Pracodawca zobowiązany jest do gromadzenia i administrowania środkami Funduszu *na specjalnie do tego celu wyodrębnionym rachunku bankowym.*
Zdeponowane w ten sposób środki nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami Funduszu.
Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy zaliczają odpisy i zwiększenia na ZFŚS oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych. By zaliczyć odpisy i zwiększenia do kosztów uzyskania przychodów pracodawca musi odprowadzić ww. kwoty na wyodrębniony rachunek bankowy.
Kary
Art. 12a ustawy o ZFŚS przewiduje karę grzywny dla pracodawców i osób odpowiedzialnych w imieniu pracodawcy, którzy nie wykonują przepisów ustawy albo podejmują działania niezgodne z przepisami ustawy. Kara grzywny może sięgnąć w tym przypadku kilku tysięcy złotych.