Coraz więcej osób staje się entuzjastami pracy zdalnej. Nie każdy jednak ma świadomość, że nie wystarczy usiąść na kanapie z laptopem na kolanach, by produktywnie wykonywać zadania. Istnieje kilka istotnych rozwiązań, które warto wdrożyć przed rozpoczęciem działalności z domu, aby stała się ona bardziej efektywna.
Organizacja przestrzeni w mieszkaniu
Praca w łóżku czy na kanapie prowadzi do spadku efektywności, zwłaszcza, że po krótkim czasie staje się zwyczajnie niewygodna. Dodatkowo, wszystkie zbędne przedmioty mogą rozpraszać uwagę, a tych w salonie na pewno nie brakuje. Najlepszym rozwiązaniem jest zatem wygospodarowanie specjalnego miejsca, które sprzyjałoby realizacji wyłącznie zadań służbowych.
W przypadku długofalowej pracy zdalnej, warto przeznaczyć osobny pokój na gabinet. Pozwoli to oddzielić się od życia prywatnego i utożsamić to miejsce z obowiązkami firmowymi. Nie każdy jednak ma taką możliwość. Czasem musi wystarczyć wydzielenie kącika na biuro w przestrzeni wspólnej. Można to zrobić przez postawienie dekoracyjnego parawanu czy eleganckiej ścianki działowej.
Przygotowanie służbowego stanowiska
Organizację miejsca pracy warto zacząć od ustawienia odpowiednich mebli. Komfortowo urządzone stanowisko sprzyja efektywności. Warto zadbać więc o fundamentalne elementy wyposażenia. Podstawą jest wygodne krzesło. Najlepiej sprawdzi się funkcjonalny fotel na kółkach ze stabilnym podparciem pleców. Dzięki niemu uda się uniknąć ciągłego zmieniania pozycji, co w efekcie pozwoli lepiej się skoncentrować.
Jeśli chodzi natomiast o biurko, powinno być jak najbardziej solidne i przestronne. Do pracy przydaje się często nie tylko komputer, ale także niezbędne dokumenty do przejrzenia. Ważne więc, żeby wszystko zmieściło się na jednej płaszczyźnie. Bezwzględnym wyposażeniem biura (także domowego) są szafki, szuflady i półki do przechowywania materiałów. Najlepiej, aby były ustawione w okolicy biurka. Dla usprawnienia działalności, przyda się także podręczny organizer w formie np. tablicy korkowej.
Ogromne znaczenie w pracy biurowej ma oświetlenie. Nie każdy ma możliwość pracy w naturalnie nasłonecznionym pomieszczeniu, dlatego warto zadbać o odpowiednie ustawienie lamp. Światło powinno być niezbyt ostre i przyjemne dla oczu, aby wzrok się szybko nie męczył. Najlepszym rozwiązaniem jest zwykle źródło rozproszonego, ale dość intensywnego światła, które warto umieścić za komputerem, żeby nie rzucało refleksów na ekran.
Sprzęt biurowy w domu
Stworzenie domowego biura na dłużej wiąże się z przysposobieniem niezbędnych sprzętów. Konieczność zainwestowania w służbowy laptop i drukarkę nie powinna nikogo dziwić. Czasem do pracy freelancera przydaje się także drugi komputer albo dodatkowy monitor. Każdy powinien rozpoznać swoje potrzeby i dopasować wyposażenie w taki sposób, aby jak najbardziej usprawnić wykonywanie zadań.
W niektórych przypadkach, niezbędne może się okazać również odpowiednie oprogramowanie. Warto się zawczasu upewnić, czy w przestrzeni poza firmową siecią jest możliwy dostęp do wewnętrznych informacji i dokumentów. W przypadku korzystania z intranetu czy innych platform internetowych, jak np. CMS czy CRM, na poszczególnych komputerach wymagana jest instalacja odpowiednich certyfikatów, pozwalających na użytkowanie programu z innego miejsca niż siedziba firmy.
Przydatne narzędzia i aplikacje
W dobie wielu technologicznych rozwiązań praca zdalna pozwala na efektywną współpracę z innymi członkami zespołu czy partnerami biznesowymi, a także na lepszą organizację własnego czasu pracy. Istnieją narzędzia, której ułatwiają komunikację, udostępniają merytoryczną przestrzeń do współdzielenia oraz pozwalają lepiej dysponować zadaniami. Oto kilka z nich:
- Momentum: dodatek do przeglądarki Chrome, który pojawia się w formie nowej karty, umożliwiając stworzenie notatki z listą zadań do zrobienia z przypomnieniem o głównym celu na dzień.
- Join.me: proste narzędzie do internetowych spotkań. Ułatwia wideokonferencje i dzielenie się ekranem. Jest dostępny zarówno w wersji darmowej, jak i płatnej, która oferuje nielimitowane rozmowy w technologii VoIP (przesyłanie dźwięków mowy za pomocą łączy internetowych).
- Trello: intuicyjne narzędzie do tworzenia współdzielonych list (pomysłów, celów, rzeczy do zrobienia itp.) i śledzenia postępów prac.
- Zendesk: platforma do zarządzania relacjami z klientami, ułatwiająca ich obsługę.
- Toggl: darmowa i prosta w obsłudze aplikacja internetowa do śledzenia etapów pracy. Pozwala rozdzielać projekty i mierzyć czas ich realizacji, czego efektem może być usprawnienie poszczególnych działań.