W małych lub rodzinnych firmach prowadzonych w formie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością jest praktykowane, że jedna, dwie osoby przez wiele lat zajmują się interesami firmy pełniąc funkcję członków zarządu. Jak w takich spółkach uregulować kwestię mandatów członków zarządu, by wyeliminować ryzyko przeoczenia przez wspólników, że mandat wygasł?
30 czerwca upłynął termin, do którego wspólnicy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością mieli obowiązek odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników, na którym zatwierdzone powinny być sprawozdanie zarządu z działalności w ubiegłym roku obrotowym, sprawozdanie finansowe za rok 2013. Wspólnicy mieli również obowiązek podjęcia uchwały o przeznaczeniu zysku w spółce lub pokryciu straty oraz o udzieleniu (lub nie) zarządowi absolutorium z obowiązków wykonywanych w roku poprzednim. Nie zawsze są to wszystkie uchwały.
Stosownie do przepisów Kodeksu spółek handlowych, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki - ponownie- stanowi inaczej. Dla przypomnienia rok obrotowy to w uproszczeniu rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Rok obrotowy określa umowa spółki.
Jeżeli umowa spółki przewiduje, że członków zarządu powołuje się na okres wspólnej kadencji, mandat członka zarządu powołanego przed upływem danej kadencji zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Wiele osób zakładających małe lub rodzinne spółki z ograniczoną odpowiedzialnością planuje przede wszystkim działalność, nie przykładając się specjalnie do zapisów w samych umowach spółek. Nierzadko umowy spółek tworzone są z prostych wzorów i stanowią kopię przepisów Kodeksu spółek handlowych.
Zdarza się zatem, że w umowie spółki, bez świadomości wspólników, znajdują się zapisy, iż mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Są to uregulowania prawidłowe, nie zawsze jednak odzwierciedlające wolę wspólników i nie zawsze wygodne. Mandat członka zarządu wygasa wtedy automatycznie. Jeżeli wspólnicy przeoczą tę kwestię, spółka zostaje pozbawiona zarządu, więc nie może działać. Czynności podjęte przez osoby, którym wygasły mandaty członków zarządu są nieważne, a dla spółki powinien zostać powołany kurator.
Dlatego, o ile wspólnicy nie chcą odpowiednio zmienić umowy spółki, muszą kontrolować, by na każdym lub niektórych zwyczajnych zgromadzeniach wspólników (co roku lub co kilka lat, jeżeli w umowie spółki mandat członka zarządu trwa dłużej niż rok), podjąć dodatkową uchwałę o powołaniu zarządu na nowo lub przynajmniej o dalszym powierzeniu mu sprawowania funkcji.
Znacznie bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wprowadzenie do umowy spółki zapisu, iż członek zarządu powoływany jest na czas nieokreślony. Eliminuje to ryzyko przeoczenia, iż mandaty wygasły członkom zarządu. Tu jednak pojawia się kwestia, która jest sporna w doktrynie prawa.
Część prawników reprezentuje bowiem pogląd, że mandat członka zarządu powołanego na czas nieokreślony tak czy inaczej wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, z uwagi na samo brzmienie przepisów Kodeksu spółek handlowych. Wtedy powołanie członka zarządu na czas nieokreślony oznaczałoby w efekcie powołanie go tylko na rok.
Z kolei inni prawnicy uważają, że skoro członek zarządu powołany został na czas nieokreślony, to intencją wspólników było, aby jego mandat wygasał jedynie wskutek śmierci, odwołania, rezygnacji lub utraty zdolności do bycia członkiem zarządu. By uniknąć wszelkich wątpliwości i sporów, sugeruje się wtedy dodanie do umowy spółki zapisu, że członek zarządu powoływany jest na czas nieokreślony, a jego mandat wygasa tylko w razie jego śmierci, rezygnacji, odwołania albo utraty prawa pełnienia funkcji - przepis artykułu 202 § 1 Kodeksu spółek handlowych nie ma wtedy zastosowania. Tylko taka regulacja w umowie spółki zapewnia, że spółka nie zostanie pozbawiona zarządu wskutek przeoczenia i nie powołania go na nowo.
Nawet jeżeli wspólnicy zakładają spółkę bez pomocy prawnika, warto o powyższych zapisach pamiętać. Wielu notariuszy stosuje je w swoich wzorach umów spółek lub umieści w umowie spółki na prośbę wspólników.
KANCELARIA ADWOKACKA ADWOKAT MAGDALENA AMEREK-KRAJEWSKA
| Czytaj więcej w Money.pl | |
|---|---|
| Zamiast upadać, mają się restrukturyzować! Firmy, które znajdą się w kłopotach finansowych, będą miały większe niż obecnie szanse na utrzymanie się na rynku. | |
| Ta ustawa ułatwi życie przedsiębiorcom. Jak? Ryczałt od prywatnego korzystania z aut służbowych i ułatwienia dla operatorów w polskich portach przewiduje, przyjęty przez rząd, projekt ustawy. | |
| Polscy przedsiębiorcy są przepracowani Przedsiębiorcy rzadziej niż etatowi pracownicy chodzą na zwolnienia lekarskie i pracują od nich o osiem godzin tygodniowo więcej. |