Podatkowa księga przychodów i rozchodów. Jak prowadzić?

Za sprawą wprowadzenia obowiązkowej korekty kosztów obejmującej podatników nieterminowo regulujących własne zobowiązania, poszerzono również katalog dowodów księgowych będących podstawą do zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR).

Jednak to nie jedyna zmiana przepisów, jakie wprowadziła nowelizacja rozporządzenia w sprawie zmian prowadzenia księgi podatkowej, która obowiązuje od 11 maja 2013 r.

Zasady dokonywania tzw. korekty kosztów (lub przychodów) zostały szczegółowo uregulowane w Ustawie z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z art. 24d ust. 1 wynika, że podatnicy, którzy zaliczyli do kosztów uzyskania przychodów wydatki z faktur, rachunków lub innych dowodów księgowych oraz nie zapłacili ich w okresie 30 dni od upływu terminu płatności, mają obowiązek pomniejszyć koszty o kwotę wynikającą z tych dokumentów.

W sytuacji, gdy termin płatności nieopłaconego dokumentu jest dłuższy niż 60 dni, podatnik dokonuje zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów wraz z upływem 90 dni od daty zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Co istotne, omawianą korektę należy sporządzić w okresie rozliczeniowym, w którym upływają terminy wspomniane powyżej.

| W praktyce może wystąpić sytuacja, w której ze względu na niskie koszty uzyskania przychodów w danym okresie podatnik będzie zobowiązany powiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty uzyskania przychodów. Jest to spowodowane wyższą kwotą korekty kosztów niż poniesione wydatki z bieżącej działalności, przy czym w pierwszej kolejności pomniejszane są koszty, a następnie powiększane przychody. |
| --- |

Dopiero po faktycznej zapłacie zobowiązań wynikających z wyksięgowanych faktur podatnik może ponownie zaliczyć wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Podatnicy prowadzący ewidencję za pomocą PKPiR zobowiązani są odpowiednio udokumentować przeprowadzane korekty kosztów, co zostało szczegółowo określone w rozporządzeniu - § 12 ust. 3 pkt 1a i 1b. Zatem dokumenty określające zmniejszenie kosztów/zwiększenie przychodów powinny zawierać co najmniej:

- datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się korekty,

- wskazanie dokumentów stanowiących podstawę do korekty kosztów,

- wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty/zwiększa przychody,

- podpis osoby sporządzającej dokument.

Natomiast w momencie zapłaty za zaległe zobowiązania oraz ponownego powiększenia kosztów, podatnik zobowiązany jest do sporządzenia kolejnego dowodu księgowego, zawierającego co najmniej:

- datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów,

- wskazanie dokumentów stanowiących podstawę do korekty kosztów,

- wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,

- wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania,

- podpis osoby sporządzającej dokument.

| Co istotne, zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów na podstawie korekty dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym. |
| --- |

Ewidencji w PKPiR można dokonywać na koniec każdego miesiąca na podstawie miesięcznych zestawień dokumentów stanowiących podstawę do korekty kosztów (lub odpowiednio zwiększenia kosztów), które powinno zawierać:

- numer kolejny wpisu,

- numery i daty dokumentów,

- wynikającą z tych dokumentów łączną wartość zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów/zwiększenia przychodów (lub odpowiednio zwiększenia kosztów).

Kolejną zmianą wprowadzoną przez nowelizację rozporządzenia w sprawie PKPiR jest zniesienie obowiązku umieszczania numeru rejestracyjnego na fakturach dotyczących wydatków na samochód. Podatnicy wykorzystujący prywatne samochody osobowe w prowadzonej działalności gospodarczej (niewprowadzone do ewidencji środków trwałych)
co do zasady mogą zaliczać wydatki na samochód wynikające z limitu określonego na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Wpisu do PKPiR dokonuje się wówczas na koniec miesiąca na podstawie sporządzonego zestawienia kosztów, do którego należy podpiąć wszystkie faktury dokumentujące ich poniesienie. Obecnie jednak nie ma obowiązku zamieszczania numeru rejestracyjnego tych pojazdów na fakturach za paliwo lub wydatki na bieżącą eksploatację.

| Uwaga! Wskazane jest, aby w przypadku faktur u czynnych podatników VAT, którzy wykorzystują w prowadzonej działalności pojazdy z odmiennym prawem do odliczenia podatku VAT, umieszczana była informacja dotycząca numeru rejestracyjnego. Jest to istotne ze względu na możliwość zakwestionowania przez organy skarbowe słuszności odliczeń z dokumentów, z których nie wynika jednoznacznie, czy prawo do odliczenia faktycznie istniało bądź nie. |
| --- |

Przed wprowadzeniem zmian w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR podatnicy mogli księgować sprzedaż zewidencjonowaną na kasie rejestrującej na podstawie:

- raportów dobowych na koniec dnia lub

- zestawień raportów dobowych na koniec miesiąca, które powinny zawierać: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

Obecnie podatnicy mogą dokonywać zapisów w PKPiR na podstawie danych z miesięcznych raportów wygenerowanych z kasy fiskalnej, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Księgowanie na podstawie łącznych raportów okresowych wpływa nie tylko na oszczędność czasu przedsiębiorcy, ale także wyeliminowanie zbędnej papierologii, gdyż wystarczy jeden wydruk z kasy będący podstawą do księgowania przychodu.

Zmiany miały miejsce również w odniesieniu do sporządzania spisu z natury w przypadku, gdy podatnik dokonał zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (lub zwiększenia przychodów) na podstawie art. 24d Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wartość remanentu co do zasady należy pomniejszyć o kwotę dokonanej korekty kosztów wynikłej z nierozliczonych wydatków w określonych ustawowo terminach. Istotne jest, że obowiązek ten dotyczy jedynie zaległości od nabytych towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, objętych spisem.

| Uwaga! Pomniejszenia wartości spisu z natury dokonuje się o tę część kwoty zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów), która przypada na towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, które zostały objęte tym spisem. |
| --- |

W sytuacji, gdy podatnik przy wycenie ww. składników remanentu nie zastosował ceny nabycia, zakupu lub kosztu wytworzenia, lecz inne metody przewidziane w rozporządzeniu, to kwota pomniejszenia wartości spisu nie może być wyższa niż wynika z tej wyceny.

Przykładem takiego zdarzenia jest wprowadzenie na stan zakupionych towarów handlowych, które z powodu uszkodzenia w transporcie utraciły swoją wartość. Wówczas wartość składników objętych spisem z natury jest niższa, niż wynika z dowodów zakupu. Zatem w momencie dokonania pomniejszenia kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym, kwota pomniejszenia spisu nie może przekraczać wartości ujętych towarów oraz materiałów.

Co istotne, powyższe zasady nie obowiązują, jeżeli podatnik przed dokonaniem spisu z natury powiększył koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym.