Pierwsze kroki na drodze do własnej firmy

Często zdarza się, że ludzie w obawie przed ryzykiem poniesienia niepowodzenia już na wstępie rezygnują z prowadzenia własnej firmy. Mimo tego, że mają wiedzę i marzenia o własnym biznesie nie chcą zaryzykować. A przecież założenie działalności wcale nie jest takie trudne więc dlaczego nie spróbować? Jedną z głównych przesłanek do założenia własnej firmy jest posiadanie pomysłu na biznes.

To jeden z obszarów, który stanowi mocny punkt zaczepienia budowy własnej firmy. Pomysł na biznes to coś co może wyróżnić danego przedsiębiorcę na tle innych gdy decyduje się on na wejście w dział rynku szeroko rozproszonego, z dużą konkurencją. Niektórzy mają świetne pomysły ale boją się ryzyka. W konsekwencji wolą pracować dla kogoś i być zależnym od innych. Często wynika to z tego, że nie potrafią wyliczyć korzyści płynących z prowadzenia własnej firmy, które w zestawieniu na szali z ryzykiem niejednokrotnie go przewyższają. Dlatego osoby, które mają pomysł na biznes nie powinny się tak szybko poddawać.

Życie pokazuje, że nie zawsze pomysł na biznes tożsamy jest z wymyśleniem czegoś nowego, czegoś czego jeszcze nie było i co stanowiłoby w rozumieniu rynkowym pewną innowację. Czasem wystarczy dobry moment rozpoczęcia działalności lub znalezienie niszy rynkowej, w obrębie której znikoma konkurencja pozwala na dość dużą swobodę w kształtowaniu ceny. Tak naprawdę na powodzenie własnej firmy wpływa wiele czynników, a w zależności od rodzaju i formy przedsięwzięcia ich siła wpływu jest różna.

Formy działalności

W zależności od rodzaju działalności i jej charakteru przedsiębiorca musi wybrać formę działalności. Zakładający firmę musi rozważyć czy prowadzona przez niego działalność ma posiadać osobowość prawną, jaką przyjąć odpowiedzialność za prowadzoną działalność czy też jaką formę rozliczeń z podatku ma przyjąć. Niżej opisane kwestie pozwolą na zapoznanie się z dostępnymi na rynku opcjami, które każdy z przedsiębiorców na początku musi rozważyć.

Ze względu na posiadanie osobowości prawnej wyróżnia się następujące formy działalności:

• spółki posiadające osobowość prawną - to spółki kapitałowe tj. spółka z ograniczoną działalnością oraz spółka akcyjna. Spółka nabywa osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru;
• spółki będące tzw. ułomna osobą prawną - to jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, którym ustawa przyznała zdolność prawną. Zalicza się do nich spółki osobowe (spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna), spółkę z o.o. w organizacji, spółkę akcyjną w organizacji; stowarzyszenia zwykłe oraz wspólnoty mieszkaniowe. Ułomna osoba prawna może nabywać prawa oraz zaciągać zobowiązania. Może również być pozywana a także ona może pozywać. Różnica między jednostkami posiadającymi osobowość prawną polega na tym, że członkowie spółki jako ułomnej osoby prawnej ponoszą poniekąd odpowiedzialność za zobowiązania tej spółki.
• podmioty nie posiadające osobowości prawnej- ostatnią grupę tworzą podmioty, które nie posiadają osobowości prawnej. Należą do nich spółki cywilne oraz indywidualne działalności gospodarcze osób fizycznych.

Jeżeli decydujemy się na indywidualną działalność bez wspólników to do wyboru mamy jedoosobową działalność gospodarczą lub jednoosobową spółkę z ograniczona odpowiedzialnością. Istnieje również jedoosobowa spółka akcyjna natomiast może być ona powoływana jedynie przez Skarb Państwa lub związek międzygminny dlatego też zostanie pominięta.

Jeżeli natomiast spółkę zakładamy wraz ze wspólnikiem lub wspólnikami przede wszystkim musimy mieć do nich zaufanie. Formy działalności, w których mogą funkcjonować wspólnicy to spółka cywilna, spółki osobowe oraz spółki kapitałowe.

Spółka cywilna to dokładniej mówiąc umowa spółki cywilnej zawierana między wspólnikami, którzy jeżeli są osobami fizycznymi muszą założyć idnywidualne działalności gospodarcze. W jakim celu więc takie rozwiązanie? Daje ono możliwość połączenia zasobów kilku osób i ich pomysłów w nieskoomplikowaną strukturę o niskich kosztach założenia. Zwykle forma ta wykorzystywana jest przy małych działalnościach często opartych na powiązaniach rodzinnych w prowadzonym interesie. Główną jej wadą jest solidarna odpowiedzialność.

Kolejne spółki, do których założenia potrzebni są przynajmniej dwaj wspólnicy to wszystkie spółki osobowe, a także kapitałowe. Różnią się głównie szczegółowym podejściem do odpowiedzialności za zobowiązania firmy.

Odpowiedzialność za zobowiązania

W zależności od formy prowadzonej działalności właściciel/ współwłaściciel firmy może charakteryzować się różnym stopniem odpowiedzialności za jej zaległe płatności na rzecz kontrahentów. Stopień w jakim będziemy ryzykować własnym majątkiem zależy więc od formy działalności jaką zdecydujemy się prowadzić. Zatem gdy pomysł na biznes jest kapitałochłonny i opiera się na wymianie między kontrahentami materiałem, towarem lub usługami o dużej wartości warto zrzucić z siebie odpowiedzialność za zobowiązania firmy własnym majątkiem prowadząc np. spółkę z o.o.

W tabeli poniżej przedstawiono charakterystykę opisującą stopień odpowiedzialności właściciela/wspólnika za zobowiązania zaciągane w imieniu prowadzonej firmy.

Rozliczenia podatkowe i księgowość

Kwestia rozliczeń podatkowych jest powiązana z odpowiednio prowadzoną ewidencją księgową. Przedsiębiorca zakładający firmę w zależności od przyjętej formy prowadzenia działalności rozlicza się z podatku dochodowego według różnych zasad.

Wybór formy opodatkowania oraz formy prowadzonej księgowości zależy ponadto od szczegółowych obostrzeń ujętych w przepisach. Dla przykładu podatek liniowy mogą jedynie opłacać podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, a także podatnicy prowadzący działy specjalne produkcji rolnej. Ta zasada ma jednak jeszcze wyjątki mówiące o tym, że podatnicy, którzy uzyskują z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie lub z tytułu prawa do udziału w zysku spółki niemającej osobowości prawnej (np. spółki cywilnej czy jawnej) przychody ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, odpowiadających czynnościom, które podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy:

• wykonywał w roku poprzedzającym rok podatkowy, lub
• wykonywał lub wykonuje w roku podatkowym
• nie mają prawa do opodatkowania dochodu na zasadach liniowych.

Więcej szczegółowych informacji o zasadach rozliczenia z urzędem skarbowym ukarze się w kolejnych artykułach cyklu wszystko o działalności gospodarczej.

Wybór formy działalności wiąże się z koniecznością poznania ogólnych zasad dotyczących rozliczeń z podatku dochodowego i związanym z tym prowadzeniem ewidencji. Należy jednak pamiętać, że istnieje wiele możliwości przekształceń danych form prowadzonej działalności w inne. Kwestia ta również zostanie poruszona w jednym z kolejnych artykułów.

Rejestracja działalności i czynności administracyjne

W zależności od wybranej formy działalności różnie wygląda procedura rejestracji. Ponieważ popularną formą wybieraną przez małych i średnich przedsiębiorców na rozpoczęcie prowadzenia firmy jest jednoosobowa działalność gospodarcza to od jej procedury rozpoczniemy omawianie tego tematu.

Rejestracja indywidualnej działalności gospodarczej może odbyć się drogą Internetową bądź tradycyjną. Podstawowym elementem rejestracji jest wypełnienie wniosku o wpis do CEIDG-1 -> Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Formularz dostępny jest on-line na stronie www.ceidg.gov.pl wraz ze szczegółową instrukcja jego wypełnienia. Do prawidłowego uzupełnienia formularza potrzebne są podstawowe dane takie jak: PESEl, nr NIP, adres oraz rodzaj prowadzonej działalności określony kodami PKD. Ważność wniosku potwierdza podpis składającego. Jak więc złożyć wniosek on-line z podpisem?

Istnieją dwie drogi złożenia podpisu na wniosku elektronicznym. Pierwsza bezpłatna określona mianem profilu zaufanego. Aby go uzyskać należy złożyć wniosek na platformie ePUAP - http://epuap.gov.pl (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), a następnie udać się go gminy w celu potwierdzenia swojej tożsamości. Tak uzyskany profil zaufany pozwoli przedsiębiorcy podpisać wniosek rejestracyjny działalności gospodarczej i wysłać go bez konieczności udawania się do urzędu. Drugim rozwiązaniem jest "wyrobienie” podpisu elektronicznego. Jest to związane z pewnymi kosztami, które trzeba ponieść zarówno za uzyskanie podpisu elektronicznego jak też certyfikatu kwalifikowanego zawierającego dane przyporządkowane konkretnemu podpisowi. W związku z kosztami jakie trzeba ponieść niechętnie jest on wykorzystywany przez małych przedsiębiorców.

Inną możliwością jest złożenie wniosku rejestracyjnego bez podpisu poprzez portal CEIDG. Wykonując te czynności zostanie wygenerowany elektronicznie kod przypisany danemu wnioskowi. Należy zapisać numer kodu bądź wydrukować formularz a następnie wraz z nim w ciągu 7 dni udać się do właściwego urzędu gminy gdzie osobiście składa się podpis pod wnioskiem o rejestrację działalności gospodarczej.

Jeżeli jednak początkujący przedsiębiorca nie czuje się na siłach skorzytsać z rejestracji on-line może drogą tradycyjną złożyć wniosek (pobrany on-line lub w gminie) o wpis do CEIDG. Od 2012r. wybór gminy, w której złoży się wniosek nie ma znaczenia gdyż rejestracja odbywa się tak naprawdę w CEIDG.

Rozpoczęcie działalności odbywa się w dniu wysłania/złożenia wniosku jednak nie później niż dnia następnego. Jednak przedsiębiorca ma możlwiość ustalenia innej daty rozpoczęcia działalności jeżeli zadeklaruje to we wniosku. Jeżeli przedsiębiorca zauważy błędy istnieje możliwość wprowadzenia zmian w danych w ciągu 7 dni od daty jego wysłania. W momencie rozpoczęcia działalności numer NIP wnioskodawcy stanowi równocześnie numer identyfikacyjny działalności gospodarczej. Rejestracja jednoosobowej działalności jest bezpłatna.

Z kolei spółka cywilna jest najmniej wymagającą jeśli chodzi o proces rejestracji. Spółkę zawiera się na zasadzie umowy spółki cywilnej pomiędzy jej wspólnikami, która powinna być zawarta w formie pisemnej. Treść takiej umowy powinna zawierać:

• nazwę
• osoby wspólników
• cel gospodarczy (przedmiot prowadzonej działalności)
• wkład - jego wartość i rodzaj
• czas na jaki spółka zostaje zawarta
• zasady podziału zysków i udziału w starach
• określenie roku obrachunkowego.

Po podpisaniu umowy należy dokonać zgłoszenia spółki cywilnej w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS. Spółka cywilna, co prawda nie ma podmiotowości prawnej i nie jest przedsiębiorcą ale w CEIDG dokonują wpisu wspólnicy będący osobami fizycznymi. Formularz można złożyć tak jak to było wyjaśnione w przypadku indywidualnej działalności gospodarczej zarówno drogą elektroniczna jak i tradycyjną (pocztową bądź osobiście w urzędzie gminy).

Umowa spółki cywilnej wiąże się z podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Obowiązek opłacenia podatku spoczywa na wspólnikach, a opłatę uiszcza się w urzędzie skarbowym. Wynosi ona 0,5 proc. od wartości wkładów wniesionych do majątku spółki. Po podpisaniu umowy wspólnicy powinni złożyć w urzędzie druk PCC-1 oraz zapłacić podatek, o którym mowa w terminie do 14 dni od podpisania umowy spółki.

Rejestracja spółek osobowych powinna nastąpić w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy spółki (statutu-w przypadku spółki komandytowo-akcyjnej). Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców składa się w odpowiednim sądzie gospodarczym wypełniając formularz:

• spółka jawna, komandytowa i partnerska -> KRS W-01
• spółka komandytowo-akcyjna -> KRS W-02.

Przed złożeniem wniosku należy sprawdzić jakie powinno się załączyć do niego dokumenty. W zależności od formy działalności jako załącznik wymagana jest umowa spółki, wzory podpisów czy w przypadku spółki partnerskiej dokument potwierdzający uprawnienia partnera do wykonywania wolnego zawodu.

Poza rejestracją w Krajowym Rejestrze Sądowym, spółki również należy zarejestrować w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Głównym Urzędzie Statystycznym a także w Urzędzie Skarbowym. Przedsiębiorcy mogą to robić zgodnie z zasadą jednego okienka składając wszystkie należyte wnioski w sądzie. Dla celów ZUS będą to formularze ZPA (Zgłoszenie/zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej), ZUA (Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej) lub ZZA (Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych). Aby dokonać rejestracji w GUS przedsiębiorca składa formularz RG-1. Natomiast zgłosznie w Urzędzie Skarbowym dokonywane jest na druku NIP-2, a w przypadku gdy spółka będzie czynnym płatnikiem VAT konieczna jest dodatkowa rejestracja poprzez formularz VAT-R lub VAT-R/UE gdy dokonywany jest handel wewnątrzwspólnotowy.

W przypadku spółki komandytowo-akcyjnej wspólnicy przed rejestracją spółki muszą wnieść kapitał zakładowy, którego wartość minimalna dla tej formy działalności wynosi 50 tys.zł i może być wniesiona zarówno środkami pieniężnymi jak i w postaci aportu.

Rejestracji spółek kapitałowych dokonuje się również w sądach gospodarczych lub w przypadku spółki z o.o. możliwa jest rejestracja on-line poprzez https://ems.ms.gov.pl/. Wnioski odpowiednie dla formy prowadzonej działalności:

• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością -> KRS W-03
• spółka akcyjna -> KRS W-04.

Główną zaletą zakładania spółkli on-line jest mniej czasochłonny proces rejestracji, który tak naprawdę pozwala na założenie spółki w 24h. Drogą tradycyjną zwykle trwa to od dwóch do czterech tygodni i jest związane z koniecznością obecności notariusza przy podpisywaniu umowy spółki, co generuje koszty. Natomiast aby zarejestrować spółkę z o.o. on-line należy posiadać podpis elektroniczny, którego wyrobienie także generuje koszty.

Przewagą rejestracji standardowej jest zasada jednego okienka. Wszystkie dokumenty rejestracyjne przedsiębiorca składa w jednym okienku i nie musi dokonywać osobno rejestracji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, Urzędzie Skarbowym (nie dotyczy rejestracji w celach VAT, której trzeba dokonać oddzielnie samemu) czy w Głównym Urzędzie Statystycznym. Zasada ta jednak nie działa przy rejestracji wykorzystującej drogę teleinformatyczną. Jeszcze jedną kwestią, istotna przy zakładaniu spółek kapitałowych, jest wniesienie obowiązkowego kapitału założycielskiego. Przy rejestracji droga standardową kapitał musi być wpłacony jeszcze przed rejestracją spółki (przy rejestracji oświadczenie wspólników o wniesieniu kapitału stanowi załącznik do wniosku o wpis do KRS) w formie pieniężnej lub niepieniężnej.

Przy rejestracji on-line właściciel/wspólnicy mają 7 dni na uzupełnienie kapitału zakładowego, którego wartość mogą wnieść jedynie w formie pieniężnej. Minimalny kapitał zakładowy wynosi:

• dla spółki z o.o. -> 5.000zł
• dla spółki akcyjnej -> 100.000zł.

W Polsce dąży się stopniowo do ograniczenia czynności administracyjnych związanych z rejestracją firmy. W przypadku zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej widać to już dość dobrze. Zakładanie jednak spółek wciąż nie dla wszystkich jest rzeczą prostą. Dlatego też trzeba się na początku uzbroić w cierpliwość a przede wszystkim nie bać się pytać.