Nowe kody i dokumenty oraz nowy Płatnik - już od 1 października br.

Z dniem 1 października br. wejdzie w życie część przepisów Rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 6 sierpnia 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 150, poz. 1457).

Od tego dnia płatnicy składek zobowiązani będą stosować w sporządzanych przez siebie dokumentach nowy wykaz kodów opublikowany w załączniku nr 13 do ww. rozporządzenia.

Wprowadzenie nowych kodów jest następstwem nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która od stycznia br. ograniczyła znacznie ilość informacji, jakie płatnicy przekazują do ZUS.

W związku z redukcją danych przysyłanych do ZUS z listy wykreślone zostały kody:
• stopnia niezdolności do pracy,
• wykształcenia,
• składników wynagrodzenia,
• dotyczące okresów pracy górniczej, drużyny ratowniczej, dniówek/zjazdów, stanowiska/pracy górniczej

Cześć kodów uległa zmianie, m.in.:

• kod tytułu ubezpieczenia - zmiana dotyczy głównie pracowników młodocianych, osób wykonujących umowę agencyjną, umowę zlecenie lub umowę o świadczenie usług, wspólników jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek jawnych, komandytowych i partnerskich, osób przebywających na urlopach wychowawczych, funkcjonariuszy Służby Celnej oraz osób podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu uprawnień do świadczeń alimentacyjnych,
• kod rodzaju uprawnienia – zredukowane z 18 do 5 kodów,
• kod przyczyny wyrejestrowania płatnika składek – zredukowane z 30 do 7 kodów,
• kod przyczyny wyrejestrowania ubezpieczonego – zredukowane z 63 do 3 kodów,
• kod świadczenia / przerwy - zmiany uwzględniają świadczenia i przerwy wprowadzone ustawą o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz zmian w Kodeksie pracy.

Nowe kody określone w załączniku nr 13 do rozporządzenia stosuje się do wypełniania dokumentów dotyczących okresu od dnia 1 października 2003 r. Dotychczasowe kody należy stosować w dokumentach przekazywanych do ZUS do dnia 30 września 2003 r. oraz po tej dacie, lecz tylko w przypadku gdy dokumenty te dotyczą okresu do dnia 30 września 2003 r.

Omawiane powyżej rozporządzenie zmieniające z dnia 6 sierpnia 2003 r. (Dz. U. Nr 150, poz. 1457) obliguje płatników składek do stosowania nowych wzorów dokumentów ubezpieczeniowych.

Płatnicy, którzy przekazują dokumenty w formie pisemnej (małe firmy do 5-ciu ubezpieczonych) mogą korzystać ze „starych” druków aż do wyczerpania zapasów. Chodzi tutaj o dokumenty: ZUS ZUA, ZUS ZCZA, ZUS ZCNA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA, ZUS RCA, ZUS RMUA, ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZBA, ZUS ZAA i ZUS DRA.
W takim przypadku we wspomnianych drukach nie wypełnia się niektórych pól:

1. w ZUS ZUA nie wpisujemy informacji o:

- posiadaniu przez cudzoziemca karty pobytu wydanej w związku z udzieleniem statusu uchodźcy,
- okresie, na jaki został orzeczony stopień niepełnosprawności,
- wymiarze czasu pracy,
- kwocie pierwszej składki na ubezpieczenie zdrowotne,
- pokrewieństwie z pracodawcą, zleceniodawcą, osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
- pozostawaniu we wspólnym gospodarstwie z pracodawcą, zleceniodawcą, osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
- kodzie stopnia niezdolności do pracy,
- okresie, na jaki orzeczono stopień niezdolności do pracy,
- kodzie stanowiska pracy górniczej,
- okresie pracy górniczej,
- kodzie wykształcenia,
- kodzie wykonywanego zawodu, jeżeli praca nie jest wykonywana w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

1. w ZUS ZZA informacji o:

- posiadaniu przez cudzoziemca karty pobytu wydanej w związku z udzieleniem statusu uchodźcy,
- kwocie pierwszej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

1. w ZUS ZWUA informacji dotyczących wniosku o kontynuowanie ubezpieczeń.

1. w ZUS ZCZA i ZUS ZCNA informacji o pozostawaniu na wyłącznym utrzymaniu ubezpieczonego.

1. w ZUS ZPA i ZUS ZFA informacji o:

- dacie rozpoczęcia wykonywania działalności,
- statusie zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej,
- dacie otrzymania statusu zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej,
- dacie utraty statusu zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej,
- adresie poczty elektronicznej.

1. w ZUS DRA informacji o:

- koniecznych dopłatach z tytułu korekty należności,
- liczbie kartek raportu ZUS RNA i ZUS RGA,
- identyfikatorze deklaracji, do której były dołączone raporty.

Danych zawartych w dokumentach ZUS ZUA, ZUS ZCZA, ZUS ZCNA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA, ZUS RCA, ZUS RMUA, ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZBA, ZUS ZAA, ZUS DRA oraz ZUS RGA, których od dnia 1 stycznia 2003 r. płatnicy nie mają obowiązku przekazywania do ZUS (na skutek nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń) – nie należy już korygować.

Dane przekazane w dokumencie ZUS RGA koryguje się przy użyciu dokumentu ZUS RSA wg dotychczas obowiązującego wzoru. Natomiast dane przekazane w dokumencie ZUS RNA koryguje się przy użyciu dokumentu ZUS RCA również wg obowiązującego dotychczas wzoru.

Nowy Płatnik
W związku z opisanymi w poprzednich punktach zmianami przygotowano nową wersję programu Płatnik (wersja 5.01.001), która uwzględnia zmianę kodów oraz nowe wzory dokumentów składanych do ZUS. W nowej wersji tego programu zintegrowane zostały działające dotąd osobno Płatnik oraz Płatnik – Przekaz Elektroniczny. Przekazywanie dokumentów do ZUS drogą elektroniczną odbywać się będzie jedynie z wykorzystaniem programu Płatnik 5.01.001.
Do nowego Płatnika wprowadzono obsługę Rejestru ubezpieczonych. W rejestrze tym umieszczone będą dane identyfikacyjne i adresowe ubezpieczonych, co z pewnością ułatwi przygotowanie dokumentów. W każdej chwili dostępna też będzie pełna historia modyfikacji danych zawartych w tym rejestrze.
Dokumenty wygenerowane przy pomocy nowej wersji Płatnika przechowywane będą w bazie danych, która umożliwia stosowanie zaawansowanych metod wyszukiwania informacji. Jak zapewniają twórcy programu – zastosowanie bazy danych przyczyni się do zniesienia ograniczeń związanych z ilością przetwarzanych informacji oraz usprawni organizację pracy na wielu stanowiskach połączonych siecią lokalną, zapewni także wyższy poziom bezpieczeństwa danych.

Wszelkie informacje o programie można uzyskać:
• w Oddziałach ZUS na terenie całej Polski
• pod ogólnopolskim numerem telefonu: 0 801 346 002
• na stronach internetowych www.zus.gov.pl i www.platnik.info.pl, z których można nową wersję Płatnika