Dokument zakupu powinien zostać rozliczony w dacie jego wystawienia. Jeśli przekazany był później, należy dokonać korekty.
Dotyczy to także sytuacji, gdy pracownik uprawniony do odbioru faktury przekazał ją do księgowania z opóźnieniem. **
Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za **dzień poniesienia kosztu, należy przyjąć dzień wystawienia faktury (rachunku)lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztów.
Zasada ta dotyczy wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, bez względu na przyjętą metodę potrącania kosztów. Księgowanie powinno nastąpić zatem w dacie wystawienia dokumentu.
Literalna wykładnia przepisu wskazuje na konieczność skorygowania kosztów podatkowych w miesiącu wystawienia faktury (tak np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 18.12.2008r. nr ITPB1/415-551/08/MR). W praktyce przyjmuje się również, iż jeśli podatnik nie wpisał faktury, a dokonał już innych zapisów w KPiR, czy też podsumował miesiąc, w którym faktura została wystawiona, może dokonać jej wpisu jako następną pozycję.
W kolumnie _ Uwagi _ podatnik winien ponadto wyjaśnić przyczynę braku chronologii (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Rzeszowie z 29.10.2007r. nr L.IS.I/1/4151 /33/2007).
Pamiętać jednak należy, że zgodnie z § 17 przedmiotowego rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych trzeba zaewidencjonować niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (wyjątkiem jest sytuacja, gdy księgi podatnika są prowadzone przez biuro rachunkowe lub gdy podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, wtedy to wpisy do księgi są dokonywane nie później niż do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni).
Obowiązek niezwłocznego zaewidencjonowania dotyczy również przypadku, gdy podatnik nie będzie dysponował fakturą, a materiał lub towar handlowy został już dostarczony do zakładu lub dokonano na nim obrotu. W takiej sytuacji istnieje obowiązek sporządzenia szczegółowego opisu otrzymanego towaru, który będzie stanowił dowód zakupu, na podstawie którego należy dokonać księgowania. Po dostarczeniu faktury przez pracownika firmie, fakturę tę należy dołączyć do opisu.
W przypadku podatku VAT powołać należy przepis art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W przypadku gdy podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego ww. terminie, wówczas może on obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych terminów rozliczeniowych.
Natomiast po upływie tych okresów podatnik dalej ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, ale będzie on wówczas zobowiązany do dokonania korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło to prawo).
Autor jest radcą prawnym, partnerem zarządzającym w Kancelarii BSO Prawo & Podatki we Wrocławiu, specjalizuje się w prawie pracy, prawie gospodarczym i podatkowym.