Pierwszym blokiem wypełnianym w zgłoszeniu ubezpieczonego ZUS ZUA jest blok danych organizacyjnych.
Wybierając jedno z pól określamy, czy złożony przez nas druk ma być traktowany jako zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego, czy zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych, czy też chcemy zgłosić korekty lub zmiany danych podanych w dokonanym już zgłoszeniu.
Jeżeli daną osobę już zgłosiliśmy do ubezpieczeń, ale zachodzi konieczność zmiany lub korekty danych, wtedy w bloku „Dane organizacyjne" wybieramy pole 03, w które należy wpisać odpowiednio 1 lub 2.
Zmianę danych (1) płatnik składek zgłasza wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Zmiana ta spowoduje zmianę danych na bieżąco.
| Przykład |
| --- |
| W zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA został podany adres zameldowania. Bloki dotyczące adresu zamieszkania i adresu do korespondencji pozostały niewypełnione, ponieważ adresy te nie różniły się od adresu zameldowania. We wrześniu 2004 r. ubezpieczony zgłosił pracodawcy, że chce otrzymywać korespondencję na inny adres. Płatnik składek powinien złożyć druk ZUS ZUA, wpisując 1 w polu 03 w bloku danych organizacyjnych. Cały druk powinien zostać wypełniony tak jak było wypełnione pierwotne zgłoszenie, natomiast dodatkowo w bloku XIV w polach od 01 do 09 powinien zostać podany adres do korespondencji. |
Korektę danych (2) płatnik składek przekazuje wtedy, gdy poprawia, usuwa błąd *w danych, który popełniony został we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Korekta danych *zmieni dane wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.
| Przykład |
| --- |
| W zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA został podany adres zameldowania. Pracownik zgłosił, że nie otrzymuje z ZUS-u Informacji o stanie konta ubezpieczonego. Pracodawca wyjaśniając przyczynę takiej sytuacji ustalił, że przy zgłoszeniu pracownik podał nieprawidłowy numer domu i taki niepoprawny adres został wpisany na druku zgłoszenia. Po wykryciu błędu pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZUA, wpisując 2 (korekta) w polu 03 w bloku danych organizacyjnych. Cały druk powinien zostać wypełniony tak jak było wypełnione pierwotne zgłoszenie, z wyjątkiem pola 05 w bloku XII „Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu", gdzie powinien zostać podany prawidłowy numer domu. |
W przypadku gdy w bloku I dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA zamiast pola 01 „Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego" zaznaczono pole 03 „Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej" - należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zgłoszenia, tj. w bloku I „Dane organizacyjne" wpisać „X" odpowiednio w jednym z pól oznaczających zgłoszenie.
Podobnie należy postąpić w przypadku wypełnienia kilku pól w bloku I - należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z zaznaczeniem odpowiedniego pola w bloku I.
W jaki sposób zmienić lub skorygować w ZUS nazwisko i adres ubezpieczonego?
Nazwisko jest jedną z danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, wykazywanych w bloku III dokumentu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
Ich zmianę lub korektę należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA „Zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej". W bloku I „Dane organizacyjne" w polu 01 należy wpisać „1" w przypadku zmiany albo „2" - w przypadku korekty. W bloku III podaje się wszystkie dane identyfikacyjne z poprzedniego zgłoszenia do ubezpieczeń, a w bloku IV - wszystkie dane aktualne.
Tak więc w przypadku zmiany nazwiska należy wypełnić druk ZUS ZIUA zaznaczając „1" w bloku „Dane organizacyjne". W bloku III należy podać dotychczasowe nazwisko oraz pozostałe dane identyfikacyjne uwzględnione w zgłoszeniu do ubezpieczeń. W tym bloku nie należy podawać danych, które nie były dotychczas podawane. W bloku IV należy podać nowe nazwisko, ewentualnie można podać dodatkowe dane, które nie były dotychczas podane w zgłoszeniu.
| Przykład |
| --- |
| Pracownica została zgłoszona do ubezpieczeń jako Anna Kowalska, w druku ZUS ZUA podano jej numer PESEL i NIP. Pracownica wyszła za mąż i zmieniła nazwisko na Nowak. Pracodawca powinien złożyć druk ZUS ZIUA. Jako poprzednie dane identyfikacyjne należy podać nazwisko Kowalska oraz numer PESEL i NIP, zgodnie z dotychczasowym zgłoszeniem. |
W bloku aktualnych danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej należy podać nazwisko Nowak, numer PESEL oraz numer NIP-u. W przypadku osoby posiadającej oba identyfikatory numeryczne nie należy dodatkowo podawać serii i numeru dowodu osobistego.
*Zmiany i korekty danych ewidencyjnych i adresowych ubezpieczonego dokonuje się poprzez złożenie dokumentu zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA *w trybie zmiany lub korekty.
W celu zmiany danych ewidencyjnych lub adresowych należy wpisać „1" w odpowiednim polu bloku „Dane organizacyjne", natomiast dokument zgłoszenia do ubezpieczeń w trybie korekty wypełnia się wpisując „2" w odpowiednim polu bloku „Dane organizacyjne". W obu przypadkach należy wpisać wszystkie prawidłowe dane we wszystkich kolejnych blokach.
Tak więc zmiany adresu zamieszkania pracownicy należy dokonać na formularzu ZUS ZUA (lub na ZUS ZZA - w przypadku gdy dana osoba zgłoszona była na formularzu ZUS ZZA).
W jaki sposób zmienić lub skorygować w ZUS nazwisko lub NIP płatnika składek oraz adres płatnika?
Dane identyfikacyjne płatnika składek to numery NIP i REGON oraz nazwa skrócona.
W przypadku płatnika składek - osoby fizycznej danymi identyfikacyjnymi są numery NIP i REGON (a jeśli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub seria i numer dowodu osobistego albo paszportu), nazwa skrócona, nazwisko, imię pierwsze i data urodzenia.
Zmiana lub korekta danych identyfikacyjnych płatnika składek, wykazanych w bloku II dokumentu ZUS ZPA lub ZUS ZFA, powinna zostać dokonana na dokumencie ZUS ZIPA. W bloku I "Dane organizacyjne" odpowiednio w polu 01 lub 02 - należy wpisać "1" w przypadku zmiany lub "2" - w przypadku korekty. W bloku II "Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek" należy wpisać zestaw danych identyfikacyjnych podanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, w tym dotychczasowy lub nieprawidłowy identyfikator płatnika.
W bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek" należy wpisać zestaw prawidłowych danych identyfikacyjnych płatnika składek, a w bloku IV „Oświadczenie płatnika składek" wpisuje się datę wypełnienia dokumentu i składa podpis.
| Przykład |
| --- |
| Płatnik składek zgłosił się do ZUS na druku ZUS ZPA, podając numer NIP i REGON oraz nazwę skróconą. Po dwóch latach zmieniła się nazwa skrócona płatnika składek. Płatnik powinien złożyć druk ZUS ZIPA. Jako poprzednie dane identyfikacyjne należy podać dotychczasową nazwę skróconą oraz numery NIP i REGON. W bloku aktualnych danych identyfikacyjnych płatnika składek należy podać nową nazwę skróconą oraz numer NIP i REGON. |
W przypadku podania w zgłoszeniu płatnika składek jego identyfikatorów o błędnej strukturze, (np. niepełny numer NIP) - należy złożyć prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZPA lub ZUS ZFA w trybie zgłoszenia, tj. wpisać "X" w polu 01 bloku I "Dane organizacyjne" w dokumentach ZUS ZPA lub ZUS ZFA.
Zmiany lub korekty danych ewidencyjnych i adresowych płatnika składek wykazanych w bloku III i następnych dokumentu ZUS ZPA lub ZUS ZFA albo w dokumencie ZUS ZAA dokonuje się na dokumentach ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZAA, wpisując odpowiednio "1" lub "2" w polu 02 bloku I "Dane organizacyjne", a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach.
| Przykład |
| --- |
| Płatnik składek zgłosił się do ZUS na dokumencie ZUS ZFA, podając adres siedziby w Warszawie. Po roku płatnik przeniósł swoją działalność do Krakowa. Powinien wypełnić formularz ZUS ZFA w trybie zmiany, wpisując "1" w polu 02 bloku I "Dane organizacyjne", a następnie podając wszystkie prawidłowe dane w kolejnych blokach, w tym aktualny adres siedziby płatnika. |
Jeśli płatnik składek chciałby zmienić lub skorygować adres prowadzenia działalności, zgłoszony na druku ZUS ZAA, to powinien złożyć formularz tego samego typu.
W dokumencie tym w bloku III w polu 01 wpisuje się "2" (tj. likwidacja prowadzenia działalności pod zgłoszonym wcześniej adresem), a w kolejnych polach - adres dotychczasowy lub nieprawidłowy. W bloku IV w polu 01 wpisuje się "1" (tj. zgłoszenie nowego adresu), a w kolejnych polach - nowy lub prawidłowy adres prowadzenia działalności.