Zarówno na początku 2014 r., jak i rok wcześniej, pojawiły się pewne ważne nowości związane z korygowaniem faktur. Każdy przedsiębiorca powinien znać najnowsze zasady dotyczące wystawiania korekt, aby posługiwać się rzetelnymi dokumentami i dopełniać obowiązków, które są z nimi związane. Poniżej opisujemy podstawowe zasady oraz zmiany, na które warto zwrócić uwagę.
Kiedy faktura korygująca, a kiedy nota korygująca
Podstawowa zasada dotycząca poprawiania treści faktur nie uległa zmianie. Modyfikacje danych na fakturze dokonuje się dwoma podstawowymi dokumentami.
1. Faktura korygująca (inaczej _ korekta _)
Faktura korygująca to dokument, którym sprzedawca (wystawca faktury) może wprowadzać dowolne zmiany w fakturze pierwotnej. Mogą one dotyczyć zarówno danych stron transakcji, jak i wartości liczbowych, w tym stawki i kwoty VAT, ceny netto, ceny brutto, itd. Korektą można też zmienić w całości dane nabywcy lub sprzedawcy, gdy w wyniku pomyłki nie są one zgodne z rzeczywistością. Przykładowe powody wystawienia korekty, to:
- - błąd na fakturze w wyniku pomyłki (dowolnego rodzaju),
- - obniżenie bądź podwyższenie ceny (z różnych powodów),
- - zmiany w ustaleniach stron transakcji, które wyniknęły już po wystawieniu faktury,
- - klient zwrócił towar, nie przyjął usługi, itd.
2. Nota korygująca
Nota korygująca to dokument, który wystawia nabywca, gdy dostrzeże na fakturze proste pomyłki związane z danymi, które nie dotycza liczb. Notą korygującą można np. poprawić niektóre błędy w danych stron transakcji (przy czym notą nie można zmienić w całości danych nabywcy lub sprzedawcy), błędy w nazwie towaru lub usługi, itp.
Zasady dotyczące obu tych dokumentów, w tym lista elementów, które są na nich niezbędne znajdują się od początku 2014 r. w ustawie o VAT, a nie w rozporządzeniu. Wśród zasad dotyczących korekt warto znać te, które uległy w ostatnim czasie zmianie i przez to mogą wzbudzać wątpliwości przedsiębiorców.
Treść pierwotna na korektach
Wśród elementów niezbędnych na fakturze korygującej nie ma treści pierwotnej. Oznacza to, że wystarczy zawrzeć nowe, zmienione dane, w taki sposób, by było wiadomo co konkretnie jest zmieniane. Jeśli chodzi o dane z pierwotnej faktury, to niezbędne są: data wystawienia i numer faktury, dane stron transakcji wraz z numerami NIP, a także data sprzedaży, o ile była zawarta na fakturze pierwotnej, a także nazwa towaru lub usługi, których dotyczy korekta.
Z kolei w przypadku noty korygującej niezbędna jest zarówno treść pierwotna, jak i treść prawidłowa, czyli po korekcie. Warto zapamiętać tę różnicę.
Podpisy nie są konieczne na notach i fakturach korygujących
W przypadku obu rodzajów korekt ważne są sposoby, za pomocą których odbiorca korekty musi ją zaapcektować lub potwierdzić odbiór. Przyczyna jest prosta – gdyby niezbędny był tutaj podpis odbiorcy, to dostarczenie korekty e-mailem nie byłoby możliwe.
W związku z tym warto zapamiętać, że:
- - w przypadku fakury korygującej niezbędne jest potwierdzenie odbioru przez nabywcę, przy czym tylko wówczas, gdy korekta prowadzi do zmniejszenia VAT – przepisy wprowadzone w 2014 r. przewidują jednak zwolnienie z obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru, co jest opisane poniżej,
- - w przypadku noty korygującej niezbędna jest akceptacja wystawcy faktury.
Przepisy nie określają w jaki sposób można wyrazić potwierdzenie odbioru faktury korygującej i akceptację noty korygującej. W związku z tym można założyć, że ten sposób jest dowolny, przy czym warto posiadać jego potwierdzenie, np. e-mail. Podpis odbiorcy korekty w żadnym przypadku nie jest potrzebny, a zatem można je wysyłać e-mailem.
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej
Z początkiem 2014 r. zmieniły się nieco przepisy dotyczące uzyskania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. To potwierdzenie dotyczy tylko sytuacji, w której faktura korygująca prowadzi do zmniejszenia VAT (w przeciwnym razie potwierdzenie nie jest potrzebne).
Ponadto, od początku 2014 r. potwierdzenie odbioru korekty nie jest konieczne również m.in., gdy:
- - podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej,
- - z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w korekcie.
Innymi słowy, gdy sprzedawca wysłał do nabywcy korektę i posiada na to dowody, to potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę nie jest konieczne do obniżenia VAT.
Przyczyna korekty zawsze niezbędna
Wśród zmian w korektach, które pojawiły się z początkiem 2014 r. jest także inna bardzo istotna, która dotyczy zestawu elementów. Otóż obecnie na każdej fakturze korygującej należy zamieścić informacje o przyczynie korekty. Wcześniej taki obowiązek dotyczył tylko korekt prowadzących do obniżenia VAT. Przyczyny korekty nie trzeba jednak zamieszczać na nocie korygującej.
Więcej o zmianach w VAT