Podróż służbowa przedsiębiorcy

Praktyka pokazuje, iż rozliczanie służbowych wyjazdów właścicieli firm jest zagadnieniem dość skomplikowanym. Najwięcej problemów nastręcza przedsiębiorcom kwalifikacja poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo sprawę zaciemniają sprzeczne interpretacje przepisów podatkowych.

Definicji podróży służbowej nie znajdziemy w przepisach ustawy o PIT. Organy podatkowe odwołują się w tym przypadku do unormowań Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 77(5) KP, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
ZOBACZ TAKŻE:
pozdróże służbowe pracowników:
- krajowe
- zagraniczne
W przytoczonej definicji kluczowe znaczenie ma określenie, iż podróż służbowa odbywana jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (właściciela firmy) lub poza stałym miejscem pracy.

Organy podatkowe na ogół nie uznają za podróż służbową wyjazdów przedsiębiorców, których miejscem świadczenia usług (odpowiedni wpis w ewidencji działalności gospodarczej) - jest cały kraj i zagranica.

W konsekwencji podatnikom działającym w terenie (np. firmy transportowe, przedstawiciele handlowi, doradcy itp.) - odmawia się prawa do zaliczenia w koszty wartości diet.

Znane jest też zupełnie odmienne stanowisko w tej kwestii. Prawo do zaliczania diet w ciężar kosztów uzyskania przychodów przyznał przedsiębiorcom wykonującym np. usługi transportowe Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 15 września 2005 r. (sygn. akt FSK 2175/04).

| RADA |
| --- |
| jeśli twoja działalność polega na stałym świadczeniu usług na terytorium całego kraju (zagranicy) - zwróć się do swojego US o wydanie wiążącej interpretacji prawa podatkowego w kwestii możliwości zaliczania przez ciebie do kup wartości diet. Na poparcie swojego stanowiska powołaj się na korzystne orzeczenie NSA z 15.09.2005 r. |

Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu:

1. osiągnięcia przychodów lub
2. zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów

z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

A z art. 23 ust. 1 pkt 52 wynika, iż nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W związku z powyższym przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowej - do wysokości określonych limitów, gdy uprawdopodobni, że wyjazd służbowy związany był z osiągniętym przychodem lub służył zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

| RADA |
| --- |
| przy kwalifikowaniu diet w ciężar kosztów uzyskania przychodów zadbaj o właściwe udokumentowanie podróży służbowej. W przypadku kontroli, musisz udowodnić, że podróż przełożyła się na osiągane przez ciebie dochody lub zabezpieczała źródło przychodów. W tym celu kompletuj wszelkie umowy, protokoły ze spotkań, zamówienia, ustalenia handlowe, plany spotkań, notatki służbowe ze spotkań itp. |

Zasady ustalania wysokości diet z tytułu podróży służbowych określone zostały w dwóch rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Wliczanie diet do kosztów nie wymaga przedstawiania faktur czy rachunków. W myśl § 14 **rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków - tzw. dowody wewnętrzne, określające przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Rozporządzenie zezwala na dokumentowanie dowodem wewnętrznym wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

| Dowód taki powinien zawierać co najmniej następujące dane: |
| --- |
| 1. imię i nazwisko 2. cel podróży 3. nazwę miejscowości docelowej 4. liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu) 5. stawkę i wartość przysługujących diet. |

Do pozostałych wydatków związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy zastosowanie ma generalna zasada powiązania wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz osiąganymi przychodami (źródłem przychodów).UWAGA!
Nie można odliczać podatku VAT od usług noclegowych i gastronomicznych (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT)

By poniesiony w delegacji wydatek można było zaliczyć do kosztów uzyskania, należy sprawdzić czy spełnia on ww. warunek oraz czy nie jest wyłączony z kup na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Konieczne jest przy tym odpowiednie udokumentowanie kosztów: faktury, rachunki, bilety.

| Do kosztów podatkowych zaliczyć można wydatki na: |
| --- |
| * - dojazd samochodem wpisanym do ewidencji środków trwałych (paliwo, opłaty za przejazd autostradą, parking) * - dojazd samochodem nie wprowadzonym do ewidencji środków trwałych (do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu)

• - dojazd innymi środkami transportu: pociąg, samolot, autokar, statek * - przejazdy taksówką, środkami komunikacji miejskiej * - noclegi |

Koszty wyżywienia przedsiębiorca rozlicza pośrednio, poprzez zaliczenie do kup wartości diet do określonych limitów.

Od 2007 roku do kosztów nie można zaliczać wydatków reprezentacyjnych, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.