O czym należy pamiętać przy przetwarzaniu danych osobowych

Celem wielu akcji marketingowych jest nie tylko budowa świadomości istnienia danej marki, ale także pozyskiwanie baz danych. W końcu 10 tys. osób, które wypełnią formularz zgłoszeniowy w danym konkursie, to tak naprawdę 10 tys. kontaktów do bezpośrednio zainteresowanych naszą ofertą. Przetworzenie takiej listy własnymi siłami, zgromadzenie informacji o klientach, analiza poszczególnych osób i firm, a w końcu podział na stosowne grupy docelowe to zajęcie wymagające know-how i narzędzi, choć bez wątpienia niezwykle opłacalne i warte zachodu.

Od pewnego czasu na rynku znaleźć można jednak firmy, które funkcjonując w oparciu o model outsourcingu, zajmują się przetwarzaniem i czyszczeniem baz danych, dbając o zapewnienie im właściwego poziomu higieny i wymaganego przez stosowne ustawy bezpieczeństwa.

- _ Mimo że wprowadzenie danych do systemu to nie wszystko, obserwacja firm tworzących tego typu bazy lub wykorzystujących je do działań marketingowych wykazała brak stosunkowo prostego narzędzia dedykowanego do tworzenia czy obsługi zebranych zbiorów _ - mówi Wojciech Jachowski, new business manager z poznańskiej firmy e-Data Systems, dostawcy autorskiej aplikacji Data Hawk do obsługi baz danych.

Przede wszystkim wtedy, gdy zdobyte kontakty planuje się wykorzystać do późniejszych akcji marketingowych lub jest ich zbyt dużo, by samodzielnie zweryfikować ich poprawność, występowanie duplikatów czy uzupełnić o inne dane, jak np. kod pocztowy czy płeć. Z tego typu usług korzystają wszystkie te firmy, których działania marketingowe opierają się na pozyskiwaniu setek tysięcy kontaktów - np. firmy z branży FMCG przeprowadzające konkursy w sieciach handlowych lub inne, których akcje marketingowe polegają np. na pozyskiwaniu opinii konsumentów poprzez zachęcenie do wypełnienia ankiet.

W jaki sposób działa firma zewnętrza przy obsłudze pozyskanych danych? Na początek klient powinien dostarczyć bazy danych, konsumenckie - B2C lub/i biznesowe - B2B (w formie elektronicznej lub papierowej, np. kuponów czy ankiet). Następnie operatorzy wprowadzają dane do jednego, bezpiecznego miejsca na platformie internetowej, czyszczą je oraz w razie potrzeby uzupełniają o brakujące elementy (jak kod pocztowy, miasto, płeć itp.), które pozwalają na ich późniejsze grupowanie wg różnych kryteriów.

- _ Co niezwykle istotne w przypadku współpracy z firmą zewnętrzną to zakładane Data-Flow. Tylko skutecznie obrana strategia pozwala na zdefiniowanie i uregulowanie wszystkich źródeł spływu danych, tak by w sposób bezpieczny trafiły z punktu A (od klienta) do punktu B (firmy, która zajmie się ich przetworzeniem) _ - dodaje Wojciech Jachowski.

Warto zwrócić uwagę czy firma, z którą zdecydujemy się współpracować, daje możliwość bezpiecznego, stałego dostępu online do systemu oraz wprowadzonych, wyczyszczonych i uzupełnionych danych. Wtedy w sposób samodzielny i zdalny można pracować na bazach - dodawać dane, tworzyć selekcje, raporty, a także wysyłać mailingi czy drukować etykiety adresowe. Dodatkowo można przeprowadzać szybkie kampanie marketingowe w oparciu o zgromadzone i przetworzone bazy danych.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/95/t115551.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/zarzadzanie/artykul/jak;skutecznie;promowac;uslugi;i;produkty,198,0,843974.html) Jak skutecznie promować usługi i produkty
Wydawałoby się, że łatwiejsze i tańsze będzie wysyłanie np. mailingów do wszystkich zebranych kontaktów? Wszystko jednak zależy od profesjonalizmu firmy, a jednocześnie wielkości danej bazy. Po pierwsze kontakty i tak należy ręcznie wprowadzić do danego systemu lub przejrzeć te, które spłyną drogą elektroniczną - a to już czas. Trzeba też zauważyć, że niektóre aplikacje pozwalają uporządkować dane - wtedy kampanie można prowadzić nie do całej bazy, ale wybranych grup kontaktów, np. z danego regionu.

_ _

_ _

_ - Pamiętajmy, że w wielu firmach usługa bazodanowa ogranicza się do wrzucenia danych, tymczasem najistotniejsza jest możliwość aktywnej pracy na całych bazach lub ich wybranych grupach _- tłumaczy Wojciech Jachowski.

Warto pamiętać, że prowadzenie biznesu opartego na aktywnych działaniach pro-klienckich wymaga znajomości i respektowania ustawy o ochronie danych osobowych. Za złamanie przepisów grożą sankcje prawne nakładane przez GIODO – Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Należy chronić dane przed udostępnieniem czy zabraniem przez osoby nieupoważnione, przetwarzaniem niezgodnie z ustawą oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Nie trzeba jednak samodzielnie wykonywać wszystkich czynności związanych z procesem przetwarzania danych osobowych. Umowa powierzenia pozwala przenieść część zadań na firmę zewnętrzną, a to już kolejny plus modelu opartego o outsourcing tego typu usług.

Pamiętajmy też, że zamiast marnować siły i środki na organizację wprowadzania, przechowywania i zabezpieczenia baz danych, lepiej skupić się na ich skutecznym wykorzystywaniu do pobudzania aktywności konsumenckiej.