Kiedy skorzystać można z noty obciążeniowej?
Nota obciążeniowa może być stosowana wówczas, gdy jej zadaniem jest udokumentowanie jakiejś transakcji, która nie podlega opodatkowaniu z tytułu podatku VAT. Zazwyczaj będą to sytuacje takie jak doliczenie odsetek dłużnikowi, który nie wywiązał się terminowo z płatności za fakturę albo doliczenie kary umownej, żądanie wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela lub na przykład sprostowanie pomyłki, która pojawiła się we wcześniejszych dowodach księgowych. Jest to więc całkowicie zgodne z jej nazwą – służy obciążeniu dłużnika lub podmiot dodatkowymi kosztami.
Istnieją sytuacje, kiedy nota obciążeniowa stanowi dokument do ksiąg rachunkowych. Musi ona wówczas zawierać pewne informacje, podobne zresztą do tych, które zawarte muszą być na fakturze. Jednocześnie nota obciążeniowa nie dokumentuje wpływu aktywów, nie jest dowodem zastępczym, nie muszą się na niej znajdować podpisy.
Nota obciążeniowa uznana może zostać za inny dowód księgowy i dołączona być do podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, ale tylko taka, która powstała w celu skorygowania zapisu związanego z jakąś operacją gospodarczą. W pozostałych przypadkach uznana może być za dowód księgowy jedynie wówczas, kiedy jest ona dołączona do wyciągu z banku albo umowy.
Nota obciążeniowa jest właściwym dokumentem tylko wówczas, kiedy dla danych rachunków nie są stosowane przepisy o VAT.
Nota obciążeniowa wzór – co musi się na niej znaleźć?
Nota obciążeniowa nie ma jednego obowiązującego wzoru, podobnie jak faktura. Niezbędne informacje to określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (kolejny numer, jeżeli jest to kolejna nota obciążeniowa). Dalsze informacje to dane obu stron, wraz z imionami i nazwiskami, nazwami firm, numerami PESEL lub NIP, adresami.
Potrzebny jest opis całej operacji oraz jej wartość. Dobrze jest określić ją w jednostkach naturalnych, oczywiście tylko wówczas, kiedy to jest możliwe. Nie może zabraknąć daty dokonania tej operacji oraz daty sporządzenia dowodu, jeżeli się różni. Nota obciążeniowa kończyć się może podpisem wystawcy oraz odbiorcy, ale nie jest to konieczne.
Nota obciążeniowa powinna również sprawdzać i odpowiednio klasyfikować dowód do ujęcia go w księgach rachunkowych. Dzieje się tak na skutek wskazania miesiąca oraz sposobu ujęcia tego dowodu w prowadzonych księgach rachunkowych. Podpisać się pod tym może osoba odpowiedzialna za księgowość, na przykład główna księgowa.
Wystawienie i korekta noty obciążowniowej
Zasady związane zarówno z wystawianiem, jak i korygowaniem oraz wzorami noty obciążeniowej muszą zostać określone w wewnętrznych przepisach jednostek, które zajmują się ich wystawianiem. Zazwyczaj decyduje o tym kierownik i zapisuje je w polityce rachunkowości danego przedsiębiorstwa.
Nota obciążeniowa powinna zostać wystawiona w nie mniej niż dwóch egzemplarzach. Jeden jest przeznaczony dla kontrahenta, natomiast drugi zostaje w księgowości. Dodatkowy egzemplarz może trafić do komórki merytorycznej, jeżeli w danej firmie taka istnieje.