. Dowiedz się, kto wysyła potwierdzenie sald i jak wypełnić potwierdzenie sald.
Potwierdzenie sald to jedna z form inwentaryzacji. Musi być ona przeprowadzona obowiązkowo raz w roku po to, by porównać składniki aktywów i pasywów, które są wykazane w księgach ze stanem faktycznym. Inwentaryzacji można dokonać przez:
- spis z natury;
- porównanie stanów w księgach z dokumentami źródłowymi;
- potwierdzenie sald.
Tym razem zajmujemy się przede wszystkim potwierdzeniem sald. To forma inwentaryzacji, która polega na tym, że kontrahenci wzajemnie uzyskują oświadczenia o swoich rozrachunkach i porównują je ze swoimi rachunkami. W sytuacji, gdy dochodzi do różnic, trzeba je wyjaśnić i prawidłowo rozliczyć.
Po co jest potwierdzenie sald?
Potwierdzenie sald pozwala sprawdzić stan finansów danej firmy. Jest też dobrym przypomnieniem dla dłużników, którzy nie zapłacili za towar. Nie istnieje jednolity wzór potwierdzenia salda. Najczęściej potwierdzenie sald przygotowuje się w formie pisemnej lub elektronicznej. Żeby jednak można było wysłać* druk potwierdzenia salda* elektronicznie, trzeba do takiej wiadomości dodać potwierdzenie nadania, a także udokumentować, że odpowiednia osoba otrzymała taką wiadomość.
Praktyka pokazuje, że salda uzgadnianie są także przez telefon lub e-mail. Trzeba jednak pamiętać, że w takiej sytuacji potwierdzenie salda zawsze powinno być podpisane przez kontrahenta. Jeśli otrzymanie takiego podpisu nie jest możliwe, trzeba zrobić notatkę wewnętrzną notatkę z rozmowy telefonicznej. Jednak nie zawsze jest to uznawane za wiarygodne potwierdzenie.
Inicjatywa związana z koniecznością potwierdzenia salda należy do wierzyciela. Wysyła on kontrahentowi potwierdzenie salda należności. Kontrahent musi potwierdzić na piśmie to saldo albo zgłosić zastrzeżenia. Jeśli wierzyciel nie wyśle prośby o potwierdzenie salda, dłużnik nie musi wychodzić z taką inicjatywą. Dłużnikowi nie zabrania się jednak wystąpić samodzielnie z potwierdzeniem salda swojego długu.
Jak przygotować potwierdzenie sald?
Jak już wspomnieliśmy, nie ma jednolitego wzoru potwierdzenia sald. Warto jednak wiedzieć, że są pewne elementy, które występują jako obowiązkowe. To wykaz niezapłaconych należności. Osobno należy też wpisać nieopłacone faktury razem z datami, numerami i kwotami. Potwierdzenie sald zwykle składa się z części A i części B. Część A kontrahent zatrzymuje, a B wypełnia i odsyła. W części B wpisuje swoje zobowiązania, a w razie niezgodności zaznacza to. W przypadku zgodności obowiązkowo należy zaznaczyć, że salda są zgodne.
Kiedy wysłać potwierdzenie sald?
Inwentaryzacja, a jak wiadomo, jednym z jej rodzajów jest potwierdzenie sald, powinna być przeprowadzona najwcześniej trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Najpóźniejszym terminem do uzyskania potwierdzenia sald jest 15. dzień następnego roku obrotowego. Prawo nie przewiduje tzw.* milczącej akceptacji salda*. Jeśli potwierdzenie sald nie zostanie odesłane, to uważa się, że nie jest potwierdzone. Wtedy saldo trzeba potwierdzić inną metodą.
Ważną kwestią jest też sprawa tzw. sald zerowych, czyli sytuacji, gdy wszystkie rozliczenia są zbilansowane i strony nie mają żadnych zobowiązań. Są tu dwie interpretacje. Jedna zakłada, że w takim wypadku nie trzeba potwierdzać sald, inna mówi, że warto zrobić to zawsze choćby po to, by zweryfikować prawidłowość rozliczeń z kontrahentami.