Roczne rozliczenie pracownika firma musi złożyć do końca lutego.
Jednak ze względu na to, że w tym roku jest to dzień wolny od pracy, właściwy termin to poniedziałek, 1 marca.
Kogo trzeba rozliczyć?
Firma ma obowiązek pomóc pracownikom w rocznych rozliczeniach wyłącznie na ich wniosek. Zatrudniony, żeby skorzystać z tej możliwości, musi do 12 stycznia 2010 dostarczyć pracodawcy prawidłowo wypełniony formularz PIT-12. W wniosku tym deklaruje, że:
- - nie zamierza korzystać z ulg i odliczeń, poza odliczanymi przez pracodawcę składkami na ZUS i NFZ;
- - nie będzie rozliczać się wspólnie z małżonkiem, ani na zasadach, które przysługują osobom samotnie wychowującym dzieci;
- - nie był gdzie indziej zatrudniony w ciągu całego 2009 roku.
Co jest potrzebne do rozliczenia?
Wszystkie informacje, potrzebne do wystawienia za pracownika rocznego PIT-40 (pobierz formularz - kliknij) znajdują się we wniosku PIT-12 oraz w dokumentach płacowych. W praktyce sporządzenie tego zeznania nie jest wiele bardziej skomplikowane, niż przy rocznym PIT-11, który wystawić trzeba każdemu pracownikowi rozliczającemu się samodzielnie.
Z dokumentów pracownika do PIT-40 wpisujemy:
- - jego numer NIP
- - imię, nazwisko, datę urodzenia
- - adres zamieszkania
- - numer PESEL
We wniosku PIT-12 sprawdzamy, jaki rodzaj kosztów uzyskania przychodu należy wpisać w dziale E. Choć formularz zawiera 5 możliwości wyboru, w praktyce firmę interesują trzy z nich:
- - koszty z jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych)
- - koszty z jednego stosunku pracy, podwyższone ze względu na zamieszkanie poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy
- - na podstawie wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych imiennymi biletami okresowymi
Jakie wyliczyć przychód, koszt i podatek?
Dane do wypełnienia PIT-40 bierzemy z całorocznych list płac.
Wyliczamy sumę za wszystkie miesiące:
- - uzyskanych w ciągu roku przychodów ze stosunku pracy, służbowego, spółdzielczego i pracy nakładczej oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego wypłaconych przez zakład pracy
Kwoty te uwzględniamy w wartościach brutto tak, jak występowały one na liście płac. Nie doliczamy do nich świadczeń, które zwolnione są od podatku, czyli, przykładowo: ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, diet i ryczałtów.
- - przysługujących podatnikowi rocznych kosztów uzyskania przychodu
Dla ustalenia właściwej wartości kosztów musimy dysponować złożonym przez zatrudnionego drukiem PIT-12. W tym wniosku pracownik deklaruje, czy chce skorzystać z przewidzianych w ustawie zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu, czy skorzysta ze zmniejszenia przychodu o wydatki faktycznie poniesione przy dojazdach do pracy.
Jeśli pracownik wybrał tę drugą opcję, pracodawca (choć nie jest to wymagane ustawowo) dla własnego bezpieczeństwa i wygody powinien skserować okresowe bilety imienne, które są podstawą do obliczenia kosztów.
Obliczanie kosztów uzyskania
Przy wypełnianiu tej części zeznania pracodawcy mają często wątpliwości. Należy pamiętać, że przy kosztach zryczałtowanych, należą się one pracownikowi w pełnej wysokości, za każdy miesiąc, w którym uzyskał jakiekolwiek opodatkowane wynagrodzenie.
Nie liczymy więc kosztów za miesiąc, w którym pracownik miał urlop bezpłatny, ale w przypadku, gdy w tym miesiącu naliczono mu premię - koszty przysługują w pełnej wysokości.
Jeżeli zatrudniony chce zamiast z ryczałtu skorzystać z rozliczenia według imiennych biletów okresowych, ale zachował tylko część z nich - za miesiące nieudokumentowane naliczamy koszty zryczałtowane.
Istotne jest też, że bez względu na to, jaką część etatu pracował, koszty ryczałtowe przysługują mu w pełnej wysokości.
Koszty uzyskania przychodu w 2009 roku:
| uzyskiwane przychody | miesięczne | roczne |
|---|---|---|
| z jednego stosunku pracy | 111,25 zł | 1 335 zł |
| z więcej niż jednego stosunku pracy | 2002,05 zł | |
| z jednego stosunku pracy, z tym, że zakład pracy jest położony w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania | 139,06 zł | 1 668,72 zł |
| z więcej niż jednego stosunku pracy, a zakłady pracy będą położone w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania | 2 502,56 |
Pozostałe dane liczbowe
Do kolejnych pozycji PIT-40 wpisujemy dochód (różnica między przychodem a kosztami) oraz, wynikające z list płac, zapłacone zaliczki - oblicz wynagrodzenie pracownika w kalkulatorze Money.pl.
Także z list płac pracodawca sumuje kwoty zapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W przypadku, gdy w 2009 roku pracownik musiał oddać nienależnie pobrane świadczenia i wykazał to w złożonym wniosku PIT-12, kwotę tę wpisujemy w części G w poz. 70.
Nie rozliczamy żadnych ulg!
Pracownik, który chce skorzystać z rozliczenia przez pracodawcę, musi zrezygnować z możliwości rozliczenia wspólnego, czy tez z samotnie wychowywanym dzieckiem, oraz z wszelkich odliczeń od dochodu i od podatku, czyli:
Ulgi podatkowe w 2009 roku:
Co z nadpłatą i niedopłatą?
Nadpłatę zaliczamy na poczet podatku od dochodów pracownika, który płacimy za marzec. Natomiast niedopłatę pracodawca musi przelać do urzędu skarbowego, potrącając ją przy tym z pensji za marzec, lub, na wniosek pracownika, za kwiecień.
Jeśli pracownik zwolnił się, lub został zwolniony na początku roku, kwotę niedopłaty potrącamy z jego ostatniej pensji.
Nie trzeba wykonywać osobnych przelewów do urzędu na pokrycie niedopłat wynikających z rozliczeń PIT-40. Wystarczy, że przelejemy je razem z normalnym podatkiem od wynagrodzeń.
Odpowiedzialność za PIT-40
Rozliczenie podpisywane jest przez wyznaczoną przez pracodawcę osobę - nie ma na nim podpisu rozliczanego pracownika. W związku z tym przy wszelkich błędach formalnych i liczbowych, przed fiskusem odpowiada pracodawca.
Jedynym przypadkiem, gdy urząd skarbowy pociągnie do odpowiedzialności zatrudnionego, jest zgłoszenie przez niego nieprawidłowych, bądź nieprawdziwych danych na formularzu PIT-12, w szczególności dotyczących kwot faktycznych wydatków na dojazdy do pracy.
Urząd może zażądać od podatnika okazania imiennych biletów okresowych na dojazdy do pracy - i zweryfikować prawidłowość ich rozliczenia w PIT-40.