Przypomnijmy, iż zwrot kosztów używania przez pracownika jego prywatnego pojazdu w celach służbowych do jazd lokalnych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem.
Zasady zwrotu kosztów reguluje rozporządzenie ministra infrastruktury dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271).
Zgodnie z przepisami podatkowymi rozliczenia z pracownikami mogą być prowadzone na dwa sposoby, tj. w formie:
· ryczałtu – ustalonego jako iloczyn przyznanego przez pracodawcę limitu kilometrów i stawki kwotowej za 1 km przebiegu pojazdu
· ekwiwalentu - obliczonego jako iloczyn faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów (zapisanych w specjalnej ewidencji zwanej potocznie kilometrówką) i stawki kwotowej za 1 km przebiegu pojazdu
Od 1 stycznia br. - zgodnie z nowelizacją rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (nowela opublikowana w 2004 roku, Dz.U. Nr 14, poz. 124) zwolnienie z ZUS przyznano jedynie ryczałtom.
Przepis ten pomijał drugą formę rozliczeń z pracownikami – ekwiwalent ustalony w oparciu o tzw. kilometrówkę.
Choć obie te formy przewidziane są przez ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych, to od oskładkowania wolne były jedynie ryczałty.
W okresie obowiązywania tego przepisu od należności wypłaconych w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu należało pobierać składki ZUS.
Ustawodawca poprawił jednak ten feralny zapis nowelizując § 2 ust. 1 pkt 13 wspomnianego rozporządzenia.
Od sierpnia br. - zgodnie z rozporządzeniem ministra polityki społecznej z dnia 12 sierpnia 2004 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 183, poz. 1888):
podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Rozporządzenie zmieniające opublikowane zostało 24 sierpnia br. w Dzienniku Ustaw Nr Nr 183, poz. 1888. Nowe przepisy weszły w życie z dniem opublikowania i mają zastosowanie do składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należnych za okres od dnia 1 sierpnia 2004 r.
Warto pamiętać, iż zgodnie z art. 23 ust. 5 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
· nazwisko, imię
· adres zamieszkania osoby używającej pojazdu
· numer rejestracyjny pojazdu
· pojemność silnika
· kolejny numer wpisu
· datę i cel wyjazdu
· opis trasy (skąd – dokąd)
· liczbę faktycznie przejechanych kilometrów
· stawkę za 1 km przebiegu
· kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu
· podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane
Aktualnie obowiązujące stawki za jeden kilometr przebiegu wynoszą:
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześć. – 0,4894 zł
Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześć. – 0,7846 zł
Motocykl – 0,2161 zł
Motorower - 0,1297 zł
Limit ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
· 300 km - do 100 tys. Mieszkańców
· 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców
· 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców
Aktualne i archiwalne dane dot. stawek za kilometr przebiegu pojazdu oraz diet krajowych i zagranicznych znajdziesz w serwisie DLA FIRM msp.money.pl