Kiedy przedsiębiorstwa potrzebują wiedzy i umiejętności, których nie posiadają pracownicy, mogą skorzystać z zewnętrznych usług. Delegowanie zadań, projektów i funkcji do realizacji poza właściwą organizację to tzw. outsourcing. W ostatnim czasie zjawisko stało się rynkowym trendem i metodą na zarządzanie firmą. Pozwala zredukować koszty stałe i skrócić listę płac. Co to jest outsourcing? Termin pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem trzech słów: outside-resource-using. To strategia oparta na zlecaniu zadań specjalistom z konkretnej branży. Zjawisko może być wykorzystywane dla pojedynczych usług czy funkcji pomocniczych, ale także w sytuacji długich procesów gospodarczych, które uprzednio były realizowane przez firmę. Usługodawca określa efekty, jakie poprzez współpracę chce uzyskać, ale daje dowolność w sposobie wypełniania poszczególnych zobowiązań.
Główne obszary outsourcingu
Księgowość i administracja, rachunkowość, przesyłki kurierskie i pocztowe, marketing i public relations, narzędzia internetowe, audyty, szkolenia, administracja kadrowa, ochrona i sprzątanie obiektów, druk, a nawet catering - to tylko kilka przykładów usług, z których w ramach outsourcingu najczęściej korzystają właściciele biznesów.
Przedsiębiorstwa decydują się na zlecenie pewnych działań innym firmom zwykle z tego względu, że nie posiadają odpowiedniego zaplecza, aby samodzielnie je realizować. Częstą przyczyną jest też potrzeba ograniczenia obowiązków i chęć zaoszczędzenia pieniędzy. Podstawą wykonywania zlecenia przez specjalistów jest umowa sporządzona i zaakceptowana przez obie strony.
Na przykład, korporacja nie utrzymuje własnego działu księgowości, dlatego wynajmuje biuro rachunkowe, które za stałą opłatę ryczałtową realizuje zlecone zadania. Warto przy tym zauważyć, że wyspecjalizowane firmy outsourcingowe mogą obsługiwać kilku klientów jednocześnie. Agencja interaktywna ma prawo przygotowywać projekty strony internetowej czy grafiki dla wielu biznesów.
Jakie korzyści daje współpraca z zewnętrzną firmą?
Redukcja kosztów. Korzystanie z outsourcingu pozwala na obniżenie niektórych wydatków na prowadzenie działalności. Nie ma potrzeby zatrudniania i szkolenia wykwalifikowanej kadry skoro pewne obowiązki można zlecić zewnętrznym pracownikom. Z tego samego powodu nie trzeba też inwestować w niezbędne maszyny czy oprogramowanie. Zaplecze techniczne stanowi zwykle element wyposażenia wyspecjalizowanych firm.
Realizacja usług na najwyższym poziomie. Zlecane działania są wypełniane kompleksowo, profesjonalnie i w czasie określonym przez warunki umowy. Taki proces przekłada się bezpośrednio na poprawę warunków funkcjonowania biznesu.
*Możliwość koncentracji na funkcjach biznesowych. *Outsourcing, poprzez podejmowane procesy, optymalizuje pracę przedsiębiorstwa. Pracownicy odciążeni od dodatkowych obowiązków mogą skupić swoją uwagę na najważniejszych celach dla firmy i rozwijać swoje kwalifikacje w konkretnych dziedzinach. Dzięki temu, organizacja osiąga lepsze wyniki, a w efekcie - rośnie jej wartość rynkowa. Zwiększa się także wydajność, co jest wynikiem nie tylko oszczędności czasu, ale i ograniczenia zasobów ludzkich.
*Dostęp do specjalistycznej wiedzy. *Stosunkowo niewielkie pieniądze wydane na usługi outsourcingowe otwierają drzwi do najnowszych technologii, cennego know-how i kompetencje ekspertów. Zewnętrzne firmy inwestują w szkolenia i ciągle podnoszą kwalifikacje swoich pracowników. Zatrudniają też specjalistów z konkretnej branży, na których doświadczeniu może polegać zleceniodawca. Oprócz zaplecza merytorycznego, ważne są posiadane technologie i wyposażenie, wspomagające skuteczne usługi.
Outsourcing a zagrożenia dla biznesu
Podejmując decyzję o outsourcingu usług, warto zwrócić uwagę na kwalifikacje rozpatrywanych firm. W każdej branży można znaleźć mniej lub bardziej solidne jednostki. Wybór niedoświadczonej lub niedysponującej wystarczającą liczbą pracowników może prowadzić do zaniżenia jakości obsługi, a w efekcie narazić zleceniodawcę na dodatkowe i nieprzewidziane wydatki.
Redukcja kosztów to jeden z głównych czynników, którym kierują się przedsiębiorcy. Korzyść ekonomiczna jest niewątpliwą zaleta outsourcingu, ale skupienie swojej uwagi wyłącznie na tym aspekcie może mieć zgubne skutki. Wyboru odpowiedniej firmy nie należy podejmować tylko w oparciu o wysokość opłaty za oferowane usługi. Często niższa cena kryje za sobą niską jakość.
Zewnętrzna firma musi też często zapoznać się ze specyfiką działalności poszczególnych klientów, co może wydłużyć czas oczekiwania na pierwsze efekty. Powierzenie części zadań w cudze ręce nierzadko wymaga udostępnienia ważnych informacji. Jeśli zleceniobiorca zyska dostęp do poufnych danych, może wykorzystać nadarzającą się sposobność. Taka sytuacja stanowi bezpośrednie zagrożenie bezpieczeństwa biznesu.
