Które dokumenty księgowe trzeba drukować?

Księgowość firmy można prowadzić samodzielnie – to ciekawe rozwiązanie dla najmniejszych przedsiębiorców, zwłaszcza samozatrudnionych. Jeśli tę czynność wykonuje się w programie do księgowości, który generuje dokumenty w plikach PDF, może pojawić się pytanie, czy forma elektroniczna dokumentu jest wystarczająca. Czy księgowość można prowadzić bez użycia drukarki?

Dokumentacja księgowa sporządzana na potrzeby prowadzonej działalności stanowi podstawę do prawidłowego obliczenia podatków. Przedsiębiorcy muszą zgodnie z przepisami prowadzić odpowiednie księgi podatkowe (najczęściej KPiR), a także sporządzać różne dokumenty, np. rejestry VAT. Całą dokumentację trzeba przechowywać przez okres pięciu lat od końca roku, w którym upłynął termin zobowiązania podatkowego.

Prowadzenie księgowości przy pomocy programów komputerowych upraszcza i przyspiesza tę czynność. Przede wszystkim, elektronicznych ewidencji nie wypełnia się samodzielnie – generują się automatycznie na podstawie danych wprowadzonych do programu przez przedsiębiorcę. Tworzone dokumenty są zarazem archiwizowane w programie, z zapewnieniem dostępu do nich w każdej sytuacji. Czy jednak są takie dokumenty księgowe, które muszą zostać wydrukowane mimo tego, że są zawsze dostępne w formie elektronicznej?

Najpowszechniejszy dokument księgowy w małych firmach to KPiR, w której zapisuje się wszystkie przychody i koszty firmy. Na tej podstawie wyliczany jest podatek dochodowy. KPiR musi być prowadzona zgodnie z przepisami. Rozporządzenie dotyczące prowadzenia księgi zezwala na korzystanie do tego z programów komputerowych pod następującymi warunkami:

1. istnieje pisemna instrukcja programu komputerowego, wykorzystanego do prowadzenia księgowości;
2. program umożliwia wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiać wydruk chronologiczny zapisów zgodnie ze wzorem księgi;
3. dane programu są przechowywane w sposób trwały, chroniący je przed zniekształceniem i zatarciem, na nośnikach magnetycznych do czasu ich wydruku.

Rozporządzenie nie przewiduje jednak, że KPiR można przechowywać w plikach elektronicznych, bez względu na ich format. Księga musi zostać wydrukowana do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeżeli program nie oferuje wydruku zgodnego ze wzorem księgi zawartym w rozporządzeniu ministra finansów, trzeba wydrukować miesięczne zestawienia przychodów i kosztów, a następnie na jego podstawie wprowadzić zapisy zbiorcze do papierowej księgi zgodnej z rozporządzeniem.

Oprócz KPiR, księgowość w firmie wiąże się także ze sporządzaniem różnych dodatkowych rejestrów i ewidencji określonych w przepisach. Są to między innymi:

• ewidencja sprzedaży (przy braku kasy fiskalnej) ;
• ewidencja środków trwałych
• ewidencja wyposażenia,
• ewidencja przebiegu pojazdu,
• raporty z kasy fiskalnych,

a w przypadku podatników VAT także:

• rejestry sprzedaży,
• rejestry zakupu.

Prawidłowe prowadzenie tych ewidencji jest niezbędne do rozliczeń w zakresie podatku dochodowego i VAT-u. Np. w przypadku środków trwałych, odpowiednia ewidencja zawiera informacje pozwalające obliczyć kwoty odpisów amortyzacyjnych. Z kolei ewidencja przebiegu pojazdu to podstawa do zaliczania w koszty wydatków związanych z prywatnym samochodem używanym do celów firmowych, zaś rejestry VAT są niezbędne do ustalenia kwot VAT-u od zakupów i VAT-u od sprzedaży.

Przepisy podatkowe nie mówią o konieczności drukowania większości z tych dokumentów, dlatego też można przechowywać je elektronicznie, w dowolnej postaci, która pozwala je przedstawić urzędnikom w razie kontroli. Wyjątki są tylko dwa i dotyczą ewidencji przebiegu pojazdu oraz raportów z kasy fiskalnej.

Jeżeli w firmie pracuje więcej niż jedna osoba, to ewidencja przebiegu pojazdu powinna zostać wydrukowana i podpisana przez osobę, która wykorzystuje samochód prywatny do celów służbowych. Natomiast jeśli chodzi o raporty z kasy fiskalnej, to na przedsiębiorcach ciąży obowiązek sporządzania ich w wersji drukowanej zarówno jeśli chodzi o raporty dobowe, jak i raporty miesięczne.

Dokumenty na podstawie których dokonuje się zapisów w KPiR, to dowody księgowe. Najczęściej są to faktury i rachunki, a nieco rzadziej potwierdzenia zapłaty, paragony czy bilety. Odrębną kategorię tego typu dokumentów stanowią dowody wewnętrzne.

Faktury, zarówno wystawiane przez przedsiębiorcę, jak i uzyskane od kontrahentów, powinny być przechowywane w takie formie, w jakiej zostały wystawione. Innymi słowy, dokumenty elektroniczne należy przechowywać w formie elektronicznej, natomiast papierowe w formie papierowej. Przy okazji warto pamiętać, że skan dokumentu otrzymanego w formie papierowej nie stanowi dowodu księgowego.

Analogicznie jest w przypadku innych dowodów księgowych, np. rachunków, potwierdzeń zapłaty, czy wyciągów bankowych. Można je przechowywać jako pliki elektroniczne. Ważne, aby przechowywać je w takiej formie, która zabezpiecza je przed zmianą danych oraz umożliwia niezwłoczny dostęp do nich i ich wydruk.

Samodzielnie prowadząc księgowość należy jednak pamiętać, że przepisy mówią o takich dowodach księgowych, które wymagają podpisu przedsiębiorcy, a zatem ich wydruk jest niezbędny. Należą do nich m.in. dowody wewnętrzne, którymi dokumentuje się niektóre koszty i przychody. Dowody wewnętrzne muszą zostać wydrukowane i w takie formie muszą być przechowywane w dokumentacji księgowej.

Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość przesyłania większości deklaracji podatkowych i ZUS przez Internet w formie elektronicznej. Zarówno same deklaracje, jak i ich potwierdzenia generowane z systemów elektronicznych nie muszą być drukowane. Co więcej, nie ma tak naprawdę potrzeby przechowywać samych deklaracji w jakiejkolwiek formie. Jednak na wypadek kontroli, warto posiadać kopie dokumentów złożonych do urzędów, np. deklaracji VAT, gdyż mogą służyć jako potwierdzenia dopełnienia obowiązków wobec państwa.

Przedsiębiorcy, którzy korzystają z elektronicznych dokumentów muszą zadbać, aby odpowiednio zarchiwizować te dokumenty. Sposób przechowywania powinien zapewnić szybki dostęp do dokumentacji elektronicznej i umożliwić jej wydruk. Program do księgowości online zazwyczaj pozwala na przechowywanie dokumentów „w chmurze”. Wówczas są dostępne, o ile przedsiębiorca ma dostęp do Internetu. Z tego powodu, na wszelki wypadek warto pobierać wszystkie dokumenty, które nie są drukowane i przechowywać je np. jako pliki PDF w odpowiednio stworzonym do tego systemie folderów. Dodatkowo, aby zabezpieczyć się przed utratą danych warto robić kopię zapasową dokumentów i przechowywać ją na nośniku fizycznym, np. na pendrive'ie.

Choć można spotkać się z opiniami, że każdy dokument wykorzystywany w księgowości musi zostać wydrukowany, nie warto tracić na to czasu. Drukowanie tylko niezbędnych dokumentów ułatwia i przyspiesza prowadzenie księgowości w małej firmie. Oczywiście, o ile istnieje pewność, że dokumenty przechowywane elektronicznie są bezpieczne i stale dostępne.