anulowanie faktury jest dopuszczalne:

• Przedsiębiorca wystawił fakturę, ale nie wysłał jej do klienta, a klient zrezygnował i ostatecznie do dostawy towaru lub wykonania usługi nie doszło. Od stycznia 2014 r. istnieje możliwość wystawiania faktur nawet na 30 dni przed dokonaniem sprzedaży, w związku z czym takie sytuacje, jak rezygnacja kontrahenta po wystawieniu faktury a przed realizacją transakcji mogą zdarzać się częściej, niż miało to miejsce w latach ubiegłych. Rezygnacji klienta nie należy mylić z odstąpieniem przez niego od umowy i zwrotu towaru w terminie 10 dni (do czego w przypadku sprzedaży wysyłkowej ma prawo). Wówczas możliwe jest wyłącznie wystawienie korekty faktury.
• Przedsiębiorca wysłał zamówiony towar do klienta wraz z dołączoną fakturą, klient jednak przesyłki nie odebrał i ostatecznie wróciła ona do firmy wraz z dokumentem księgowym.
• Przedsiębiorca wysłał przesyłkę z towarem i fakturą do kontrahenta, ale ta uległa zniszczeniu lub została zgubiona i nie dotarła do adresata, ani nie wróciła do nadawcy.
• Przedsiębiorca wystawił fakturę, ale jeszcze przed przekazaniem jej klientowi zorientował się, że zawiera ona błędne dane. Anulowanie faktury jest więc dopuszczalne tylko, gdy dokument został wydrukowany, ale nie trafił do klienta.

Jeżeli przedsiębiorca zorientuje się, że źle wystawił fakturę zaraz po jej wydrukowaniu może po prostu zniszczyć dokument, a kolejna wystawiona faktura otrzyma ten sam numer.

Sprawa komplikuje się, gdy po wystawieniu wadliwej faktury sporządzone zostały następne dokumenty księgowe z kolejnymi numerami. Wówczas należy przekreślić fakturę, opisać podając przyczynę i datę anulowania oraz zachować na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Jeżeli anulowana faktura została już ujęta w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, konieczne jest sporządzenie korekty deklaracji i obniżenie wyliczonego w niej podatku VAT.

Jeżeli faktura została już wprowadzona do obiegu, jedyną możliwością zmiany zawartych w niej danych jest wystawienie przez przedsiębiorcę korekty faktury. Korektą można zmienić widniejące na fakturze pierwotnej dane dotyczące stron transakcji, stawkę i kwotę VAT, cenę, nazwę towaru, itp.

Gdy klient rezygnuje z usługi lub zwraca towar, a faktura została już wystawiona i trafiła do niego, to wystawia się korektę z kwotą obniżoną do zera. Oprócz tego, korekty wystawia się też m.in. po odkryciu błędu na fakturze wysłanej do klienta, w sytuacji obniżenia ceny pierwotnej na skutek rabatu lub promocji, itp.

Standardowo uzyskuje się od nabywcy potwierdzenie odbioru korekty, gdyż według ogólnej zasady wtedy możliwe jest obniżenie VAT-u (jeżeli korekta nie skutkuje zmniejszeniem VAT nie jest potrzebne potwierdzenie odbioru). Od 1 stycznia 2014 r. przedsiębiorca ma jednak prawo do dokonania korekty VAT w sytuacji, gdy nie posiada potwierdzenia odbioru korekty. Wówczas muszą być spełnione dwa warunki:

• została podjęta próba doręczenia faktury korygującej, co jest udokumentowane,
• z przechowywanej dokumentacji wynika, że nabywca jest świadomy warunków transakcji określonych na fakturze korygującej.

Aby spełnić pierwszy warunek należy posiadać zwrotne potwierdzenie odbioru korespondencji zawierającej korektę faktury. Drugi warunek jest spełniony, gdy przedsiębiorca posiada dowód zapłaty lub potwierdzenie korespondencji handlowej, dzięki której możliwe jest ustalenie, jaka kwota została faktycznie zapłacona z tytułu transakcji.

Inne zasady dotyczące faktury korygującej, o których trzeba pamiętać w 2014 r.:

• Na każdej korekcie należy zamieścić jej przyczynę, np. „zwrot towaru”, „rezygnacja z z zamówionej usługi”.
• Na skorygowanym dokumencie nie jest konieczne umieszczanie treści pierwotnej – wystarczy zawrzeć w niej nowe, poprawione dane.
• Korekta faktury nie wymaga podpisów żadnej ze stron transakcji (korektę można więc przesłać do kontrahenta e-mailem).

Przedsiębiorca nabywający towar lub usługi, który otrzyma fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się ze sprzedawcą lub nabywcą albo oznaczeniem towaru lub usługi, z wyłączeniem pomyłek w pozycjach faktury dotyczących ceny, czy stawek podatku może wystawić notę korygującą.

Na nocie korygującej powinna znaleźć się zarówno treść pierwotna, jak i treść poprawiona, a dokument zawsze musi zostać zaakceptowany przez wystawcę faktury pierwotnej (wystarczy akceptacja mailowa).

Warto znać aktualne zasady anulowania i korygowania faktur, gdyż nieprawidłowości w tym zakresie mogą skutkować koniecznością zapłaty grzywny karnoskarbowej. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca, który wystawia fakturę w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Karze 180 stawek dziennych podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury, bądź dowodu zakupu towaru.

W przypadku czynów o mniejszej wadze, stosowanie nierzetelnych faktur karane jest grzywną za wykroczenie.