Strata w działalności gospodarczej zwykle definiowana jest jako nadwyżka kosztów nad przychodami firmy, ale kradzież lub zniszczenie majątku firmy także można uznać za stratę. Chodzi o kradzież lub zniszczenie należących do firmy środków trwałych (w tym pojazdów firmowych), wyposażenia, towarów lub materiałów oraz gotówki. Powstałą w ten sposób stratę można zwykle bez przeszkód włączyć do kosztów działalności gospodarczej, pod warunkiem, że nie powstała z winy przedsiębiorcy.
Kradzież lub zniszczenie mogą stanowić koszty działalności firmy, jeśli są odpowiednio udokumentowane i nie wiążą się z zaniedbaniem lub celowym działaniem przedsiębiorcy. Jako dokumentacja takiej straty służą protokoły wewnętrzne i policyjne.
Przedsiębiorca samodzielnie sporządza protokół wewnętrzny dokumentujący kradzież lub zniszczenie majątku firmowego. W dokumencie powinny znaleźć się takie elementy, jak: rodzaj i wartość strat, przyczyna powstania szkody, podpis właściciela firmy lub innej osoby odpowiedzialnej za majątek przedsiębiorstwa, data zdarzenia oraz data sporządzenia dokumentu.
Warto jednak zgłosić sprawę na policję i posiadać w dokumentacji firmowej odpowiedni protokół policyjny. Wiarygodne udokumentowanie kradzieży czy zniszczenia sprawi, że urząd skarbowy nie podważy zaliczenia strat do kosztów działalności firmy. Rozliczenia powstałej straty można dokonać gdy przedsiębiorca posiada potwierdzenie o zakończeniu postępowania policyjnego lub sądowego, np. umorzenie dochodzenia z powodu niewykrycia sprawców.
Jak rozliczać kradzież lub zniszczenie środków trwałych?
W przypadku kradzieży lub zniszczenia środków trwałych (pojazdy, maszyny, urządzenia), do kosztów działalności można zaliczyć wartość utraconych składników majątku, która nie została zamortyzowana. Skradziony lub zniszczony majątek należy wykreślić z ewidencji środków trwałych na podstawie wspomnianego protokołu. Jak wyliczyć kwotę straty?
Ostatniego odpisu amortyzacyjnego należy dokonać za miesiąc, w którym nastąpiła kradzież lub zniszczenie. Następnie należy wyliczyć niezamortyzowaną wartość utraconego majątku. W tym celu od początkowej wartości tego majątku należy odjąć wszystkie odpisy amortyzacyjne, które już zostały naliczone. Początkową wartość utraconych środków materialnych ustala się na podstawie ewidencji środków trwałych. Wyliczoną niezamortyzowaną wartość majątku należy wpisać w kolumnie _ Pozostałe wydatki _ w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Adnotacje te powinny być dokonane z datą powstania szkody.
Kradzież lub zniszczenie towarów, materiałów i gotówki
Do kosztów można zaliczyć również skradzione towary i materiały oraz ich zniszczenie powstałe w wyniku zdarzeń losowych, np. pożaru. W tym przypadku należy wyliczyć ich wartość na podstawie cen zakupu. O tę wyliczoną kwotę należy pomniejszyć wartość kolumny _ Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu _ w księdze podatkowej. Następnie wyliczona kwota straty powinna zostać dodana do _ Pozostałych wydatków _. W tym wypadku również niezbędna jest data powstania szkody.
Skradziona gotówka także może stanowić koszt firmowy, jednak aby to było możliwe, pieniądze powinny być odpowiednio zabezpieczone. Jeżeli pomimo zastosowania wymaganych zabezpieczeń pieniądze zostaną skradzione, przedsiębiorca może podwyższyć firmowe koszty o utraconą sumę w sposób analogiczny, jak w przypadku utraty towarów. Jeśli firma straciła gotówkę w wyniku zdarzenia losowego, wówczas taką stratę również można potraktować jak koszt działalności gospodarczej.
Wypadki drogowe pojazdów firmowych
Do szczególnego rodzaju zniszczenia majątku firmy dochodzi w momencie kraksy, w której bierze udział pojazd firmowy. Jeżeli samochód wpisany do ewidencji środków trwałych jest zniszczony tak, że nie da się go naprawić, należy go wykreślić z ewidencji środków trwałych, a rozliczenie straty jego niezamortyzowanej wartości podlega takim samym zasadom, jak innych środków trwałych (ta kwestia jest opisana powyżej). A co z naprawą?
Koszt naprawy pojazdu zniszczonego w wypadku można włączyć do kosztów uzyskania przychodu tylko, jeżeli samochód firmowy jest objęty dobrowolnym ubezpieczeniem. Przy czym przepisy nie definiują o jakie _ dobrowolne _ ubezpieczenie chodzi. Jeżeli pojazd firmowy objęty jest tylko obowiązkową polisą OC, to wydatków na naprawę związaną z wypadkiem nie można zaliczyć do kosztów działalności. Ta zasada dotyczy zarówno samochodów osobowych, jak i ciężarowych.
Wypłata z ubezpieczenia to przychód
Jeśli dany składnik majątku jest ubezpieczony, to w razie szkody firmie należy się odszkodowanie. Oczywiście w przypadku samochodów ubezpieczenie jest obowiązkowe. Warto jednak pamiętać, że wypłata odszkodowania przez ubezpieczyciela traktowana jest jako przychód podatkowy i trzeba od niej zapłacić podatek dochodowy. Konieczność zaliczenia odszkodowania do przychodów dotyczy również rekompensaty za uszkodzenie pojazdów firmowych. Przychód związany z odszkodowaniem nie wyklucza możliwości zaliczenia kradzieży lub zniszczenia majątku firmy do kosztów działalności, zgodnie z zasadami opisanymi w tym artykule.
| Czytaj więcej w Money.pl | |
|---|---|
| Badanie lekarskie zleceniobiorcy może być kosztem Przy kwalifikowaniu danego wydatku do kosztów dla celów podatkowych należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością oraz możliwość osiągnięcia przychodu. | |
| Poznaj sposoby na ograniczanie kosztów W czasie nawet nieznacznego pogorszenia koniunktury koszty prowadzenia własnej działalności zaczynają coraz bardziej ciążyć. | |
| Wyjazd dla kontrahentów może być kosztem podatkowym Wszystko zależy od odpowiedniego udokumentowania zarówno celu wyjazdu, jak również samego programu przeprowadzanych zajęć edukacyjnych. |