Rozliczać się za pośrednictwem zakładu pracy mogą ci, którzy osiągali przychody tylko z jednego stosunku pracy, nie rozliczają się wspólnie z małżonkiem czy dzieckiem oraz nie korzystają z żadnych ulg ani odliczeń, poza odliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne.
Jednak sprawdzanie, czy zatrudniony spełnia te kryteria nie jest obowiązkiem pracodawcy. Złożenie druku PIT 12 stanowi oświadczenie pracownika, że może być rozliczany w taki uproszczony sposób. Zakład pracy, zobowiązany do wypełnienia za zatrudnionego deklaracji rocznej składa ją na druku PIT 40, w terminie do 28 lutego 2006.
Uwzględnia w niej wszystkie faktycznie wypłacone w ubiegłym roku kwoty oraz wartość świadczeń w naturze (o ile wystąpiły). Oznacza to, że, na przykład, uwzględnione być muszą pensje faktycznie zapłacone w roku ubiegłym (jeśli wypłata za grudzień nastąpiła w styczniu, nie będzie do PITu wliczana), premie, nagrody, wypłaty z tytułu własnych umów zlecenia oraz świadczenia ZUS wypłacane za pośrednictwem pracodawcy.
Nie uwzględnia się wypłaconych kwot zwolnionych od podatku dochodowego, takich jak diety za podróże służbowe, ryczałtów za używanie własnego samochodu, wypłat zasiłków losowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i paczek okolicznościowych o wartości nieprzekraczającej 380 złotych.
Przychody te muszą być, rzecz jasna, pomniejszone o koszty ich uzyskania - w wysokości zryczałtowanej - za miesiące, w których pracownik uzyskał wynagrodzenie. Nie liczymy więc kosztów za miesiąc, w którym pracownik nie pracował z powodu zwolnienia lekarskiego, pod warunkiem, że nie otrzymał za niego żadnej części wynagrodzenia a tylko świadczenie chorobowe.
W przypadku, gdy zatrudnialiśmy pracownika dodatkowo na umowę o dzieło, zlecenie, bądź wypłacaliśmy mu honoraria autorskie, koszty uzyskania przychodu z tytułu tych wypłat wynosić będą 20% a w przypadku wypłat z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i praw pokrewnych lub rozporządzenia przez nich tymi prawami 50%.